Khi các tổ chức muốn tăng hiệu quả và điều hành một công ty tinh gọn, nhiều người chuyển sang lập lưu đồ dòng giá trị.
Lưu đồ dòng giá trị là một kỹ thuật trong Lean Six Sigma đã được chứng minh, nó cung cấp thông tin có giá trị cao và đa góc nhìn về các yếu tố khác nhau trong một chuỗi hoạt động. Lưu đồ này giúp tối ưu hóa các quy trình bằng cách tập trung vào các hành động, khung thời gian và những người liên quan.
Bạn có thể quen thuộc với lưu đồ quy trình, nhưng với lưu đồ dòng giá trị có thể cung cấp cái nhìn rộng hơn về các quy trình của bạn. Nó đặc biệt hữu ích trong quá trình triển khai ERP hoặc chuyển đổi kỹ thuật số. Tại sao? Vâng, theo Báo cáo ERP 2019 của chúng tôi, lý do hàng đầu cho việc vượt ngân sách dự án ERP là mở rộng phạm vi. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một nguyên nhân chính của việc mở rộng phạm vi là do không xác định được quy trình kinh doanh trước khi lựa chọn giải pháp ERP.
Tổng quan về Lưu đồ dòng giá trị
Lưu đồ dòng giá trị là một công cụ giúp các tổ chức hiểu được luồng thông tin hoặc tài liệu trong doanh nghiệp.
Lưu đồ dòng giá trị nên:
- Cung cấp một loạt các thông tin.
- Bao phủ chuỗi giá trị từ đầu đến cuối.
- Bao gồm một cái nhìn rộng về một quy trình kinh doanh.
- Giải thích cho việc quản lý và hỗ trợ hệ thống thông tin.
- Xác định luồng thông tin ra quyết định.
Mặc dù điều này trông có vẻ như một công cụ giấy bút đơn giản, ý tưởng thực hiện một quy trình có vẻ phức tạp và đơn giản hóa nó càng nhiều càng tốt.
Lưu đồ dòng giá trị đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm thời gian chu kỳ, loại bỏ các khối ra quyết định và giảm việc truyền hoặc phê duyệt thông tin không cần thiết. Nó là một công cụ có nghĩa là để loại bỏ các bước gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Lưu đồ dòng giá trị với lưu đồ chuỗi giá trị
Trong khi các công ty có thể sử dụng các thuật ngữ lưu đồ dòng giá trị và lưu đồ chuỗi giá trị để thay thế cho nhau, hai công cụ này cung cấp các chức năng rất khác nhau.
Ví dụ về Lưu đồ dòng giá trị
Lưu đồ dòng giá trị là một cái nhìn bao quá, ghi lại quá trình kinh doanh – thông thường, việc sản xuất một sản phẩm, dịch vụ hoặc nhiệm vụ. Lưu đồ này được phục vụ để giảm lãng phí và giúp quản lý chọn các hướng dẫn cung cấp giá trị cao nhất cho khách hàng và các bên liên quan khác. Lưu đồ phác thảo các quy trình, những người chủ chốt và kiến trúc kinh doanh liên quan đến việc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ví dụ về Lưu đồ chuỗi giá trị
Lưu đồ chuỗi giá trị chỉ ra các chức năng kinh doanh với các số liệu hiệu suất của nó. Lưu đồ cho thấy quy trình hiện tại và các khía cạnh của từng bước góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Lưu đồ này tập trung và trực tiếp vào các khía cạnh nhỏ hơn, nhưng vẫn quan trọng của một quy trình.
Làm thế nào để lưu đồ dòng giá trị tăng thêm giá trị?
Lưu đồ luồng giá trị bổ sung thêm giá trị theo cách mà nhiều công cụ Lean hoặc Six Sigma khác đã làm – nó giúp loại bỏ lãng phí. Tiết kiệm nguồn lực của công ty, không chỉ là tiền, có thể có tác động tích cực đến văn hóa, quy trình và cuối cùng là tăng lợi nhuận.
Lưu đồ luồng giá trị cung cấp:
- Dễ dàng đánh giá các nút thắt cổ chai.
- Một nguồn lực hữu ích cho nhà quản lý và giám đốc điều hành.
- Một cách để bắt đầu với các biện pháp đối phó một cách trực quan.
Không giống như các công cụ khác nhằm mục đích tăng hiệu quả, lưu đồ dòng giá trị sẽ giúp cải tiến quy trình. Trên tất cả mọi thứ khác, một lưu đồ dòng giá trị rất dễ hiểu và dễ sửa đổi.
