8 Quy Trình Lựa Chọn Phần Mềm ERP Theo Thực Tiễn Tốt Nhất

1 Đừng cho rằng bạn cần một hệ thống ERP mới

Nếu chiến lược kinh doanh hoặc quy trình kinh doanh của doanh nghiệp bị sai sót, ngay cả hệ thống ERP tiên tiến nhất cũng sẽ vô dụng.

Ví dụ: nếu bạn muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng của mình, bạn không nhất thiết cần một hệ thống ERP mới. Trên thực tế, doanh nghiệp có thể có nhiều lựa chọn hiệu quả hơn và có rủi ro thấp hơn bằng cách cải thiện quy trình, thiết kế lại cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp hoặc củng cố chuỗi cung ứng toàn cầu của công ty.

Khi bạn không cho rằng bạn cần phần mềm ERP mới, bạn có thể tìm kiếm những lời biện minh cụ thể cho ERP vì bạn không cho rằng đó là một lựa chọn rõ ràng. Các biện minh cụ thể là chính xác những gì các nhà quản trị cần khi quyết định đầu tư vào ERP.

Vì vậy, hãy coi ERP là một lựa chọn, không phải là một nhiệm vụ. Sau đó, bạn sẽ có động lực để phác thảo những lợi ích cụ thể mà bạn hy vọng đạt được. Nói cách khác, bạn sẽ tiếp tục phát triển đề xuất giải pháp kinh doanh hấp dẫn hơn.

Một đề xuất giải pháp kinh doanh không chỉ nên phác thảo lợi ích kinh doanh mà còn chi phí. Chúng có thể bao gồm các chi phí ẩn, chẳng hạn như nguồn lực dự án nội bộ, chuyển đổi dữ liệu và năng suất bị mất ngay sau khi đi vào hoạt động.

2 Đừng quên Nhà cung cấp ERP đương nhiệm của bạn

Chúng tôi thường xuyên làm việc với các khách hàng không muốn làm gì thêm với giải pháp ERP hiện tại của họ. Trong nhiều trường hợp, người dùng cuối có một ấn tượng quá lớn rằng hệ thống cũ không hoạt động.

Những lý do cho nhận thức này thường ít liên quan đến chính phần mềm. Thông thường, sự bất mãn có liên quan đến thực tế là hệ thống được triển khai kém, nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc các quy trình kinh doanh bị phá vỡ.

Trước khi người dùng cuối thuyết phục bạn đầu tư vào một hệ thống mới, bạn có thể muốn xem xét một số lý do để gắn bó với nhà cung cấp ERP đương nhiệm của mình:

Nâng cấp phần mềm ERP của bạn có thể cung cấp cải tiến kinh doanh ngay lập tức.

Hầu hết các nhà cung cấp ERP đều có một số cải tiến sản phẩm của họ trong thời gian dài, vì vậy nếu bạn chỉ chậm một năm so với bản nâng cấp mới nhất, bạn đã có thể bỏ lỡ những chức năng chính có thể giải quyết các điểm đau hiện tại của bạn.

Nâng cấp có thể tiết kiệm chi phí hơn so với thay thế.

Chi phí giữ khách hàng thấp hơn mất khách hàng, vì vậy nhà cung cấp của bạn có thể sẵn sàng nhượng bộ nhiều về chi phí giấy phép phần mềm, bảo trì và nâng cấp. Một lý do nâng cấp khác có thể ít tốn kém hơn là vì nhân viên của bạn đã quen với hệ thống hiện tại, do đó bạn có thể sẽ tiết kiệm được chi phí đào tạo.

Việc xem xét nhà cung cấp ERP hiện tại của bạn như là một lựa chọn khả thi cung cấp nhiều đòn bẩy trong quá trình đàm phán.

3 Tập trung vào quản lý quy trình kinh doanh

Một số công ty chọn nhà cung cấp với bản demo ERP mượt mà nhất và các tính năng thú vị nhất. Tuy nhiên, khi họ bắt đầu thực hiện, họ nhanh chóng nhận ra rằng giải pháp không đáp ứng nhu cầu kinh doanh của họ.

