Bài viết chia sẻ về giải pháp ERP và hướng dẫn lựa chọn ERP này sẽ giúp doanh nghiệp bạn xác định các bước cần thiết để chọn công nghệ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong ít nhất mười năm tới.
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một bộ ứng dụng tích hợp được thiết kế để quản lý các chức năng kinh doanh như tài chính, nhân sự, bán hàng và sản xuất.
Các hệ thống ERP khác nhau được thiết kế cho các quy mô công ty và ngành công nghiệp khác nhau. Nhiều hệ thống ERP rất linh hoạt và có thể đáp ứng cho các tổ chức thuộc mọi quy mô. Ví dụ, các tổ chức nhỏ không nhất thiết phải chọn một hệ thống được thiết kế cho SMB. Khi triển khai một hệ thống được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn, các tổ chức nhỏ có thể chỉ cần chọn các phân hệ họ cần để triển khai.
Khi được triển khai đúng cách, phần mềm ERP sẽ tăng hiệu quả của tổ chức bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh và cho phép lãnh đạo có được dữ liệu đáng tin cậy.
Cách chọn hệ thống ERP
Bạn thật may mắn khi đọc được hướng dẫn này. Có lẽ bạn đang tìm mua phần mềm ERP mới. Có thể bạn đang ở giữa giai đoạn triển khai và muốn chắc chắn rằng bạn đang đi đúng hướng. Hoặc có lẽ bạn chỉ là một người tò mò tìm hiểu về ERP. Bất kể lý do nào bạn cũng cần phải biết điều này: lựa chọn một hệ thống ERP có thể là một nhiệm vụ khó khăn.
Phần mềm ERP có thể giúp hoặc phá vỡ tổ chức của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải làm cho việc lựa chọn ERP đúng ngay từ đầu. Một quy trình lựa chọn toàn diện và có kế hoạch sẽ hỗ trợ các mục tiêu tổng thể của tổ chức bạn. Một nền tảng vững chắc của kế hoạch và chiến lược, và tốt nhất là kinh nghiệm là bắt buộc khi đảm nhận nhiệm vụ này. Điều này không nên được xem nhẹ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp bạn trả lời càng nhiều câu hỏi càng tốt về quy trình lựa chọn phần mềm ERP. Bằng cách tập trung hoàn toàn vào lựa chọn ERP, chúng tôi hy vọng sẽ cung cấp cho bạn mức độ chi tiết cần thiết để nắm bắt được các quy trình lựa chọn ERP, cho dù doanh nghiệp bạn có theo đuổi chuyển đổi số hay không.
Hãy nhớ rằng quy trình lựa chọn cho bất kỳ phần mềm doanh nghiệp nào cũng có thể yêu cầu số lượng nghiên cứu và thử nghiệm hợp lý. Những điều này cần có thời gian để thực hiện. Mười hai bước sau đây có thể mất từ 14 đến 24 tuần để hoàn thành, tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn. Mặc dù điều này có vẻ như là một thời gian dài, tuy nhiên hãy xem xét điều này: hệ thống ERP sắp tới doanh nghiệp bạn triển khai sẽ hỗ trợ tổ chức của bạn trong ít nhất mười năm. Bằng cách làm theo hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ thấy rằng việc chọn một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sẽ suôn sẻ hơn nhiều so với việc bạn đi một mình.
Chúng tôi đã phát hiện ra rằng các lựa chọn ERP thành công nhất cần tuân theo tất cả các quy trình dưới đây. Cố gắng tiết kiệm một đồng có thể khiến tổ chức của bạn phải trả giá đắt trong dài hạn. Hướng dẫn này có lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp và hãy xem xét các mục tiêu dài hạn của tổ chức bạn. Chúng tôi muốn doanh nghiệp bạn thành công.
12 bước để chọn hệ thống ERP
- Hiểu lý do tại sao doanh nghiệp bạn cần một hệ thống ERP
- Xác định chiến lược CNTT của doanh nghiệp
- Xây dựng nhóm dự án để lựa chọn ERP
- Xác định yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
- Cải thiện quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
- Xác định chiến lược quản lý dữ liệu
- Xây dựng một danh sách dài các hệ thống ERP
- Xây dựng một danh sách ngắn các hệ thống ERP
- Lên kế hoạch xem trình bày của các nhà cung cấp ERP
- Thực hiện đánh giá sự sẵn sàng của doanh nghiệp
- Đàm phán với các nhà cung cấp ERP
- Tạm dừng trước khi triển khai ERP
1. Hiểu lý do tại sao doanh nghiệp bạn cần một hệ thống ERP
Hãy tự hỏi doanh nghiệp một vài câu hỏi khác nhau:
Doanh nghiệp bạn có cần một hệ thống ERP?
Có thể doanh nghiệp bạn là một công ty đang phát triển hoặc một công ty khởi nghiệp. Bạn có thực sự cần phần mềm đắt tiền? Câu trả lời – nếu bạn muốn phát triển và duy trì tính cạnh tranh – là CÓ!
Đã qua rồi cái thời bạn có thể có được mọi thứ với hệ thống ERP số một trên thế giới (Excel). Đúng là nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Excel làm phần mềm doanh nghiệp của họ. Thông thường, các công ty này sẽ đánh mất lợi thế cạnh tranh kinh doanh của họ. Nếu bạn tiếp tục muốn doanh nghiệp của mình tiếp tục bị rò rỉ lợi nhuận và không có khả năng đưa ra quyết định theo thời gian thực, thì bạn có thể dừng đọc tại đây. Bạn sẽ không làm tổn thương cảm xúc của chúng tôi… bạn chỉ làm tổn thương lợi nhuận dài hạn của bạn.
Doanh nghiệp bạn có cần một hệ thống ERP mới không?
