Nhiều công ty hiện đang sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chứ không phải ứng dụng phần mềm kế toán. Một hệ thống ERP khác với phần mềm kế toán ở chỗ không chỉ thực hiện nhiệm vụ liên quan đến kế toán, mà còn xử lý nhiều phần hành khác liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.
Một phần mềm ERP thực chất là một bộ giải pháp gồm nhiều module được kết hợp để quản lý kế toán, lập kế hoạch và phát triển sản phẩn, sản xuất, quản lý hàng tồn kho, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự tiền lương và các hoạt động kinh doanh khác. Không giống như chi phí cho một phần mềm kế toán, chi phí đầu tư cho một giải pháp ERP gồm nhiều hạng mục, chi tiết như sau:
- Triển khai phần mềm
- Đào tạo người dùng
- Chỉnh sửa và phát triển tính năng
- Thiết kế lại quy trình
- Bảo trì phần mềm
- Nâng cấp phần mềm
- Hỗ trợ
Cùng tìm hiểu chi tiết các chi phí đầu tư cho một dự án ERP bao gồm những khoản mục gì!
1 Chi phí 1: Triển khai phần mềm
Doanh nghiệp bạn sẽ cần phải có các chuyên gia để cài đặt và cấu hình hệ thống ERP mới, vì vậy công ty bạn sẽ cần phải tính đến những chi phí triển khai trong tổng chi phí sở hữu phần mềm ERP. Do phần mềm ERP là một ứng dụng phần mềm phức tạp, vì vậy doanh nghiệp bạn sẽ cần phải thay đổi và nâng cấp hệ điều hành, máy chủ, phần cứng và ứng dụng khác mà công ty bạn đang sử dụng trên hệ thống mạng để phù hợp với hệ thống ERP mới.
Doanh nghiệp bạn cũng sẽ cần phải – hoặc đúng hơn là thiết lập một môi trường thử nghiệm như là một phần của việc triển khai phần mềm, để có thể kiểm tra hệ thống ERP mà không sợ bị ảnh hưởng đến dữ liệu thực tế của công ty bạn.
2 Chi phí 2: Đào tạo người dùng
Như đã đề cập ở trên, một hệ thống ERP là một ứng dụng phần mềm phức tạp mà có thể được coi như một bộ các chương trình phần mềm tương thích với nhau. Nhân viên của doanh nghiệp bạn sẽ cần phải được đào tạo về cách sử dụng chương trình, bởi vì một hệ thống ERP sẽ không trực quan và dễ dàng sử dụng như một chương trình mềm kế toán cơ bản. Nhân viên của công ty bạn sẽ cần thời gian để được đào tạo cách sử dụng.
Thông thường, các nhà cung cấp ERP sẽ có dịch vụ đào tạo bổ sung theo yêu cầu của doanh nghiệp với mức giá được tính theo ngày công (manday). Đôi khi công ty bạn cần phải tìm chuyên gia tư vấn chuyên về hệ thống ERP để tư vấn cho doanh nghiệp bạn làm thế nào để sử hệ thống ERP sao cho hiệu quả. Trong cả hai trường hợp, doanh nghiệp bạn sẽ cần chú ý đến các yếu tố chi phí bổ sung này trong bảng phân tích khi xem xét các hệ thống ERP trước khi quyết định đầu tư.
3 Chi phí 3: Chỉnh sửa và phát triển tính năng
Các chức năng được gói gọn trong một hệ thống ERP thông thường sẽ không đủ cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Công ty bạn sẽ cần phải chịu thêm khoản chi phí trong việc phát triển tính năng, các báo cáo để hỗ trợ đội ngũ nhân sự của công ty bạn thực hiện các công việc hàng ngày, hàng tháng của họ một cách dễ dàng.
Một phần mềm ERP có thể lưu trữ một lượng thông tin đáng kể, nhưng người dùng sẽ bị hạn chế việc truy cập thông tin. Do đó, doanh nghiệp bạn cần phải có đội ngũ nhân viên CNTT dành riêng để phát triển các báo cáo cho từng phòng ban khác nhau, để quá trình kinh doanh và phân tích được thực hiện kịp thời.
4 Chi phí 4: Thiết kế lại quy trình
Nếu công ty bạn đang nâng cấp từ một chương trình phần mềm kế toán sang một hệ thống ERP, thì doanh nghiệp bạn sẽ chắc chắn có rất nhiều quy trình sẽ cần phải được thiết kế lại. Đối với các công ty sử dụng phần mềm kế toán, sẽ có nhiều công việc được thực hiện bên ngoài phần mềm hoặc làm thủ công theo một định dạng văn bản giấy hoặc trong một ứng dụng của bên thứ ba như MS Excel.
Việc sử dụng phần mềm ERP, về mặt lý thuyết sẽ có rất nhiều các công việc được thực hiện tự động bởi phần mềm để tăng độ chính xác và hiệu quả. Thậm chí nếu công ty bạn đang thay đổi hệ thống ERP, việc thay đổi lại quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng sẽ xảy ra. Trong một vài trường hợp các quy trình mà công ty bạn đang thực thi sẽ trùng với các quy trình của phần mềm ERP mới.
5 Chi phí 5: Bảo trì phần mềm
Doanh nghiệp bạn sẽ cần phải duy trì hệ thống ERP của mình vì vậy công ty bạn sẽ cần phải tính đến yếu tố chi phí này. Chi phí ERP có thể bao gồm phần cứng, mạng và chi phí nhân công của phòng IT và các phòng ban khác để đảm bảo hệ thống có thể chạy đúng.
6 Chi phí 6: Nâng cấp phần mềm
Giống như tất cả chương trình phần mềm khác, hệ thống ERP cũng yêu cầu nâng cấp hệ thống định kỳ để tránh trở nên lỗi thời. Doanh nghiệp bạn nên xem xét mức độ thường xuyên để nâng cấp phần mềm và công ty bạn sẽ được gì khi trả khoản phí nâng cấp này. Doanh nghiệp cũng nên cân nhắc bất kỳ việc nâng cấp nào cũng sẽ ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh, ngoài ra cũng yêu cầu nâng cấp thêm phần cứng và các phần mềm bổ sung để hệ thống hoạt động trơn tru hơn.
7 Chi phí 7: Hỗ trợ
Nhân viên của doanh nghiệp khi thao thác trên phần mềm đôi khi sẽ gặp một số sự cố, sẽ gây ra nhiều lỗi trên hệ thống ERP, do đó việc đảm bảo phần mềm ERP hoạt động tốt thì nhà cung cấp sẽ phải hỗ trợ đầy đủ về mặt kỹ thuật để giải quyết những vấn đề này.
Trên đây là 07 chi phí trong một dự án ERP, tuy nhiên sẽ còn rất nhiều chi phí ẩn khác trong dự án. Để tìm hiểu rõ hơn về các chi phí ẩn, tham khảo bài viết sau đâu của chúng tôi:
