Cho dù doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trên một tập hợp các ứng dụng tự phát triển, là một bộ ứng dụng chọn lọc được thiết kế cho các nhu cầu kinh doanh cụ thể hoặc một hệ thống ERP đầy đủ đáp ứng tất cả nhu cầu, có một số lý do tại sao tổ chức của bạn có thể hưởng lợi từ phần mềm ERP mới. Một số lý do như mất khách hàng mới, những người thích trải nghiệm mua sắm hiện đại. Các lý do khác là không cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn.
Xác định động lực thúc đẩy tổ chức của doanh nghiệp bạn không phải là một nhiệm vụ nhỏ. Động lực thúc đẩy của doanh nghiệp bạn có thể được dựa trên một hỗn hợp của các yếu tố khác nhau. Để giúp bạn xác định xem tổ chức của bạn có cần hệ thống ERP mới không, chúng tôi đã xác định một số lý do chính khiến các tổ chức triển khai hoặc chuyển sang phần mềm ERP mới:
Thay thế hệ thống có sẵn
Lý do rõ ràng nhất để triển khai ERP chỉ đơn giản là thay thế hệ thống kế thừa của công ty bạn. Có một thời gian trong quỹ đạo của mọi tổ chức khi CIO hoặc các giám đốc điều hành khác nhận ra rằng phần mềm hiện tại của họ không thế cắt giảm được nữa. Có một số lý do đằng sau điều này:
Phần mềm hiện tại của bạn đã lỗi thời
Nếu quy trình kinh doanh mà hệ thống hiện tại của bạn hỗ trợ đã thay đổi, người dùng có thể dựa vào cách giải quyết để thực hiện các chức năng hàng ngày của họ. Giải pháp thay thế chính xác là tên của chúng ngụ ý – các bước bổ sung được thực hiện trong một hệ thống để xử lý các chức năng còn thiếu cần thiết để hoàn thành một công việc. Các cách giải quyết gây ra sự thiếu hiệu quả, và lần lượt có thể làm tăng chi phí và tạo ra sự không hài long từ những nhân viên của bạn.
Dựa theo sự thoải mái của nhân viên, một lực lượng lao động trẻ có thể gặp khó khăn trong việc tìm hiểu ứng dụng hiện có và thấy phần mềm mới hơn hấp dẫn hơn và thậm chí quen thuộc hơn. Các công nghệ mới hơn tuân theo các mẫu thiết kế tương tự như các ứng dụng tiêu dùng trong đó các thế hệ trẻ đã là chuyên gia. Giữ chân nhân tài tốt nhất là điều quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong bất kỳ ngành nào và việc duy trì lực lượng lao động của bạn có mối tương quan trực tiếp với việc giữ chân nhân viên.
Tổ chức của bạn đang trải qua chuyển đổi kỹ thuật số
Cụm từ “chuyển đổi kỹ thuật số” có thể được nghe thấy thường xuyên khi các CEO giải quyết các bên liên quan hoặc các VPs đưa ra một bài phát biểu tại các hội nghị nội bộ. Nhưng nó có nghĩa gì? Theo trang web CIO.com, một chuyển đổi kỹ thuật số là “ứng dụng của các khả năng kỹ thuật số cho các quy trình, sản phẩm và tài sản để nâng cao hiệu quả, nâng cao giá trị của khách hàng, quản lý rủi ro và mở ra các cơ hội kiếm tiền mới”.
Một trong những thay đổi lớn nhất trong mô hình CNTT liên quan đến chuyển đổi kỹ thuật số là chấp nhận rằng các ứng dụng kinh doanh có thể vận hành trên Cloud và không cần phải có hệ thống On-Premise để được phục vụ. Khi một tổ chức quyết định chuyển đổi cơ sở hạ tầng CNTT của mình từ thiết lập nội bộ sang thiết lập dựa trên đám mây, hầu hết các ứng dụng đều yêu cầu nâng cấp lớn hoặc cần phải ngừng hoạt động và thay thế.