Chúng tôi thấy điều này mọi lúc – các công ty vẫn sử dụng thiết bị đầu cuối với màn hình xanh cũ kỹ với thời gian tải chậm khủng khiếp và dữ liệu không chính xác. Các công ty này đã làm cho các đại diện bán hàng và nhân viên của họ thất vọng, vì hệ thống hiện tại không có khả năng sử dụng trên thiết bị di động, thường bị sự cố liên quan vấn đề bảo mật, những hạn chế nâng cấp vì các giới hạn tùy chỉnh và tệ nhất là không có sự hỗ trợ từ công ty tạo ra hệ thống này ngay từ đầu. Danh sách phiền phức cứ thế kéo dài. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải bất kỳ điều nào trong danh sách phiền phức này, thì đây là lúc doanh nghiệp bạn cần một hệ thống mới có thể giúp doanh nghiệp bạn phát triển và tăng khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày nay.
Sau khi trả lời những câu hỏi này, giai đoạn đầu tiên của dự án lựa chọn phần mềm ERP là giai đoạn lập kế hoạch của doanh nghiệp bạn.
Trong thời gian này, doanh nghiệp bạn sẽ xây dựng một nhóm dự án và phát triển một kế hoạch dự án. Quan trọng nhất, doanh nghiệp bạn sẽ xây dựng một đề xuất giải pháp kinh doanh và đạt được sự đồng thuận trong tổ chức. Để làm điều này một cách hiệu quả, doanh nghiệp bạn nên có một người trong nhóm dự án của bạn có kinh nghiệm triển khai ERP. Đây có thể là một nguồn lực bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp.
Có hàng trăm, nếu không phải hàng ngàn hệ thống ERP ngoài kia vì vậy việc có ai đó ở góc độ của bạn là một nhà tư vấn độc lập với nhà cung cấp là rất quan trọng. Mọi người đều biết về các ông lớn (SAP, Microsoft, Oracle, Infor, v.v.), nhưng kiến thức về các điểm mạnh và điểm yếu của các nhà cung cấp ERP khác nhau thường không đến từ một người. Thông điệp cơ bản ở đây là: không có sự thiên vị trong nhóm dự án của bạn!
Định hướng tổ chức
Rất có thể, nhiều người trong tổ chức của bạn sẽ không biết những điều cơ bản về ERP. ERP không giống như là một phần mềm mà một người bình thường sử dụng hàng ngày, như phương tiện truyền thông xã hội. Hãy suy nghĩ về nó – lần cuối cùng bạn hào hứng kiểm tra điện thoại của mình để xem tỷ suất lợi nhuận của bạn có tăng không?
Một trong những cách nhanh nhất để đào tạo nhóm của bạn về ERP là cung cấp cho họ một số tài liệu có thể trả lời câu hỏi của họ. Cung cấp cho họ một cái nhìn tổng quan cơ bản và hướng họ đến bài đăng sau đây, câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến, chẳng hạn như Phần mềm ERP là gì?
Đề xuất giải pháp kinh doanh
Một đề xuất giải pháp kinh doanh có thể làm một vài điều. Nó có thể giúp bạn đạt được sự liên kết và giúp bạn chỉ ra rằng cần có một phần mềm ERP mới. Điều này cực kỳ quan trọng khi tiếp cận những người ra quyết định.
Khi xây dựng đề xuất giải pháp kinh doanh, hãy chắc chắn xác định cách mà công nghệ mới sẽ giúp doanh nghiệp bạn đạt được mục tiêu đề ra. Đề án giải pháp kinh doanh của bạn nên trả lời các câu hỏi sau:
- ERP mới sẽ loại bỏ các silo và có khả năng tích hợp vào các hệ thống khác nhau?
- ERP mới sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng?
- ERP mới sẽ giúp cải thiện hiệu quả và hoạt động của nhân viên?
- Liệu một ERP mới sẽ cho phép xem dữ liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định tốt hơn?
- Một ERP mới sẽ làm cho doanh nghiệp dễ dàng tuân theo quy định hiện hành?
và một câu hỏi lớn hơn là…
- Một hệ thống ERP mới sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu dài hạn và cải thiện lợi nhuận của tổ chức không?
Nhiều tổ chức đầu tư vào phần mềm doanh nghiệp đơn giản vì các tổ chức khác đang làm như vậy. Mặc dù theo kịp đối thủ là thông minh, tuy nhiên bạn cần hiểu ERP sẽ thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp và cách ERP sẽ giúp bạn duy trì khả năng cạnh tranh. Các nhà lãnh đạo sẽ có nhiều khả năng đầu tư vào một giải pháp ERP mới nếu họ hiểu được lợi ích và lợi tức đầu tư.
Phác thảo lợi ích mong đợi cũng sẽ giúp bạn đạt được sự đồng tình của nhân viên cho quy trình đánh giá ERP và hơn thế nữa. Bạn sẽ cần các nguồn lực để trợ giúp với việc lựa chọn nhà cung cấp ERP để thu hút nhân viên và khiến các nhà quản lý và nhân viên trở thành một phần của việc lựa chọn giải pháp ERP là điều cần thiết.
Người quản lý cần hiểu hệ thống ERP mới mang lại lợi ích gì cho tổ chức, nếu họ cho phép các thành viên trong nhóm dành vài tháng cho quy trình lựa chọn hệ thống ERP. Tương tự như vậy, các thành viên trong nhóm dự án cần hiểu làm thế nào một hệ thống mới có thể làm cho công việc hàng ngày của họ dễ dàng hơn. Bạn sẽ luôn có một vài người không tán thành – điều này thường xảy ra với bất kỳ thay đổi nào trong công nghệ hoặc trong các quy trình. Bằng cách chuyển đổi những cá nhân này thành những người đề xuất một hệ thống mới bằng, họ có thể dễ dàng trở thành đồng đội mạnh nhất của bạn trong một dự án ERP.