Sau đó, một trong hai điều thường xảy ra: 1) công ty thay đổi cách thức kinh doanh để các quy trình của họ hoạt động trong hệ thống ERP – điều này thường có nghĩa là mất các quy trình mang lại lợi thế cạnh tranh cho họ, hoặc 2) công ty tùy chỉnh phần mềm để phù hợp các quy trình của nó, cực kỳ tốn kém và tốn thời gian – chưa kể các quy trình này có thể còn có nhiều thiếu sót để bắt đầu.

Giữ gìn lợi thế cạnh tranh và giảm thiểu tùy biến là hai lý do khiến nhiều công ty bắt đầu lựa chọn bằng cách xác định mục tiêu kinh doanh, sắp xếp các bên liên quan và ánh xạ quy trình kinh doanh.

Ánh xạ quy trình cũng là một cơ hội để cải thiện hoạt động của bạn và xác định các yêu cầu kinh doanh cho một hệ thống ERP mới.

Yêu cầu kinh doanh là gì? Dưới đây là một số ví dụ:

• Khả năng xử lý đa tiền tệ
• Khả năng theo dõi công việc đang thực hiện
• Khả năng xác định giảm giá dựa trên hợp đồng được chỉ định bởi khách hàng

Thu thập yêu cầu phần mềm có thể tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn có nhiều đơn vị kinh doanh và nhiều địa điểm toàn cầu. Chúng tôi khuyên bạn nên thu thập các yêu cầu ERP cho từng địa điểm, đồng thời xác định các yêu cầu nào có thể nhất quán giữa các địa điểm và phải là duy nhất.

Quản lý quy trình kinh doanh không chỉ đòi hỏi thu thập các yêu cầu mà còn ưu tiên các yêu cầu. Điều quan trọng là ưu tiên các yêu cầu vì không có hệ thống ERP nào có thể giải quyết mọi yêu cầu kinh doanh.

Khi ưu tiên các yêu cầu, bạn nên lôi kéo nhân viên từ tất cả các bộ phận để xác định các yêu cầu quan trọng nhất dựa trên giá trị doanh nghiệp:

• Phải có – Cung cấp các cải tiến kinh doanh đáng kể về doanh thu, chiến lược và tuân thủ và duy trì các chức năng cơ bản của doanh nghiệp.
• Giá trị gia tăng – Có lợi cho việc cải thiện quy trình kinh doanh nhưng không quan trọng.
• Dễ có – Làm cho công việc của nhân viên dễ dàng hơn nhưng không nhất thiết phải cung cấp cải tiến quy trình kinh doanh quan trọng.

4 Xem xét nhiều tiêu chí

Có một số tiêu chí khác bên cạnh các yêu cầu kinh doanh, mà bạn nên xem xét trong dự án lựa chọn của mình:

Sắp xếp tổ chức

Lý do chính bạn nên xem xét một hệ thống ERP mới là để giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Đây phải là trọng tâm của quá trình lựa chọn của bạn.

Phù hợp kỹ thuật

Điều quan trọng là phải hiểu những gì máy chủ, cơ sở dữ liệu, PC, v.v sẽ được yêu cầu để hỗ trợ bất kỳ giải pháp ERP tiềm năng nào.

Chiến lược CNTT

Làm thế nào để công nghệ của hệ thống ERP tiềm năng phù hợp với công nghệ và cơ sở hạ tầng trong bộ phận CNTT của bạn?

Giá cả

Mặc dù lợi ích tốt nhất của nhà cung cấp là giảm chi phí, nhưng công việc của bạn là xác thực ước tính của họ. Có bao gồm phí hỗ trợ hàng năm và chi phí thực hiện?

Khả năng cung cấp so với cấp độ dịch vụ

Một mặt, thật tốt khi làm kinh doanh với một nhà cung cấp được thành lập mà bạn biết sẽ có mặt để hỗ trợ bạn trong tương lai. Mặt khác, có giá trị làm kinh doanh với một nhà cung cấp ERP được thành lập gần đây có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn so với một công ty lớn hơn.

Khách hàng tham khảo

Khách hàng của nhà cung cấp có thể đóng vai trò là tài liệu tham khảo tuyệt vời để đánh giá các sản phẩm, hỗ trợ và dịch vụ của nhà cung cấp. Hãy chắc chắn để đọc các khách hàng tiêu biểu và yêu cầu tham khảo từ khách hàng có nhu cầu kinh doanh tương tự như của bạn.