Một sự thay đổi khác liên quan đến chuyển đổi kỹ thuật số là các tổ chức có được các ứng dụng mới, hiện đại để thực hiện các chức năng phụ trợ. Ví dụ: giả sử một tổ chức triển khai một công cụ chi phí mới. Cả nhân viên và quản lý đều yêu thích công cụ mới vì nó cho phép một cách dễ dàng để gửi, xem và phê duyệt chi phí từ bất kỳ loại thiết bị nào. Kịch bản này có vẻ như không liên quan gì đến việc cần phần mềm ERP mới, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức có một vài ví dụ trong số này và không có ứng dụng nào có thể tích hợp với giải pháp ERP hiện tại mà không có sự tùy chỉnh lớn? nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức có một vài ví dụ trong số này và không có ứng dụng nào tích hợp với giải pháp ERP hiện tại mà không có sự tùy biến nặng nề?
Hệ thống hiện tại của bạn có vấn đề
Lý do khủng khiếp nhất để thay thế phần mềm cũ của bạn là cần phải giải quyết các vấn đề với nền tảng cũ. Cách giải quyết một mình có thể không đủ để giải quyết vấn đề kinh doanh do hệ thống của bạn tạo ra. Nếu hệ thống kế thừa của bạn đơn giản là không thể xử lý các cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực và doanh số của bạn phụ thuộc vào điều này, thì đó là thời gian bạn nên dành cho phần mềm ERP mới.
Điều tồi tệ nhất mà bất kỳ ứng dụng kinh doanh nào cũng có thể phạm phải là cung cấp dữ liệu xấu cho người dùng và khách hàng của mình. Nếu hệ thống cũ của bạn đang cung cấp dữ liệu không chính xác cho khách hàng (ví dụ: giá hiện tại cho các mặt hàng) hoặc dữ liệu bị lỗi đang được sử dụng trong dự báo nhu cầu, thì đó là thời gian để chia tay với hệ thống cũ của bạn. Trong thời đại mà người tiêu dùng có một nền tảng rộng lớn để chia sẻ những rủi ro của họ với thế giới, điều quan trọng là có một hệ thống mà bạn có thể tin tưởng để cung cấp thông tin chính xác và phù hợp cho khách hàng của mình.
Mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp
Khi kinh doanh tốt, nó phát triển – và cùng với sự tăng trưởng cần có một xương sống doanh nghiệp mạnh mẽ hơn. Có một số hệ thống ERP được xây dựng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (nghĩ là Sage) và các hệ thống khác được xây dựng cho các doanh nghiệp lớn (nghĩ là Infor). Nếu tổ chức của bạn đã mở rộng đáng kể kể từ khi bạn triển khai ERP, bạn có thể đang vượt xa hệ thống của mình. Dưới đây là một số dấu hiệu nhận biết rằng doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ phần mềm ERP mới để mở rộng quy mô kinh doanh của bạn:
Hiệu suất chậm trong hệ thống hiện tại
Do khối lượng giao dịch tăng lên, hiệu suất của một số giải pháp ERP có thể chậm tùy thuộc vào kiến trúc của chúng. Điều này sẽ trở nên rõ ràng khi người dùng gửi yêu cầu xem các báo cáo mất nhiều thời gian hơn so với bình thường hoặc khi các công việc hàng loạt không hoàn thành trong thời gian họ được phân bổ.
Trải nghiệm người dùng gặp phải sự cố và ngừng hoạt động
Nếu hệ thống tiếp nhận yêu cầu của bạn liên tục chứa đầy người dùng báo cáo sự cố và ngừng chạy, hệ thống ERP của bạn có thể không theo kịp nhu cầu kinh doanh. Một chỉ số quan trọng là thời gian liên quan đến các vấn đề. Khi bạn bắt đầu thấy một dòng trong số này, bạn sẽ biết đó là thời gian để thay đổi. Nếu một giải pháp ERP mới được triển khai vì lý do này, thì đó là một ý tưởng thông minh để đặc biệt chú ý đến các yêu cầu về hiệu suất và thử nghiệm tải trong suốt quá trình thực hiện.