Những công ty nào sẽ sử dụng hệ thống ERP?
Công ty lớn và nhỏ
Trong lịch sử, chỉ có các tổ chức lớn là khách hàng ERP. Ngày nay, các tổ chức thuộc mọi quy mô, trên tất cả các ngành đều có khả năng sử dụng phần mềm ERP.
Phần mềm ERP đang trở nên có giá cả phải chăng, linh hoạt và đặc thù theo ngành công nghiệp, cho phép các tổ chức vừa và nhỏ lao vào và cạnh tranh với những gì từng là ngành công nghiệp không thể chạm tới. Trên thực tế, họ đang thúc đẩy sự tăng trưởng của nhiều nhà cung cấp ERP lớn. SAP, Oracle hay Infor không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn nữa. Các nhà cung cấp này đang phát triển và có được các giải pháp phù hợp cho các tổ chức nhỏ hơn.
Một ví dụ hoàn hảo về điều này là khi Oracle mua Netsuite vào năm 2016. Điều này xảy ra thường xuyên và chưa hẳn là một điều xấu. Trên thực tế, các loại sáp nhập và giao dịch này thường tốt cho người dùng cuối vì nó thường mở ra nhiều tùy chọn hỗ trợ và tích hợp hơn.
Một cái nhìn sâu sắc đáng ngạc nhiên khác là phần mềm ERP không chỉ dành cho các tổ chức theo đuổi chuyển đổi kỹ thuật số. Bạn không phải tạo ra các mô hình hoạt động mới để hưởng lợi từ ERP. Bạn chỉ cần tối ưu hóa các quy trình của mình và sắp xếp công nghệ mới với các hoạt động hợp lý của bạn.
2. Xác định chiến lược CNTT của doanh nghiệp
Rất có thể, cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của doanh nghiệp bạn có những điểm yếu và cần thay đổi để hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức bạn. Lựa chọn và triển khai ERP chỉ là một phần của chiến lược CNTT, nhưng cũng là một phần lớn và không nên bỏ qua.
Chiến lược triển khai
Các tổ chức phức tạp thường thích phần mềm ERP tại chỗ, nhưng đây không phải là lý do duy nhất để triển khai ERP tại chỗ. Có thể có một số yếu tố khác khi phát triển chiến lược CNTT như:
- Hỗ trợ CNTT và kỹ năng nhân viên
- Khu vực địa lý
- Tuân thủ các quy định của chính phủ
- Khả năng chuyên sâu của giải pháp
Mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP lớn có thể dễ dàng giải quyết hầu hết các vấn đề trên, nhưng Cloud ERP vẫn còn mới và có một số cách để phù hợp với toàn bộ sức mạnh của các giải pháp tại chỗ. Đây là lý do tại sao các công ty như Oracle, Infor và SAP đang rót hàng triệu đô la vào hoạt động R&D và thâu tóm các doanh nghiệp nhỏ.
Một vài câu hỏi mà bạn chắc chắn sẽ muốn hỏi bất kỳ nhà cung cấp ERP nào bao gồm:
- Lộ trình sản phẩm của bạn là gì?
- Bạn có kinh nghiệm hoặc chuyên môn trong ngành của chúng tôi?
- Bạn đang đầu tư vào loại công nghệ nào?(Đám mây hoặc tại chỗ)
- Bạn có đang nghiên cứu công nghệ tiên tiến nào, chẳng hạn như AI, máy học hoặc blockchain?
- Bao lâu thì doanh nghiệp bạn có một bản cập nhật lớn?
- Doanh nghiệp bạn vẫn đang tiếp tục cải thiện các mô hình tích hợp?
Ngoài các phương án triển khai, bạn sẽ cần xem xét đến các chiến lược tích hợp. Một cách tiếp cận triển khai một hệ thống ERP duy nhất với tất cả các chức năng bạn cần. Đây thường là cách tiếp cận đơn giản nhất đòi hỏi ít nguồn lực kỹ thuật nhất. Tuy nhiên, nó có thể không nâng cao lợi thế cạnh tranh của bạn. Thông thường, bạn sẽ cần các hệ thống ERP khác nhau cho các khu vực chức năng khác nhau. Điều này được biết đến như là một phương pháp tốt nhất.
Việc tích hợp nhiều hệ thống ERP là một thách thức về mặt quản lý dữ liệu, tiêu chuẩn hóa quy trình và thay đổi tổ chức. Đồng thời, cách tiếp cận tốt nhất có thể làm giảm nhu cầu tùy chỉnh phần mềm của bạn vì bạn chỉ cần chọn các sản phẩm khác nhau để bù khoảng trống chức năng trong các sản phẩm khác của mình. Điều này không tệ vì nghe có vẻ dễ dàng hơn và nhanh hơn để tích hợp các giải pháp với việc chuẩn hóa các định dạng dữ liệu.
Nói về tùy biến, bạn có một chiến lược tinh chỉnh phần mềm?
Chiến lược CNTT của bạn sẽ chỉ định cách bạn sẽ xử lý các yêu cầu tùy chỉnh. Mặc dù mọi hệ thống ERP đều yêu cầu một số lượng tùy chỉnh nhất định, tuy nhiên bạn nên cố gắng giảm thiểu nó. Điều này sẽ làm cho việc nâng cấp dễ dàng hơn rất nhiều trong tương lai.
Điều cần thiết là bạn phải có quy trình phê duyệt tùy chỉnh của mình và tuân thủ nó. Nếu không, bạn có thể vượt ngoài phạm vi kiểm soát. Chúng tôi đã thấy điều này xảy ra với hàng chục công ty và mọi người đã mất việc vì nó. Việc vượt ngoài phạm vi dự án có thể dễ dàng khiến bạn mất hàng chục ngàn, nếu không nói là hàng trăm ngàn đô la. Ngoài ra việc tinh chỉnh quá nhiều sẽ khiến việc nâng cấp hệ thống ERP của bạn lên phiên bản mới gặp nhiều rủi ro.