5 Đặt kỳ vọng thực tế

Hệ thống ERP mới của bạn sẽ hỗ trợ công ty của bạn trong tối đa một thập kỷ, vì vậy điều quan trọng là giảm thiểu rủi ro bằng cách đặt kỳ vọng thực tế.

Về mặt thời gian, hãy nhớ rằng các dự án ERP hiếm khi mất ít thời gian như đại diện bán hàng phần mềm nói. Để có được ước tính thực tế hơn, chúng tôi khuyên bạn nên phát triển một kế hoạch dự án ERP bao gồm các hoạt động ngoài những gì nhà cung cấp đưa ra. Các hoạt động này có thể bao gồm các mục bị bỏ qua, chẳng hạn như thiết kế quy trình kinh doanh, cấu hình và đào tạo người dùng cuối tùy chỉnh.

Kế hoạch triển khai ERP phải luôn luôn bao gồm đào tạo, truyền thông và các khía cạnh tổ chức khác quan trọng cho một dự án thành công. Ví dụ, thực hiện đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức trước khi lựa chọn ERP sẽ giúp bạn xác định các nhóm phản đối và xác định các hoạt động quản lý thay đổi cần thiết.

Một khía cạnh khác của việc đặt kỳ vọng thực tế là giảm thiểu rủi ro. Tất cả chúng ta đã nghe về những trục trặc kỹ thuật đã ngừng hoạt động tại các công ty Fortune 500 trong nhiều tuần. Điều này xảy ra tất cả các thời gian tại các công ty thuộc mọi quy mô. Ngoài ra, vượt thời gian và chi phí là sự xuất hiện phổ biến, như đã thấy trong Báo cáo ERP 2019 của chúng tôi.

Trước thực tế nghiệt ngã này, điều quan trọng là phải phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm các trường hợp dự phòng cho sự thất bại của ERP.

Thực tế về sự cường điệu bán hàng của nhà cung cấp cũng có thể giúp bạn tránh được thất bại ERP. Ví dụ, bạn đã nghe thấy một trong những câu sau đây khi nghiên cứu các giải pháp ERP bao nhiêu lần?

• Chúng tôi có thị phần lớn nhất trong ngành của bạn, vì vậy chúng tôi phù hợp với bạn.
• Phần mềm của chúng tôi rẻ hơn và dễ thực hiện hơn các giải pháp ERP khác.
• Toàn bộ ngành công nghiệp đang hướng tới loại giải pháp của chúng tôi, vì vậy bạn cũng nên.

Trong khi một số tuyên bố này có thể đúng trong một số trường hợp, việc phụ thuộc quá nhiều vào khái quát hóa rộng rãi là rủi ro. Công ty của bạn quá độc đáo để bất kỳ tuyên bố nào trong số này có liên quan đến quyết định của bạn.

Chúng tôi giúp khách hàng quản lý sự cường điệu bán hàng. Chúng tôi đặt câu hỏi cho khách hàng, chẳng hạn như. . .

• Yêu cầu kinh doanh của bạn khác với các đối thủ như thế nào?
• Cần bao nhiêu thời gian và tiền bạc để thực hiện đầy đủ ERP như một giải pháp kinh doanh, không chỉ là một phần mềm?
• Bạn đang cố gắng thực hiện điều gì với giải pháp ERP của mình?

Những câu hỏi này giúp khách hàng phân định giữa quảng cáo bán hàng và thực tế. Điều này rất quan trọng vì chúng tôi biết cường điệu bán hàng có thể mạnh đến mức nào. Trên thực tế, dựa trên bản năng là một cơ chế ra quyết định phổ biến đối với hầu hết con người.

Ví dụ, một số giám đốc điều hành chọn phần mềm dựa trên những gì đối thủ đã chọn. Các giám đốc điều hành khác đã có kinh nghiệm trước đây với một nhà cung cấp cụ thể và là một phần đối với nhà cung cấp đó.

6 Đừng quên nhân viên Millennials của bạn

Bạn đã bao giờ nghĩ rằng nhân viên nào của bạn (những người không quyết định) sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến lựa chọn phần mềm ERP của bạn chưa? Nó có thể không phải là người bạn mong đợi.

