Phải mất nhiều thời gian hơn để điều chình tài chính vào cuối tháng. Dự báo doanh thu của bạn dựa trên phỏng đoán nhiều hơn so với con số chắc chắn. Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc giữ được khối lượng đặt hàng và sự hài lòng của khách hàng đang giảm sút. Bạn không biết có bao nhiêu hàng hóa có trong kho của bạn, và đó là những vấn đề đáng để tìm hiểu. Nếu điều này đang giống hiện trạng của doanh nghiệp bạn – hoặc gần giống với nó – thì đây chính là thời gian để bạn xem xét đầu tư một hệ thống ERP.
Bởi vì mỗi công ty là duy nhất, không có ai có nói với bạn rằng, “Bạn cần phải đầu tư ERP bây giờ!” Tuy nhiên, các công ty được hưởng lợi nhiều nhất từ các phần mềm ERP, trước đó đã phải đối mặt với vấn đề tương tự. Doanh nghiệp của bạn có phải đối mặt với một số vấn đề tương tự không? Cùng tìm hiểu và khám phá ra năm dấu hiệu để biết công ty bạn đã sẵn sàng cho việc ứng dụng ERP hay chưa nhé!
1. Bạn có rất nhiều phần mềm khác nhau cho các quy trình khác nhau
Dành ít phút để nghĩ về cách nhân viên của công ty bạn ghi nhận, theo dõi và xử lý thông tin. Phòng kế toán và kinh doanh của doanh nghiệp bạn có đang dùng các phần mềm khác nhau để ghi nhận các khoản phải thu, phải trả và đơn đặt hàng không? Có phải quá trình đặt hàng và nhận hàng đang được ghi nhận thủ công vào phần mềm kế toán? Các nhân viên trong kho của công ty bạn sử dụng các cách khác nhau để theo dõi vận chuyển và tiếp nhận?
Khi nhiều hệ thống phần mềm chạy một cách riêng biệt, nó có thể ảnh hưởng đến các quy trình mà công ty bạn đang hoạt động trơn tru. Nếu không có số liệu chính xác từ bán hàng, quản lý hàng tồn kho có thể bị ảnh hưởng. Trong khi đó, nếu không có các thông tin mới nhất từ kế toán có thể gây ra một hiệu ứng “gợn sóng” trên tất cả mọi thứ từ ngân sách tiếp thị đến tính lương.
Phần mềm ERP tích hợp các hệ thống này thành một, để mọi chức năng kinh doanh đều dựa trên một dữ liệu duy nhất. Với một nguồn thông tin chứa dữ liệu thời gian thực chính xác, giải pháp ERP sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến việc truy xuất thông tin, giúp nhân viên ra quyết định nhanh hơn. Đồng thời giúp nhân viên giải phóng thời gian chờ đợi, để làm các công việc có giá trị cao hơn, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh hơn.
Tìm hiểu: Phần mềm quản trị doanh nghiệp
2. Doanh nghiệp bạn không thể dễ dàng truy cập thông tin về doanh nghiệp
Nếu ai đó hỏi bạn lợi nhuận bán hàng trung bình của bạn là bao nhiêu, bạn sẽ mất bao lâu để bạn tìm ra con số? Còn các chỉ số hiệu suất quan trọng khác như đơn hàng mỗi ngày hoặc doanh số bán hàng cho đến thời điểm hiện tại? Đối với các doanh nghiệp dựa vào các hệ thống và bảng tính excel khác nhau, cần phải có thời gian để cập nhật và đối chiếu một cách thủ công, bạn phải chờ đợi lâu để có được thông tin mình cần.
Tốc độ phát triển doanh nghiệp nhanh hơn bao giờ hết, có nghĩa là nhân viên trong công ty bạn cần truy cập ngay vào dữ liệu chính. Với một giải pháp ERP, giám đốc điều hành có thể thấy được một cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh bất cứ lúc nào, trong khi các nhân viên khác có thể biết được thông tin họ cần để làm công việc của họ hiệu quả hơn. Ví dụ: đại diện bán hàng sẽ có thể xem lịch sử giao dịch đầy đủ của khách hàng và chủ động cải tiến mối quan hệ, trong khi vẫn tiếp tục gia tăng các cơ hội bán hàng.