Tùy chỉnh hay không tùy chỉnh – Đó là câu hỏi!
Khi quyết định có thực hiện yêu cầu tùy chỉnh hay không, hãy xem xét liệu bạn có thực sự cần chức năng đó không và những gì nó sẽ ảnh hưởng. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể chỉ cần đào tạo nhân viên để thực hiện một quy trình hiệu quả hơn.
Phát triển một chiến lược nguồn lực để triển khai ERP cũng rất quan trọng. Hầu hết các tổ chức sử dụng kết hợp các nguồn lực bên trong và bên ngoài.
3. Xây dựng nhóm lựa chọn ERP
Tại sao phải xây dựng một nhóm lựa chọn ERP?
Hãy trả lời một câu hỏi bằng một câu hỏi: Bạn có phải là người duy nhất sẽ sử dụng hệ thống mới không?
Chúng tôi hy vọng là không.
Một nhóm lựa chọn sẽ hỗ trợ nhóm dự án thu thập các yêu cầu và tham dự các bản giới thiệu của các nhà cung cấp ERP. Nhóm nên bao gồm ít nhất một thành viên từ mọi bộ phận và đơn vị kinh doanh. Hãy chắc chắn là đã bao gồm các trưởng bộ phận là những người hiểu cách thức hoạt động của doanh nghiệp liên quan đến bộ phận cụ thể của họ.
Mọi người nên đóng góp cho việc triển khai hệ thống ERP mới của doanh nghiệp. Điều đó không có nghĩa là những suy nghĩ hoặc ý tưởng cụ thể của họ về một vấn đề sẽ được sử dụng, nhưng việc lên tiếng cho những người sẽ sử dụng hệ thống là điều quan trọng và sẽ giúp ích khi bạn bắt đầu chuyển nhân viên sang hệ thống mới.
Chọn một trong các thành viên nhóm lựa chọn của bạn làm người quản lý dự án được chỉ định.
Người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm giữ cho quá trình lựa chọn luôn tiến về phía trước và phân công vai trò và trách nhiệm. Quản lý dự án mạnh mẽ sẽ đảm bảo lựa chọn của bạn luôn kịp tiến độ và ngân sách. Điều này có nghĩa là bạn cần ủy quyền cho người quản lý dự án của bạn được chủ động ra quyết định.
Chọn thành viên nhóm lựa chọn dựa trên mức độ năng lực của họ và không nhất thiết là theo chức danh công việc của họ.
Mặc dù bạn có thể muốn lựa chọn một người quản lý, những hãy nhớ rằng các nhà quản lý có xu hướng bận rộn và điều này có thể làm cho quy trình lựa chọn phần mềm ERP mất nhiều thời gian. Lựa chọn nhân viên không phải là nhà quản lý nhưng với sự hiểu biết sâu sắc về quy trình của họ cũng là một cách tốt để làm cho nhân viên cảm thấy có quyền sở hữu. Họ sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ thay đổi tổ chức nếu họ được tham gia vào giai đoạn đầu của dự án.
Nhóm lựa chọn của bạn sẽ có quyền ra quyết định, vì vậy bạn muốn những người không ngại chia sẻ ý kiến của họ, ngay cả khi những ý kiến này trái với lợi ích của doanh nghiệp. Các thành viên trong nhóm sẽ có ý kiến mạnh mẽ về cách cải thiện quy trình của riêng họ, nhưng bạn không thể xác định những nỗi đau này trừ khi mọi người chia sẻ trung thực về những thách thức hàng ngày của họ.
4. Xác định yêu cầu kinh doanh của bạn
Hội thảo thu thập yêu cầu là một thành phần thiết yếu của quản lý quy trình kinh doanh. Hội thảo giúp nhóm lựa chọn chuẩn bị cho việc thu thập yêu cầu. Các buổi hội thảo này hướng dẫn các thành viên trong nhóm hỗ trợ bắt đầu các cuộc trò chuyện với các bộ phận tương ứng của họ.
Hãy chuẩn bị
Làm việc với một nhóm không chuẩn bị sẽ làm cho việc thu thập kiến thức và tài liệu của họ trở nên khó khăn hơn nhiều. Nhóm không chuẩn bị sẽ khiến bạn tốn nhiều chi phí hơn, không chỉ về số giờ bị mất để giải thích những gì đang xảy ra và tốn chi phí nhân công. Bạn cũng tăng phí tư vấn vì các chuyên gia tư vấn của bạn dành thời gian cho các hoạt động không cần thiết.
Chúng tôi đã thấy toàn bộ các dự án bị dừng lại chỉ vì thiếu sự chuẩn bị. Thay vì là người siêng năng của tổ chức, hãy là người quản lý tổ chức với việc truyền thông nhiều hơn và sự chuẩn bị tốt hơn cho nhóm của bạn.
Cần tập trung vào những gì?
Trong các cuộc hội thảo tập hợp các yêu cầu, bạn nên tập trung vào “điều gì cần giải quyết” thay vì tập trung “làm như thế nào”. Trong khi bạn cần biết từng bước trong một quy trình, bạn không cần phải biết nhân viên làm thế nào để hoàn thành từng bước.
Ánh xạ quy trình kinh doanh là một công cụ tốt được sử dụng khi thu thập các yêu cầu về cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Sử dụng lưu đồ quy trình, bạn có thể suy ra các yêu cầu kinh doanh. Công cụ này cũng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sau này trong quá trình nâng cấp hoặc các bài tập cải tiến quy trình kinh doanh.