Thế hệ lớn nhất trong lực lượng lao động ở Việt Nam là thế hệ Millennials. Tùy thuộc vào ngành của bạn, họ có thể chiếm khoảng 35% lực lượng lao động của bạn. Đương nhiên, sở thích và xu hướng của thế hệ này sẽ ảnh hưởng đáng kể đến lựa chọn phần mềm ERP của bạn – nếu bạn đặt bất kỳ trọng lượng nào lên trải nghiệm người dùng khi đưa ra quyết định CNTT.

Trải nghiệm người dùng là một cân nhắc quan trọng trong quá trình lựa chọn ERP vì người dùng cuối trong các phòng ban và qua các thế hệ sẽ sử dụng phần mềm mới. Bạn có rất nhiều người để làm hài lòng.

Tiêu chí đánh giá của bạn nên coi trải nghiệm người dùng là một yếu tố quan trọng không kém các yêu cầu chức năng và tổng chi phí sở hữu (TCO). Rủi ro của việc không xem xét trải nghiệm người dùng bao gồm tinh thần nhân viên thấp, sử dụng hệ thống thấp và quy trình không hiệu quả.

Ví dụ, Millennials mong muốn phần mềm trở nên trực quan, giống như các nền tảng truyền thông xã hội yêu thích của họ. Sự quen thuộc của họ với phương tiện truyền thông xã hội cũng cho thấy họ mong đợi các tính năng phần mềm thúc đẩy sự hợp tác.

Họ cũng mong đợi khả năng truy cập – phần mềm ERP của bạn tốt hơn thân thiện với thiết bị di động. Nếu phải mất hơn hai lần nhấp để điều hướng ở đâu đó, họ có thể ném laptop của mình khắp phòng.

Nếu bạn muốn đánh giá các nhu cầu cụ thể hơn của lực lượng lao động của mình, bạn có thể thực hiện các cuộc khảo sát ẩn danh, khuyến khích nhân viên cung cấp câu trả lời trung thực.

Nhiều nhà cung cấp ERP đã hỗ trợ Millennials bằng cách xây dựng giao diện người dùng giống với các nền tảng truyền thông xã hội, thêm các tính năng cộng tác xã hội, cải thiện khả năng tương thích di động của họ và giảm mệt mỏi khi nhấp chuột của người dùng.

Quyết định triển khai phần mềm ERP hiện đại là bước đầu tiên để đáp ứng nhu cầu của nhân viên Millennials. Tuy nhiên, nhiều công ty tránh các dự án ERP vì các ứng dụng kế thừa của họ là phù hợp với mục đích, trực tiếp và dường như quá đắt để tiến về phía trước.

Một số công ty này sử dụng các giải pháp tốn thời gian để làm hài lòng Millennials. Họ đã xây dựng các ứng dụng ngoại vi mới để cải thiện khả năng sử dụng phần mềm của họ, đồng thời xem xét sự thiếu hiệu quả trong suốt giải pháp phần mềm ERP.

Đáp ứng nhu cầu của nhân viên Millennials không chỉ đòi hỏi phải lựa chọn phần mềm cẩn thận mà còn đòi hỏi phải tập trung vào quản lý thay đổi tổ chức. Điều này nên bắt đầu trong quá trình lựa chọn dưới hình thức giao tiếp.

Ngay cả khi bạn chọn hệ thống ERP tốt nhất cho Millennials, họ vẫn sẽ chống lại nó trừ khi bạn liên lạc với họ trước khi triển khai. Truyền thông ERP này nên bao gồm các chi tiết về mục tiêu dự án và thay đổi quy trình tiềm năng.

7 Quản lý cẩn thận các nhà cung cấp ERP

Đừng để nhà cung cấp kiểm soát quá trình lựa chọn. Nếu nhà cung cấp của bạn thể hiện bất kỳ hành vi nào sau đây, hãy coi đó là cờ đỏ:

• Khăng khăng tiến hành bản demo và quy trình đánh giá theo cách của họ, thay vì cách ưa thích của công ty bạn
• Kiểm soát tiến độ và tốc độ của quá trình đánh giá bằng cách yêu cầu họ demo lần cuối hoặc vào một ngày sau đó
• Bỏ qua làm việc với nhóm lựa chọn của bạn và cố gắng làm việc trực tiếp với giám đốc điều hành
• Tạo ra sự nghi ngờ bằng cách chỉ trích cách tiếp cận nhóm dự án của bạn
• Bày tỏ lo ngại rằng họ không có đủ thời gian để chuẩn bị hoặc không đồng ý với quy trình lựa chọn

Những mô hình này thường phổ biến hơn khi nhà cung cấp ERP cảm thấy họ đang ở thế bất lợi cạnh tranh.