Xem thêm: Thông tin điều hành doanh nghiệp BI
3. Kế toán mất nhiều thời gian hơn và khó khăn hơn
Thông thường, những dấu hiệu đáng chú ý đầu tiên mà công ty bạn cần phần mềm ERP sẽ đến từ phòng kế toán của bạn. Nếu nhân viên của bạn dựa vào các hoá đơn trên giấy và các đơn bán hàng – và bỏ ra hàng giờ mỗi tuần để nhập chúng vào các phần mềm kế toán và bán hàng khác nhau. Bạn cần cân nhắc xem có bao nhiêu công việc đang lãng phí thời gian, mà phần mềm ERP có thể giúp bạn xử lý ngay lập tức.
Cũng vậy với báo cáo tài chính, nếu phải mất thời gian dài để thống nhất hoặc điều chỉnh thông tin tài chính trên toàn hệ thống và thông qua vô số các bảng tính, một giải pháp ERP có thể mang đến một tác động đáng kể. Với tất cả thông tin tài chính trong một dữ liệu, nhân viên kế toán sẽ không phải tốn hàng giờ để đối chiếu, ghi lại số liệu hoặc tự điều chỉnh dữ liệu theo cách thủ công. Nhân viên kế toán của bạn sẽ có nhiều thời gian, để cung cấp cho bạn các báo cáo quan trọng theo đúng hạn.
Bạn đã xem: Phần mềm quản lý tài chính kế toán chưa?
4. Bán hàng và Kinh nghiệm của Khách hàng
Khi các công ty phát triển, một trong những thách thức lớn nhất của họ thường là quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo rằng đúng số lượng sản phẩm ở đúng vị trí vào đúng thời điểm là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Khi bán hàng, hàng tồn kho và dữ liệu khách hàng được duy trì riêng, nó có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng trong công ty của bạn. Nếu bạn đang hết sản phẩm, việc kinh doanh sẽ bị gián đoạn cho đến khi các lô hàng tiếp theo về kho. Trong khi đó, nếu khách hàng gọi để hỏi về tình trạng của đơn đặt hàng và nếu nhân viên không theo dõi đơn hàng thì sẽ không biết được đơn hàng đó đã được vận chuyển hay chưa, hay vẫn còn ở kho. Điều này làm ảnh hưởng đến thương hiệu của công ty bạn.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM
Mặt khác, với một hệ thống ERP, nhân viên của mỗi bộ phận sẽ có quyền truy cập vào cùng một thông tin được cập nhật. Đại diện khách hàng có thể trả lời câu hỏi của khách hàng về đơn hàng và tình trạng giao hàng, tình trạng thanh toán, vấn đề dịch vụ, v.v … mà không phải treo điện thoại để kiểm tra với bộ phận khác. Hơn thế nữa, khách hàng có thể chỉ cần truy cập vào tài khoản của họ và xem thông tin trạng thái đơn hàng.
5. Hệ thống CNTT của bạn quá phức tạp và tốn nhiều thời gian
Một trong những nhược điểm lớn nhất của việc có nhiều hệ thống trên toàn doanh nghiệp của bạn là việc quản lý CNTT có thể trở thành một cơn ác mộng. Tùy biến các hệ thống, tích hợp chúng lại với nhau và duy trì chúng bằng các bản vá lỗi và nâng cấp có thể tốn thời gian và chi phí cũng như nguồn lực quan trọng của doanh nghiệp.
Các cập nhật này không chỉ tốn kém chi phí và tốn nhiều thời gian mà còn có thể gây ra các vấn đề phát sinh không kiểm soát được. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi hai phần ba các doanh nghiệp tầm trung đang sử dụng các phiên bản phần mềm doanh nghiệp đã lỗi thời.
Thay vì thêm nhiều phần mềm và phức tạp hơn vào một hệ thống chưa có hiệu quả, công nghệ ERP có thể cung cấp cho bạn sự nhanh nhẹn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh thay đổi nhanh chóng. Đó là lý do tại sao lựa chọn một nhà cung cấp ERP dựa trên đám mây như Infor là rất quan trọng. Với Infor, cập nhật hệ thống không còn là vấn đề, và các chức năng mới dễ dàng bổ sung khi doanh nghiệp của bạn phát triển và thay đổi.