Một chủ đề phổ biến mà chúng ta thấy khi tạo lập ánh xạ quy trình kinh doanh là sự hiểu biết ngày càng tăng giữa các nhân viên về các nhiệm vụ và trách nhiệm liên bộ phận. Điều này có thể giúp văn hóa công ty được cải thiện và tạo ra sự liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Khi xác định yêu cầu nào là quan trọng nhất, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu rằng nhu cầu và mong muốn không giống nhau. Bạn hãy chia yêu cầu kinh doanh thành ba nhóm:
- Bắt buộc– Những nhiệm vụ này được yêu cầu để thực hiện chức năng công việc hoặc có ảnh hưởng bên ngoài khác, chẳng hạn như quy định của ngành. Điều này là không thể thương lượng.
- Giá trị gia tăng– Đây là những yêu cầu có thể quan trọng, hoặc không bắt buộc phải có. Chúng thường hợp lý hóa các chức năng thủ công (nghĩa là tự động nhập dữ liệu từ bảng tính Excel theo đúng định dạng).
- Rất vui được có– Đây là những yêu cầu tiện ích của người dùng, như một nút trên màn hình cho phép bạn ở trên cùng một màn hình trong khi hoàn thành một nhiệm vụ.
Nếu một yêu cầu không thực sự cần thiết, nó sẽ không xác định lựa chọn phần mềm ERP của bạn. Danh sách cuối cùng của các yêu cầu phải là đại diện công bằng cho nhu cầu của từng bộ phận.
Bạn sẽ cần phải đưa ra một số quyết định kinh doanh quan trọng trong các hội thảo thu thập yêu cầu. Do đó, bạn sẽ cần quyền làm việc với những người ra quyết định, những người có thể đưa ra quyết định kịp thời về các vấn đề như thuật ngữ và quyền sở hữu quy trình. Làm rõ quyền sở hữu quy trình là điều cần thiết vì chủ sở hữu quy trình sẽ chịu trách nhiệm xác thực các yêu cầu và đảm bảo tất cả các quy trình được cắt nghĩa trong các khu vực chức năng tương ứng của họ.
5. Cải thiện quy trình kinh doanh của bạn
Sau vài tuần lập chiến lược, lập kế hoạch và thu thập các yêu cầu, bạn sẽ sẵn sàng khám phá các điểm yếu và cơ hội để cải thiện. Nói cách khác, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
Trong quá trình lập ánh xạ quy trình kinh doanh, bạn có thể đã nắm bắt được một số điểm yếu đáng kể, nhưng giờ là lúc để chính thức ghi lại chúng và phác thảo các cải tiến quy trình.
Một số dự án liên quan đến cải tiến quy trình nhiều hơn những dự án khác. Nếu bạn đã có các quy trình được tối ưu hóa, phạm vi thay đổi của bạn sẽ khá nhỏ. Mặt khác, nếu bạn cần chuyển đổi toàn bộ mô hình hoạt động, phạm vi thay đổi của bạn sẽ rất đáng kể. Hầu hết các tổ chức thường gặp phải những điều này. Mặc dù họ có thể không cải thiện tất cả các quy trình của mình, nhưng họ sẽ cải thiện các quy trình liên quan đến lợi thế cạnh tranh của họ.
Khi thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh, bạn sẽ cần xem mọi thứ như một người ngoài cuộc: Bạn có đang sử dụng các “best practices” trong ngành không? Có quy trình nào bị dư thừa?
Một cái nhìn từ bên ngoài sẽ là tốt nhất cho việc này, nhưng bạn cũng nên tham gia vì bạn biết doanh nghiệp của mình hơn bất kỳ ai.
Khi bạn đã xác định phạm vi thay đổi của mình, bạn có thể bắt đầu cải tiến quy trình. Sử dụng lưu đồ quy trình hiện tại của bạn, bạn sẽ ghi lại các điểm yếu, điều này sẽ chuyển thành các yêu cầu bổ sung, chẳng hạn như khả năng chỉnh sửa đơn đặt hàng sau khi gửi.
Ghi lại các điểm yếu là một cơ hội để thiết lập các cơ sở để hiện thực hóa lợi ích. Ví dụ: nếu bạn biết đại diện bán hàng dành bao nhiêu thời gian cho một cách giải quyết cụ thể, bạn có thể đo lường mức tiết kiệm thời gian sau khi thực hiện.
Trong khi cải thiện các quy trình của doanh nghiệp, hãy đảm bảo bạn đã ghi lại các tác động của từng thay đổi quy trình. Nhân viên sẽ cần phải được đào tạo lại nghiệp vụ bởi vì quy trình của họ đã được tự động hóa? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn giao tiếp với nhân viên và giảm chống đối với sự thay đổi.
Cải tiến quy trình có hiệu quả nhất khi bạn biết mục tiêu nào bạn đang cố gắng thực hiện. Nếu mục tiêu của bạn là cải thiện trải nghiệm khách hàng, hãy hỏi khách hàng cách họ muốn tương tác với tổ chức của bạn. Họ có muốn một cổng thông tin trên web? Họ có muốn trải nghiệm di động tốt hơn không? Họ có muốn một cái gì đó đơn giản như theo dõi đơn hàng? Khách hàng và nhà cung cấp cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải thu thập suy nghĩ và ý tưởng của họ.
Nhiều cải tiến quy trình có thể được thực hiện mà không có công nghệ. Nếu đây là trường hợp dành cho bạn, hãy xem xét giới thiệu các quy trình mới này trước khi triển khai phần mềm ERP.
Bên cạnh việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, các tổ chức sử dụng cải tiến quy trình để phá vỡ các chức năng ngầm và tăng hiệu quả hoạt động. Nếu đây là mục tiêu của bạn, hãy chắc chắn tập trung vào các điểm dừng giữa các chức năng. Ví dụ, khi tối ưu hóa các quy trình chuỗi cung ứng của bạn, bạn nên đánh giá cơ sở hạ tầng ứng dụng của mình.