Các phương pháp sau đây có thể rất hiệu quả trong việc khuếch tán các nỗ lực của nhà cung cấp để kiểm soát quá trình lựa chọn:

Đảm bảo nhà cung cấp hiểu doanh nghiệp của bạn

Chúng tôi khuyên bạn nên gửi yêu cầu thông tin (RFI) đến tất cả các nhà cung cấp trong danh sách dài của bạn. Bạn cũng nên cung cấp cho các nhà cung cấp một tập lệnh demo để đảm bảo họ tập trung vào bản demo của họ về cách giải pháp của họ đáp ứng yêu cầu của công ty bạn.

Cho phép nhà cung cấp truy cập vào nhân viên chủ chốt của công ty bạn

Mặc dù nhiều đại diện bán hàng thích xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với đội ngũ điều hành của bạn, họ cũng nên tương tác với các chuyên gia về vấn đề của bạn. Nếu không xây dựng mối quan hệ này, nhân viên chủ chốt có thể từ chối tham gia vào quá trình lựa chọn.

Đánh giá sự đáp ứng của nhà cung cấp

Phần mềm ERP bạn chọn phải đến từ một nhà cung cấp biết lắng nghe và đáp ứng nhu cầu của công ty bạn. Nếu một nhà cung cấp phản ứng nhanh trong quá trình bán hàng, họ có khả năng đáp ứng trong quá trình thực hiện và đây là lúc sự tham gia đặc biệt quan trọng.

Huấn luyện ban điều hành để đối phó với các nhà cung cấp

Rất có khả năng ít nhất một nhà cung cấp sẽ bỏ qua bạn tại một số điểm trong quy trình và đi thẳng đến một người nào đó cao hơn trong công ty. Đội ngũ điều hành của bạn nên được hướng dẫn về cách xử lý đại diện khi họ gọi điện. Điều này có thể có nghĩa là chuyển hướng điều tra đến nhóm dự án ERP.

Hãy để một nhà cung cấp tự rút lui nếu cần thiết

Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng cơ hội thành công của họ là mong manh, họ có thể bỏ qua thỏa thuận. Công ty của bạn nên cho phép các nhà cung cấp tự loại. Xét cho cùng, đó là một dấu hiệu xấu nếu nhà cung cấp không tự tin vào khả năng cạnh tranh của sản phẩm.

Xác định rõ phạm vi

Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu nhà cung cấp làm gì và không chịu trách nhiệm trong quá trình thực hiện. Ví dụ, ai chịu trách nhiệm dịch chuyển dữ liệu ERP và đào tạo người dùng cuối?

Tìm người thực hiện tốt nhất

Nghe có vẻ lạ, các công ty phần mềm không phải lúc nào cũng là người thực hiện tốt nhất phần mềm của mình. Trên thực tế, bạn thường có thể tìm thấy những người triển khai tốt hơn với chi phí thấp hơn bằng cách thuê một đại lý bán lẻ giá trị gia tăng (VAR).

8 Thuê một nhà tư vấn ERP độc lập

Thật không may, nhiều chuyên gia tư vấn ERP quá nhanh để đưa ra các khuyến nghị dựa trên sự thiên vị, những cú đá từ các nhà cung cấp ERP và thiếu kiến ​​thức về các giải pháp phần mềm khác nhau.

Các chuyên gia tư vấn ERP độc lập, mặt khác, mang lại một quan điểm trung lập cho quá trình lựa chọn.

Ngoài việc độc lập, các chuyên gia tư vấn nên có kinh nghiệm trong ngành của bạn. Kinh nghiệm đặc thù của ngành có nhiều lợi ích cho công ty của bạn. Ví dụ, nó cho phép các chuyên gia tư vấn xác định quy trình nào của bạn nên được tiêu chuẩn hóa và quy trình nào cần được phân biệt.

Một nhà tư vấn ERP độc lập, như chúng tôi sẽ giúp bạn theo dõi tất cả các thực tiễn tốt nhất được nêu trong bài đăng này. Chúng tôi sẽ giúp bạn tìm một hệ thống ERP phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.