Ngày nay các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể mua các chương trình kế toán “đóng gói” với chi phí rất thấp. Nhưng đối với các doanh nghiệp lớn hơn, họ thường sẽ có các phần mềm kế toán ERP để phục vụ công tác quản lý hoạt động kinh doanh, tài chính, sản xuất của họ.
Các phần mềm kế toán thực hiện các chức năng như lập hóa đơn, xử lý thanh toán, trả lương và cung cấp các báo cáo kế toán thường xuyên như giao dịch tài khoản, báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán.
Sự ra đời của các hệ thống kế toán trên máy vi tính mang lại những lợi ích rất lớn như tốc độ và tính chính xác của thông tin. Và có lẽ quan trọng nhất là khả năng nhìn thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp trong thời gian thực.
Một gói kế toán cơ bản sẽ cung cấp một số tính năng như sau:
- Nhập và in ra các hóa đơn bán hàng trên màn hình
- Tự động cập nhật các tài khoản khách hàng trong sổ cái bán hàng
- Nhập hoá đơn mua hàng của nhà cung cấp
- Tự động cập nhật tài khoản của nhà cung cấp trong sổ cái
- Thanh toán cho nhà cung cấp và các chi phí
- Tự động cập nhật sổ nhật ký chung
- Tự động điều chỉnh tồn kho khi có giao dịch nhập xuất hàng trong kho
- Tính toán và theo dõi tài sản cố định, khấu hao và phân bổ chi phí
- Tự động tính toán bảng lương và các khoản liên quan
Ngoài ra, các ứng dụng kế toán còn có thể cung cấp những báo cáo ngay lập tức cho quản lý, ví dụ:
- Tóm tắt các khoản nợ của khách hàng – bảng chi tiết các khoản khách hàng đang quá hạn thanh toán
- Bảng cân đối thử, bảng cân đối kế toán, các giao dịch tài chính và báo cáo lãi lỗ.
- Định giá hàng trong kho
- Phân tích bán hàng
- Báo cáo ngân sách và phân tích phương sai
- Kiểm soát báo cáo phân tích lương
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý thông tin điều hành doanh nghiệp BI
Khi sử dụng một hệ thống kế toán trên máy tính, màn hình nhập liệu đã được thiết kế để dễ dàng sử dụng. Ưu điểm chính là mỗi giao dịch là chỉ cần nhập một lần, không giống như hệ thống thủ công phải cần đến hai hoặc ba lần nhập.
Hệ thống sổ cái được tích hợp hoàn toàn. Điều này có nghĩa là khi một giao dịch kế toán được nhập vào máy tính, nó sẽ được tự động ghi lại trong một số hồ sơ kế toán khác nhau cùng một lúc.
Những ưu điểm chính của một phần mềm kế toán gồm có:
- Tốc độ – Việc xây dựng sẵn các dữ liệu như khách hàng và nhà cung cấp cũng như thông tin tồn kho có thể giúp kế toán thao tác nhanh hơn nhiều so với bất kỳ quá trình xử lý thủ công nào.
- Tự động – Các giao dịch kế toán được thực hiện tự động như tạo hóa đơn, giấy báo có, đơn đặt hàng, in bảng kê và hồ sơ lương…
- Chính xác – Do thông tin chỉ nhập 1 lần và được kế thừa sang các phần hành khác, nên số liệu ít có chỗ cho sai sót.
- Thông tin luôn cập nhật – Hồ sơ kế toán được cập nhật tự động và do đó số dư tài khoản sẽ luôn được cập nhật tức thời.
- Tính sẵn có của thông tin – Dữ liệu có sẵn ngay lập tức và có thể được cung cấp cho những người dùng khác nhau ở các vị trí khác nhau cùng một lúc.
- Thông tin quản lý – Có thể được tạo ra để giúp quản lý giám sát và kiểm soát hoạt động kinh doanh, ví dụ như phân tích tuổi nợ của các khách hàng, hệ thống sẽ cho biết tài khoản khách hàng nào đã quá hạn, báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán.
- Tính dễ đọc – Dữ liệu trên màn hình và dữ liệu in phải luôn rõ ràng và do đó sẽ tránh được những sai sót trong nhập liệu.
- Tiết kiệm chi phí – các chương trình kế toán trên máy vi tính giúp làm giảm thời gian tính toán và giảm chi phí kiểm toán do hồ sơ được gọn, cập nhật và chính xác.