6. Xác định chiến lược quản lý dữ liệu
Không có dữ liệu chất lượng, phần mềm ERP mới không thể cung cấp giá trị cho tổ chức của bạn. Mặc dù bạn sẽ không dịch chuyển dữ liệu cho đến khi thực hiện, bây giờ là lúc để bắt đầu lập kế hoạch.
Dữ liệu của bạn có thể không sẵn sàng để dịch chuyển
Dữ liệu của bạn có thể được trải rộng trên nhiều hệ thống mà mỗi hệ thống sử dụng các cấu trúc và định dạng khác nhau. Để giải thích cho sự phức tạp này, bạn nên ghi lại và thiết lập một chiến lược quản lý dữ liệu càng sớm càng tốt. Chiến lược này xác định cách bạn sẽ dịch chuyển dữ liệu của mình và xóa dữ liệu để giải quyết các vấn đề trùng lặp dữ liệu và các vấn đề khác về chất lượng dữ liệu.
Độ chính xác dữ liệu
Dữ liệu chính không chính xác là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra sự chậm trễ khi triển khai ERP. Phát triển chiến lược quản lý dữ liệu đảm bảo bạn sẵn sàng thực hiện dịch chuyển dữ liệu ở giai đoạn sớm nhất để thực hiện. Hãy nhớ rằng các nhà cung cấp phần mềm hầu như không bao giờ dọn dẹp và sắp xếp dữ liệu của bạn, mặc dù nó phải sẵn sàng trước khi thực hiện. Kinh nghiệm của chúng tôi đã chỉ ra rằng việc trì hoãn hoạt động này có thể dẫn đến việc vượt quá ngân sách ít nhất 30%.
7. Xây dựng một danh sách dài các hệ thống ERP
Nếu tổ chức của bạn hiện có hệ thống ERP, bạn muốn đưa phiên bản mới nhất của hệ thống đó vào danh sách dài của mình. Nâng cấp ERP chắc chắn nhanh hơn so với triển khai phần mềm đầy đủ. Tuy nhiên, nhiều tổ chức đã tinh chỉnh phần mềm của họ ở mức độ nâng cấp, về cơ bản sẽ tương đương với việc thực hiện đầy đủ.
Trước khi xây dựng một danh sách dài các hệ thống ERP, bạn sẽ cần các tiêu chí lựa chọn. Chúng có thể bao gồm giá cả, giá trị doanh nghiệp, tập trung vào ngành và bất cứ điều gì khác mà nhóm lựa chọn của bạn thấy có liên quan. Quan trọng nhất, tiêu chí của bạn nên bao gồm các yêu cầu kinh doanh ưu tiên của bạn.
Tiêu chí lựa chọn ERP phổ biến
Có kinh nghiệm trong ngành công nghiệp
Các nhà cung cấp ERP trong danh sách dài của bạn nên có nhiều nguồn tham khảo từ các tổ chức tương tự như của bạn và đã triển khai chức năng tương tự. Tương tự có nghĩa là về quy mô, khối lượng giao dịch, yêu cầu và văn hóa. Kiểm tra nguồn tham khảo giúp bạn xác thực các yêu cầu của nhà cung cấp về chức năng dành riêng cho hệ thống của họ. Hãy nhớ rằng các nhà cung cấp phần mềm sẽ không cung cấp các nguồn tham khảo “không tốt” về họ vì vậy hãy chắc chắn và thực hiện một nghiên cứu nhỏ bên ngoài những gì họ cung cấp.
Nhà cung cấp danh tiếng
Tìm kiếm các đánh giá từ các khách hàng trước liên quan đến dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp và hỗ trợ dài hạn. Nếu họ luôn tuyển dụng, điều đó có nghĩa là họ đang phát triển, hoặc điều đó có nghĩa là họ không làm tốt việc quản lý cấp trên. Ngoài ra, điều tra những gì khách hàng nói về việc sử dụng phần mềm. Ví dụ, giao diện người dùng trông như thế nào trên thiết bị di động? Nếu phần mềm ở trên Cloud, thời gian hoạt động và tốc độ của phần mềm trông như thế nào?
Giá cả
Bạn không muốn lãng phí thời gian để thu thập thông tin về một nhà cung cấp nằm ngoài phạm vi đầu tư của bạn. Hãy nhớ rằng chi phí bạn trích dẫn có thể không bao gồm tất cả các dịch vụ bạn cần. Hỏi về chi phí thực hiện, phí bảo trì, chi phí hỗ trợ và đào tạo liên tục. Nếu bạn tìm thấy giải pháp hoàn hảo, nhưng không đủ khả năng, hãy xem xét việc thuê một nhà tư vấn lựa chọn ERP để thương lượng chi phí thấp hơn. Sử dụng một chuyên gia tư vấn biết các hợp đồng trong và ngoài của các hợp đồng này có thể giúp bạn tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc cố gắng đi một mình.
Khả năng mở rộng
Bạn muốn có một hệ thống ERP có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: tăng khách hàng của bạn sẽ tăng số lượng người dùng và giao dịch cần thiết của bạn. Khi đánh giá khả năng mở rộng, hãy xem các mô hình định giá của nhà cung cấp để xác định chi phí của người dùng bổ sung. Cần lưu ý rằng một số giải pháp tại chỗ không thể mở rộng mà không có máy chủ bổ sung.
Nhà cung cấp khả thi
Hãy tìm một hệ thống ERP gần đây đã được cập nhật. Đây là một dấu hiệu cho thấy nhà cung cấp hiện đang đầu tư vào sản phẩm này và có kế hoạch tiếp tục trong tương lai.