Mặc dù việc đồng thuận để cải tiến quy trình không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhiều tổ chức thuê chuyên gia tư vấn ERP để giúp họ sắp xếp các bên liên quan xung quanh các mục tiêu chung.
Cách sử dụng thực tế
Làm thế nào bạn có thể đặt lưu đồ luồng giá trị để sử dụng trong tổ chức của mình? Trong lịch sử, lưu đồ dòng giá trị đã phát triển mạnh trong các thiết lập sản xuất kể từ khi Toyota bắt đầu triển khai loại hệ thống này vào đầu những năm 1950. Ngày nay, lưu đồ dòng giá trị đang tỏ ra hữu ích trong nhiều ngành công nghiệp.
Khi nói đến sản xuất những ứng dụng thực tế rất rõ ràng. Mỗi sản phẩm đều có một lưu đồ giá trị riêng để có thể làm tăng hiệu quả sản xuất và loại bỏ nguy cơ sản xuất thừa.
Trong các tổ chức chăm sóc sức khỏe, lưu đồ dòng giá trị có thể cho các bác sĩ biết bệnh nhân đang ở đâu trong kế hoạch phục hồi. Những bản đồ này cũng có thể loại bỏ các xét nghiệm không cần thiết, giảm thời gian chờ đợi và dẫn đến việc điều trị hiệu quả hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng chăm sóc.
Nhân viên hành chính đang học cách lập lưu đồ dòng giá trị vì nó giúp loại bỏ các nhiệm vụ chồng chéo hoặc không cần thiết. Lưu đồ hệ thống giá trị có thể giảm kiểm soát chất lượng xuống một bước thay vì nhiều lần kiểm tra chất lượng thường sẽ làm tắc nghẽn công việc hành chính.
Lưu đồ dòng giá trị trong quá trình triển khai ERP
Nếu việc triển khai ERP của bạn không mang lại nhiều lợi ích kinh doanh như bạn mong đợi, bạn nên xem xét lập lưu đồ dòng giá trị. Có thể bạn chưa lựa chọn hệ thống ERP ngay bây giờ. Trong trường hợp này, lưu đồ luồng giá trị đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu của việc lựa chọn khi bạn tiến hành các hoạt động quản lý quy trình kinh doanh.
Trong thời gian này, lưu đồ dòng giá trị có thể cho nhân viên thấy cách thức và thời điểm họ trở nên quan trọng đối với một quy trình. Bạn cũng có thể sử dụng nó để xác định khi nào số liệu hiệu suất có sẵn và sử dụng hệ thống ERP để tận dụng dữ liệu này.
Những thách thức
Mỗi điều tốt đi kèm với một mức giá, phải không? Đừng lo lắng – những thách thức của lưu đồ dòng giá trị nằm ở khoản đầu tư thời gian ban đầu.
Tạo lưu đồ luồng giá trị thường mất vài tuần. Nó phụ thuộc vào mức độ ngưng trệ các quy trình hiện tại của bạn và phạm vi của lưu đồ. Trong khi đầu tư thời gian có thể đáng sợ, lựa chọn đúng người cho nhóm dự án của bạn có thể giúp giảm áp lực hơn.
Khi tạo lưu đồ, tất nhiên bạn muốn những người quen thuộc với các quy trình được lập lưu đồ. Tuy nhiên, bạn cũng muốn bao gồm những người không quen biết hàng ngày với các quy trình. Bạn cần những người sẽ đặt câu hỏi cho các bước nhỏ và tại sao lại có những hạn chế nhất định này.
Thực tiễn tốt nhất
Có một vài thành phần chính đóng vai trò trực tiếp vào sự thành công của lưu đồ dòng giá trị. Trước hết, bạn nên đảm bảo lưu đồ là thực tế. Lưu đồ của luồng giá trị hiện tại không thể lạc quan khi nói về khía cạnh thời gian, chẳng hạn như mất bao lâu để nhận hàng từ nhà cung cấp. Ngoài ra, lưu đồ trạng thái trong tương lai của bạn phải cố gắng hạn chế khả năng sản xuất thừa, đồng thời loại bỏ các ràng buộc.
Tổ chức của bạn có cần một lưu đồ dòng giá trị không?
Cho phép thay đổi tổ chức và nâng cao hiệu quả, công cụ này rất xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra để tạo ra nó. Cho dù bạn đang gặp vấn đề với một nhà cung cấp, đấu tranh với thời gian để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc cố gắng tận dụng tối đa phần mềm ERP của bạn, một lưu đồ dòng giá trị có thể cung cấp những hiểu biết để hành động.
