Cùng tìm hiểu các lời khuyên của các chuyên gia và quản lý trong lĩnh vực ERP, về kinh nghiệm chọn lựa và triển khai một hệ thống ERP. Làm sao để doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và thời gian nhưng vẫn có thể ứng dụng được một giải pháp ERP thành công.
Triển khai một hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) là một đề xuất xa hoa, nó không chỉ trong phạm vi về giá trị bản quyền và bảo trì nhưng còn trong những điều kiện về thời gian và nguồn lực riêng của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sẽ choáng ngợp với những lời hứa được nhà cung cấp thổi phồng. “Việc triển khai phần mềm ERP của chúng tôi rất nhanh và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bạn sẽ chạy rất trơn tru và gia tăng lợi nhuận”.
Vì vậy, để giúp các tổ chức doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ thành công của một dự án ERP, với sự giúp đỡ của nhiều chuyên gia và quản lý, chúng tôi đưa ra các tiêu chí để lựa chọn một giải pháp ERP.
Dưới đây là 8 lời khuyên cho doanh nghiệp bạn, làm thế nào để chọn một và triển khai phần mềm ERP thành công.
1. Nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên
Đối với các dự án ERP, nhu cầu thường xuất phát từ mỗi phòng ban. Nhưng để triển khai dự án ERP, thì phải huy động rất nhiều nguồn lực của toàn doanh nghiệp. Vậy để huy động được các nguồn lực trên, thì dự án ERP phải được sự hỗ trợ của các cấp quản lý, người điều hành doanh nghiệp. Để giúp đẩy nhanh tiến độ dự án khi có bất kỳ vấn đề phát sinh liên quan đến quy trình, con người…
2. Thực hiện một danh sách bao quát và rõ ràng các yêu cầu của từng bộ phận trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm các nhà cung cấp
“Hãy bắt đầu bằng cách cẩn thận xác định phạm vi của dự án của công ty bạn,” Ed Talerico, Giám đốc Giải pháp ERP của Infor. “Tập trung vào các quy trình kinh doanh cụ thể và yêu cầu hệ thống. Cụ thể hơn, công ty bạn có thể trao đổi thẳng thắn và chi tiết với các nhà cung cấp.”
Thông thường, doanh nghiệp có xu hướng chọn lựa một hệ thống ERP thông qua các yếu tố như: giá, công nghệ, thương hiệu trên thị trường,… Nhưng lại không để ý đến yếu đố phù hợp với ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động. Việc tìm kiếm một giải pháp ERP hiện nay đã được chuyên môn hóa theo từng ngành nghề cụ thể, với các công cụ và tính năng đươc thiết kê chuyên biệt giúp công ty bạn có thể giải quyết nhanh chóng các vấn đề liên quan đến các hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp.
Xu hướng ERP sắp tới sẽ là giải pháp theo từng ngành.
3. Đừng quyên người dùng trên thiết bị di động
Ngày nay việc truy cập hệ thống từ các thiết bị di động đang dần trở nên phổ biến, vậy một giải pháp chạy trên được các thiết bị thông minh như smartphone hay tablet đang là lựa chọn hàng đầu hiện nay cho các doanh nghiệp.
4. Cẩn thận đưa ra các tiêu chí trước khi lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp
Các tiêu chí được đưa ra dựa trên nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp, thường các tiêu chí sẽ được đóng góp từ các bên liên quan trong giai đoạn thu thập nhu cầu. Ngoài ra, khi đưa ra các tiêu chí doanh nghiệp cần phải tính đến khả năng mở rộng của giải pháp khi doanh nghiệp có các thay đổi trong điều hành.
Và cuối cùng, trước khi ứng dụng một hệ thống ERP, doanh nghiệp bạn cần phải giải quyết toàn bộ các vấn đề nội bộ, sau đó việc triển khai của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
5. Lấy sự tham khảo
Trước hết, khi chọn lựa một nhà cung cấp ERP doanh nghiệp nên yêu cầu các nhà cung cấp đưa ra các khách hàng cùng ngành nghề. Sau đó, yêu cầu các nhà cung cấp chỉ ra những vấn đề đã giải quyết được cho từng doanh nghiệp. Nếu một nhà cung cấp không thể cung cấp các thông tin doanh nghiệp bạn cần, thì họ có thể không có kinh nghiệm trong lĩnh vực của doanh nghiệp bạn.
Tương tự như vậy, nếu doanh nghiệp bạn là một thành viên của một hiệp hội ngành, hãy hỏi các đồng nghiệp cho các lời khuyên khi triển khai ERP.
6. Hãy suy nghĩ trước khi yêu cầu chỉnh sửa phần mềm
Thông thường, các hệ thống lớn việc tùy chỉnh phần mềm sẽ kèm theo chi phí cao trong giai đoạn đầu. Cho nên các doanh nghiệp nên xem xét kỹ lưỡng những yêu cầu của doanh nghiệp có cần phải tùy chỉnh không, hay sử dụng những cái đã sẵn có của hệ thống.
Các phần mềm ERP lớn đều được tích hợp các quy trình tiên tiến trên thế giới, nên công ty bạn có thể tận dụng các quy trình sẵn có của hệ thống để áp dụng cho doanh nghiệp mình. Hãy giữ hệ thống ERP thật chuẩn và cố gắng không để việc tùy chỉnh phần mềm quá nhiều.
7. Bổ nhiệm một trưởng dự án nội bộ
Chọn một người trong tổ chức lãnh đạo, người này có sự hiểu biết về hệ thống phần mềm, để phục vụ công việc quản lý dự án. Người này sẽ chịu trách nhiệm về thu thập tất cả các yêu cầu người dùng cuối, tìm hiểu hệ thống mới từ trong ra ngoài, làm việc với các nhà cung cấp về chuyển đổi dữ liệu, phối hợp đào tạo và làm đầu mối liên lạc cho tất cả người dùng.
8. Cung cấp thời gian và nguồn lực cần thiết cho việc đào tạo về hệ thống ERP
Một giải pháp ERP sẽ yêu cầu người dùng cam kết dành thời gian đáng kể cho việc nhập liệu và thực hành, do đó nhóm dự án của doanh nghiệp phải có biện pháp chủ động để giảm gánh nặng cho người dùng hệ thống.
Hơn nữa, điều quan trọng là để “nhận ra rằng việc đào tạo hiệu quả nhất có thể không đến từ các nguồn bên ngoài. Nhân viên am hiểu công nghệ trong các cơ quan có thể được trao cho cơ hội tìm hiểu sâu hơn, để trở thành nguồn lực đào tạo chuyên môn cho mỗi đồng nghiệp của họ,”
Cùng tìm hiểu Phần mềm ERP mang lại lợi ích gì cho DN