Một dấu hiệu khả thi khác là một sản phẩm ngang tầm với các sản phẩm của các nhà cung cấp khác. Nếu một sản phẩm thiếu chức năng quan trọng, có lẽ sản phẩm đó chưa được cập nhật gần đây và nhà cung cấp có thể dự định ngừng phát triển sản phẩm đó. Ngay cả khi nhà cung cấp tiếp tục hỗ trợ sản phẩm này, chức năng lỗi thời sẽ gây tổn hại cho tổ chức của bạn về lâu dài. Bạn có thể sẽ phải đầu tư vào tùy biến rộng rãi để theo kịp đối thủ của mình.
Hệ thống ERP hàng đầu là gì?
Mặc dù, SAP và Infor, là một thuật ngữ tìm kiếm phổ biến trên Google, điều đó không có nghĩa là các nhà cung cấp đó phù hợp nhất cho các quy trình độc đáo của doanh nghiệp bạn. Khi xem danh sách các hệ thống ERP hàng đầu, hãy đảm bảo phân biệt giữa các danh sách dựa trên mức độ phổ biến và danh sách dựa trên chức năng.
Các chuyên gia ERP có kinh nghiệm tạo ra các danh sách dựa trên kinh nghiệm của họ khi thực hiện các hệ thống khác nhau trên nhiều tổ chức khác nhau. Họ sẽ thường phân khúc danh sách của họ dựa trên ngành công nghiệp. Nếu bạn không quan tâm đến thương hiệu, bạn sẽ thấy những danh sách này có liên quan và hữu ích cao.
Ví dụ: nếu bạn là một công ty sản xuất đang tìm kiếm một giải pháp dành riêng cho ngành, có một số sản phẩm thích hợp có thể phù hợp hơn so với SAP hoặc Infor. Các chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi đã đánh giá và triển khai nhiều hệ thống sản xuất ít được biết đến nhưng có chức năng cao, như Oracle, Microsoft, Epicor, Sage và IFS.
8. Xây dựng một danh sách ngắn các hệ thống ERP
Để biến danh sách dài của bạn thành một danh sách rút gọn, bạn sẽ cần lên lịch các cuộc gọi điện thoại với các nhà cung cấp. Trong các cuộc gọi này, hãy chia sẻ các yêu cầu kinh doanh của bạn và kết nối các nhà cung cấp với các chuyên gia về vấn đề của bạn.
Bạn cũng nên đưa ra yêu cầu thông tin (RFI), trong đó nêu rõ các yêu cầu quan trọng nhất của tổ chức cũng như các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của bạn.
Có thể tất cả các nhà cung cấp sẽ nói rằng họ có thể giải quyết tất cả các yêu cầu của bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể cần một bên thứ ba đáng tin cậy để hỗ trợ bạn. Hỏi nhà cung cấp cách họ giải quyết từng yêu cầu. Họ có thể giải quyết vấn đề dựa theo các chức năng tiêu chuẩn, hay cần phải tùy chỉnh hoặc phải nhờ bên thứ ba không?
9. Kế hoạch xem demo của nhà cung cấp ERP
Ngay cả sau khi bạn đã nói chuyện với các nhà cung cấp trên điện thoại, bạn vẫn có thể khó tin rằng họ có thể hỗ trợ các quy trình của bạn. Đây là nơi hữu ích để nhà cung cấp trình diễn sản phẩm của họ.
Gửi yêu cầu đề xuất (RFP) cho mỗi nhà cung cấp danh sách rút gọn của bạn. RFP của bạn nên bao gồm một danh sách đầy đủ các yêu cầu kinh doanh của bạn. Bạn có thể sẽ có hàng trăm yêu cầu, vì vậy, sẽ phải chờ vài tuần để có phản hồi RFP từ nhà cung cấp.
Khi bạn gửi RFP, bạn cũng nên gửi các tập lệnh demo. Viết kịch bản demo của riêng bạn cho phép các nhà cung cấp tạo các bản trình diễn được cá nhân hóa nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể cung cấp một bộ dữ liệu thực tế nhỏ để bản demo có ý nghĩa với người theo dõi. Một bộ dữ liệu kích thước tốt là 2-5 hồ sơ hoàn chỉnh. Cho phép các nhà cung cấp đủ thời gian để chuẩn bị cho các bản demo này.
Trong khi các nhà cung cấp đang chuẩn bị, điều quan trọng là giữ liên lạc với họ. Khá thường xuyên, chúng tôi thấy các nhà cung cấp khi đến chưa chuẩn bị theo kịch bản và bản demo trở thành bản demo bán hàng tiêu chuẩn. BẠN KHÔNG MUỐN ĐIỀU NÀY. Tổ chức của bạn là duy nhất và bản demo cũng vậy.
Chúng tôi đã kết thúc đột ngột các bản demo nếu họ bắt đầu đi vào bản demo bán hàng tiêu chuẩn của họ thay vì những gì được cung cấp. Khi một nhà cung cấp không dành thời gian để cá nhân hóa bản demo của bạn, thì bạn hãy hỏi lý do tại sao nếu họ có lý do chính đáng thì tiếp tục theo dõi buổi trình bày của họ.
Trình diễn của nhà cung cấp được thiết kế để cung cấp cho nhóm của bạn một cái nhìn sâu sắc về chức năng và cung cấp cho nhóm của bạn cơ hội để đặt câu hỏi. Sau mỗi bản demo, nhóm lựa chọn của bạn nên đánh giá định tính và định lượng khả năng của phần mềm để giải quyết từng yêu cầu kinh doanh. Nếu nhà cung cấp không thể hiện khả năng, thì đánh dấu nó không phù hợp. Đừng chỉ tin lời hứa của họ.
Khi bạn có điểm số demo và phản hồi RFP, bạn nên tiến hành đánh giá sự phù hợp kỹ thuật. Đối với mỗi hệ thống trong danh sách rút gọn của bạn, hãy ghi chú chính xác cách nó đáp ứng từng yêu cầu kinh doanh.