Cắt giảm chi phí
Thông thường, một trong những nơi đầu tiên mà một tổ chức tìm cách giảm chi phí là bộ phận CNTT. Sau một số phân tích, CIO hoặc lãnh đạo doanh nghiệp có thể thấy rằng việc chuyển sang một hệ thống ERP mới sẽ tiết kiệm cho công ty một khoản đáng kể. Tiết kiệm chi phí có thể đến dưới dạng chi phí bản quyền thấp hơn và tiết kiệm chi phí hỗ trợ tùy chỉnh:
Chi phí bản quyền thấp hơn
Các nhà cung cấp khác nhau có các mô hình bản quyền khác nhau – một số có thể được coi là cao cấp trong khi những nhà cung cấp khác nằm trong phạm vi phải chăng. So sánh chi phí bản quyền cho giải pháp ERP hiện tại của bạn với các dịch vụ khác trên thị trường đòi hỏi phải liên hệ với các nhóm bán hàng của các nhà cung cấp ERP khác nhau. Có vẻ như còn quá sớm khi bạn đơn giản chỉ là cố gắng phân tích chi phí, nhưng việc mang đến các nhà cung cấp khác nhau thực sự có thể tiết kiệm chi phí trong thời gian dài khi các nhóm bán hàng đang đấu tranh để được sự đồng ý của doanh nghiệp bạn.
Nếu điều này có vẻ hơi đáng sợ, Chúng tôi cung cấp dịch vụ đàm phán hợp đồng và lựa chọn ERP để giúp bạn vượt qua quy trình RFP và là người ủng hộ bạn trong các cuộc họp với các nhà cung cấp. Đội ngũ giàu kinh nghiệm của chúng tôi có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn cho tổ chức của mình khi chọn giải pháp ERP mới.
Không có phí hỗ trợ tùy chỉnh
Nếu tổ chức của bạn hiện đang trả phí nhà cung cấp để hỗ trợ các ứng dụng tùy chỉnh, đây có thể là một nơi khác để tiết kiệm. Việc triển khai phần mềm ERP mới cung cấp cơ hội để sắp xếp lại các quy trình kinh doanh của bạn với các tiêu chuẩn của ngành công nghiệp, cho phép bạn loại bỏ sự hỗ trợ tùy chỉnh và sử dụng các tính năng vượt trội của hệ thống ERP mới.
Nâng cấp ERP hiện tại của doanh nghiệp
Một lý do khác để triển khai một hệ thống ERP mới là nhu cầu nâng cấp phần mềm. Có một vài lý do chính để thực hiện nâng cấp, mỗi lý do có ý nghĩa hơi khác nhau:
Phiên bản phần mềm hiện tại đã quá cũ
Các nhà cung cấp phần mềm không thể hỗ trợ tất cả các phiên bản của một sản phẩm, và với sự hạn chế đó, khách hàng cần phải nâng cấp. Thông thường, khi một nhà cung cấp có phiên bản chính của phần mềm của họ sắp hết tuổi thọ về mặt hỗ trợ kỹ thuật, họ sẽ chủ động tiếp cận với khách hàng để giúp họ thông qua kế hoạch chuyển đổi. Trong quá trình giao tiếp với nhà cung cấp này là thời điểm thích hợp để đưa lựa chọn ERP của bạn lên phiên bản phù hợp hoặc sản phẩm mới cho nhu cầu riêng của bạn.
Sửa lỗi được bao gồm trong bản phát hành mới
Như đã đề cập trước đây, người dùng thường sẽ tháo vát và tìm cách khắc phục những thiếu sót của hệ thống để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng. Nếu một phiên bản nâng cấp có sửa lỗi cho các cách giải quyết này, thì việc nâng cấp được thỏa mãn ngay lập tức.
Trái với các kịch bản đã đề cập trước đó, việc nâng cấp giải pháp ERP hiện tại của bạn có thể được xử lý khác với triển khai hoàn toàn mới. Người dùng đã quen thuộc với phần mềm và giao tiếp có thể được điều chỉnh để kích thích người dùng về những cải tiến sắp tới. Chiến lược quản lý thay đổi tổ chức của bạn sẽ trông khác đối với việc nâng cấp ERP, vì người dùng cởi mở hơn với các cải tiến so với thay đổi quy mô lớn.
