Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp hay gặp phải khi triển khai dự án ERP, là giả định nó chỉ là một dự án cho bộ phận CNTT. Điều này hoàn này sai bởi, vì triển khai hệ thống ERP là một giai đoạn quan trọng cho sự thay đổi của doanh nghiệp, và chìa khóa để triển khai thành công một dự án ERP là việc chuẩn bị kế hoạch.
Trước khi bất kỳ phần mềm nào được cài đặt hoặc bất kỳ đào tạo nào được diễn ra, có một số điều quan trọng mà doanh nghiệp phải làm để chuẩn bị “đại tu” toàn bộ các quy trình hoạt động chủ chốt. Bằng cách lập các khó khăn thường gặp phải, để tránh những sai lầm đó và làm cho quá trình thực hiện được liền mạch hơn.
Dưới đây là bốn bước chuẩn bị có thể giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện thành công dự án ERP:
1. Hãy dành thời gian để lên kế hoạch
Abraham Lincoln đã từng nói: “Hãy cho tôi sáu giờ để đốn cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu”.
Đây là cách tiếp cận mà doanh nghiệp nên có khi lên kế hoạch cho việc thực hiện hệ thống ERP. Hầu hết các tổ chức cố gắng để bỏ qua quá trình lập kế hoạch vì sợ rằng họ sẽ nói nhiều hơn làm.
Sự thật là khi lên kế hoạch, doanh nghiệp sẽ có được quy trình trơn tru để dự án không bị đứt quãng, và trong đó sẽ hạn chế được những sai lầm có thể mắc phải khi triển khai phần mềm ERP. Một nguyên tắc nhỏ khi lập kế hoạch dự án là phân bổ một tuần lập kế hoạch mỗi tháng trong thời gian triển khai dự kiến.
2. Thành lập đội ngũ dự án nội bộ
Các hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến mỗi khu chức năng của doanh nghiệp, và điều đó có nghĩa là tất cả mọi người từ lãnh đạo cao cấp đến quản lý bậc trung và nhân viên cấp dưới phải được tham gia trong suốt quá trình thực hiện.
Đó là lý do tại sao điều đầu tiên một doanh nghiệp có thể làm để chuẩn bị là thành lập một đội ngũ dự án nội bộ, đội này sẽ có những ảnh hưởng và quyền hạn nhất định để công việc triển khai hệ thống ERP được suôn sẻ.
Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm các thành viên sau:
- Giám đốc bảo trợ. Là một thành viên quản lý cấp cao, giám đốc bảo trợ là “người bảo vệ” nội bộ của dự án. Các người bảo trợ nên cung cấp các hướng dẫn với phần còn lại của đội dự án để đảm bảo hệ thống ERP đạt được mục tiêu kinh doanh.
- Quản lý dự án. nhiệm vụ chính của người quản lý dự án là để quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối các dự án từ quan điểm kinh doanh, và mục tiêu duy nhất của họ là đến đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Quản lý dự án nên là một nhà quản lý cấp cao hoặc cấp trung, là những người có kinh nghiệm với một số khu chức năng khác nhau. Một số nhiệm vụ khác liên quan đến vai trò này là: lập danh mục và lập kế hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, tiến hành các cuộc họp, theo dõi các vấn đề và tiến độ của dự án.
- Quản lý IT. Các nhà quản lý IT nội bộ có trách nhiệm phối hợp tất cả các hoạt động liên quan đến CNTT giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp ERP, cũng như bất kỳ nhân viên của bên thứ ba. Các nhiệm vụ hằng ngày của người quản lý CNTT liên quan đến việc xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các nhóm hoạt động và kiểm soát các nguồn lực.
- Đội người dùng. Là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ làm việc với nhà cung cấp ERP để tìm ra phương pháp tối ưu nhất để sử dụng phần mềm. Các thành viên trong đội người dùng thường liên quan đến các phòng ban như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…
Một doanh nghiệp nên biết chính xác làm thế nào để đo lường sự thành công khi thực hiện một hệ thống ERP.
3. Thiết lập các thước đo để đo lường sự thành công
Các doanh nghiệp triển khai giải pháp ERP để tăng cường kiểm soát các quá trình chính và cải thiện các chỉ số KPIs quan trọng, chẳng hạn như tăng lợi nhuận và giảm chi phí, v.v. Nhưng nếu những điều này không được liệt kê ở giai đoạn đầu của dự án, thì hệ thống sẽ không thể cho ra kết quả như mong muốn.
Tất cả các bên liên quan nên biết chính xác những gì sẽ đạt được trong dự án. Để khi hoàn thành của dự án, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng các chỉ số để đánh giá ROI và xác định việc triển khai hệ thống ERP có thành công hay thất bại.
4. Nên tập trung triển khai ERP
Để triển khai một hệ thống ERP là sự hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, nhưng chỉ có một đối tác đáng tin cậy không có nghĩa là công ty có thể rút mình ra khỏi sự chuyển động. Triển khai một hệ thống ERP không chỉ là về cài đặt phần mềm mới, đó là cải tạo quá trình hoạt động cốt lõi của mỗi khu chức năng.
Các nguồn nhân lực nên thực hiện các công việc hằng ngày trên hệ thống mới. Nếu nhân viên không thể tham gia với hệ thống mới, vì họ đang gắn liền với các nhiệm vụ khác, dự án có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Ngoài ra, người lao động đang làm quá nhiều việc cùng một lúc dễ bị sai lầm trong quá trình thực hiện.
Vì vậy, các doanh nghiệp nên tránh tham gia vào các dự án lớn khác cho đến khi hệ hống mới là hoàn toàn hoạt động. Nếu một dự án lớn là đã có trong quá trình, tốt nhất nên chờ đợi cho đến khi dự án đó được hoàn thảnh trước khi bắt đầu triển khai phần mềm ERP.
Lập kế hoạch cho việc triển khai hệ thống ERP không chỉ là chọn một nhà cung cấp và để cho họ làm tất cả mọi việc. Với một quá trình lập kế hoạch kỹ lưỡng, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro của họ, tránh những sai lầm phổ biến và gặt hái đầy đủ các lợi ích tài chính và hoạt động mà hệ thống có thể mang lại.