10. Thực hiện đánh giá sự sẵn sàng kinh doanh
Trong khi bạn chờ đợi các nhà cung cấp xem xét RFP của bạn và chuẩn bị các bản demo, bạn có thể có tới một tháng ngừng hoạt động. Đây là thời điểm tốt để tiến hành đánh giá sự sẵn sàng của doanh nghiệp.
Đánh giá này được thiết kế để đánh giá sự liên kết của tổ chức, mức độ chống lại sự thay đổi và khả năng bảo vệ dự án thông qua việc sử dụng nhà tài trợ dự án. Nói một cách đơn giản, nó đánh giá sự sẵn sàng thay đổi của tổ chức bạn.
Một biến số lớn trong đánh giá này là phạm vi thay đổi. Một dự án ERP liên quan đến thay đổi tổ chức đòi hỏi sự sẵn sàng hơn so với một dự án liên quan đến thay đổi tối thiểu. Ví dụ: nếu tổ chức của bạn có sức chống đối thay đổi cao và phạm vi thay đổi lớn, bạn sẽ cần dành thời gian và nguồn lực đáng kể để chuẩn bị cho tổ chức của mình thay đổi.
Biết bạn cần bao nhiêu để tăng mức độ sẵn sàng thay đổi của tổ chức sẽ giúp bạn phát triển một chiến lược và kế hoạch quản lý thay đổi. Xác định cách bạn sẽ giao tiếp với nhân viên và đào tạo cụ thể mỗi nhân viên. Bắt đầu hành động theo kế hoạch này càng sớm càng tốt – lý tưởng trước khi lựa chọn ERP cuối cùng của bạn.
11. Đàm phán với các nhà cung cấp ERP
Mục tiêu của các nhà cung cấp ERP là bán hàng. Họ không quan tâm nhiều đến việc đặt kỳ vọng thực tế về ngân sách và thời gian. Nếu bạn muốn kỳ vọng thực tế, bạn nên điểm chuẩn so với các dự án khác tương tự như dự án của bạn.
Một cách khác để đặt kỳ vọng thực tế là thuê một nhà tư vấn ERP độc lập có kinh nghiệm đàm phán ERP. Các chuyên gia này rất hữu ích khi bạn đang cố gắng hiểu và so sánh các báo cáo về công việc của nhà cung cấp.
Chuyên gia tư vấn ERP sẽ giúp bạn phát triển chiến lược đàm phán bằng cách hỏi điều khoản hợp đồng nào là quan trọng nhất đối với bạn. Sau đó, họ sẽ tạo ra một sổ làm việc đàm phán cung cấp các so sánh với nhau giữa mỗi hệ thống. Nhà tư vấn cũng sẽ tiến hành tổng chi phí phân tích sở hữu dài hạn, bao gồm các yếu tố như cấu trúc bản quyền và tỷ lệ nguồn lực.
Đàm phán nhà cung cấp có thể kéo dài từ ba tuần đến vài tháng. Cuối cùng, bạn nên đạt được mức tiết kiệm chi phí từ 30-60%, nhưng điều này phụ thuộc vào tính linh hoạt của nhà cung cấp và quy mô tổ chức của bạn.
12. Tạm dừng trước khi triển khai ERP
Tạm dừng sau quá trình lựa chọn để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ để thực hiện. Nhóm của bạn có hiểu rõ các quy trình trạng thái trong tương lai của bạn đủ tốt để trả lời các câu hỏi thiết kế trong quá trình thực hiện kỹ thuật không? Các hoạt động quản lý thay đổi của bạn có hiệu quả như thế nào trong việc giảm sức chống đối của nhân viên?
Mặc dù nhóm lựa chọn của bạn có thể đã nhiệt tình về việc thu thập các yêu cầu và cải tiến quy trình, nhưng chúng có thể kháng cự trong quá trình thực hiện. Bây giờ là lúc để đảm bảo họ hỗ trợ kế hoạch thực hiện bằng cách cho phép họ cung cấp đầu vào. Quản lý thay đổi nên tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện.
Một điều bạn không muốn làm là mất quá nhiều thời gian tạm dừng. Bạn đã làm được điều này đến nay, và điều cuối cùng bạn muốn làm là kéo dài nghỉ ngơi. Nếu bạn làm điều này, bạn có nguy cơ mất động lực. Để duy trì động lực, bạn có thể thực hiện một trình xây dựng nhóm nào đó.
Chúng tôi biết đây là công việc rất nhiều. Chúng tôi làm điều đó ngày này qua ngày khác, nhưng không ai nói bạn phải làm điều đó một mình. Nhấp vào nút Tư vấn miễn phí bên dưới để xem Giải pháp tư vấn toàn cảnh có thể giúp bạn hình dung như thế nào về việc lựa chọn ERP của mình.
Giá trị của lựa chọn ERP kỹ lưỡng
Sử dụng hướng dẫn này làm danh sách kiểm tra lựa chọn ERP của bạn để giúp bạn lập ngân sách và lập kế hoạch cho tất cả các hoạt động thiết yếu. Kỳ vọng thực tế sẽ giúp bạn tránh được thất bại ERP.
Quy trình lựa chọn từng bước này đảm bảo bạn chọn một hệ thống ERP giúp bạn thực hiện chiến lược chuyển đổi số của mình. Lựa chọn ERP kỹ lưỡng cũng làm giảm tổng chi phí triển khai của bạn – bạn sẽ không phải trả cho việc tùy chỉnh quá mức do chọn sai phần mềm.
Cuối cùng, bạn sẽ tối đa hóa việc thực hiện lợi ích của mình, vì hệ thống ERP của bạn tiếp tục cho phép cải tiến quy trình có thể đo lường được.