Để đầu tư một hệ thống ERP cho doanh nghiệp chứa rất nhiều yếu tố, thực tế đã chứng minh có rất nhiều dự án ERP triển khai không thành công. Ngoài việc chi phí đầu tư ban đầu, doanh nghiệp cần phải chú ý những điểm sau để triển khai dự án ERP thành công. Vậy những nhân tố nào sẽ quyết định thành công dự án? Sau đây là các nhân tố quyết định thành công của dự án:
Cam kết hỗ trợ của Ban Lãnh đạo doanh nghiệp
- Chỉ đạo và định hướng chiến lược theo đúng phạm vi dự án
- Chỉ định nhóm ra quyết định cho các vấn đề của dự án, đặc biệt là thay đổi trong quy trình quản lý, nghiệp vụ trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình
- Giải quyết kịp thời các phát sinh ngoài phạm vi dự án
- Tham gia vào các cuộc họp kết thúc giai đoạn của dự án
- Chỉ đạo các đơn vị trong phạm vi dự án
- Chuẩn bị đủ số lượng và chất lượng các nguồn lực trong dự án
- Thực hiện các công việc dự án theo đúng kế hoạch đặt ra.
- Cam kết chuẩn bị đủ nguồn lực thực hiện dự án
Cam kết hỗ trợ của Ban Lãnh đạo đơn vị tư vấn
- Chỉ đạo và định hướng chiến lược theo đúng phạm vi dự án
- Cung cấp đủ nguồn lực thực hiện dự án như đã cam kết trong quá trình thực hiện dự án
- Kiểm tra chất lượng các kết quả chuyển giao, đảm bảo dự án thực hiện đúng kế hoạch.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh hiệu quả, kịp thời.
Giám đốc Dự án của đơn vị tư vấn và Trưởng Ban Quản lý Dự án của doanh nghiệp
- Kiểm soát được phạm vi của dự án. Xác định rõ các mục tiêu cụ thể
- Phát hiện sớm các vướng mắc và giải quyết ngay khi có thể.
- Các thay đổi ngoài phạm vi phải được Ban lãnh đạo phê duyệt
- Liên tục cập nhật thông tin và các lợi ích ứng dụng của hệ thống cho toàn bộ doanh nghiệp định kỳ.
- Thường xuyên xem xét tài liệu chuyển giao
- Tài liệu về quy trình nghiệp vụ sau khi được thống nhất à phê duyệt, phải tuân thủ tuyệt đối khi sử dụng.
- Phê duyệt kịp thời các kết quả của dự án
Sự tham gia của người dùng
- Các chuyên gia, người dùng chính tham gia vào quá trình thiết kế, đảm bảo nghiệp vụ được thông suốt từ giai đoạn phân tích đến giai đoạn đưa vào sử dụng.
- Người dùng chính phản ánh và đóng góp vào các kết quả sử dụng hệ thống.
- Người dùng chính phải là người tham gia trong quá trình hoạt động của nghiệp vụ
- Các chức năng của phần mềm phải được giới thiệu và đào tạo sớm cho người dùng
Nhóm dự án của đơn vị tư vấn và doanh nghiệp
- Đội dự án đơn vị tư vấn đã có kinh nghiệm triển khai dự án
- Các thành viên đội dự án nắm vững công nghệ
- Thành viên đội dự án hiểu rõ yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp và trách nhiệm kiểm tra hệ thống.
- Đội ngũ chính của dự án phải cam kết tham gia dành thời gian cho dự án cụ thể:
- Quản trị dự án đơn vị tư vấn/ Giám đốc Dự án đơn vị tư vấn/ Trưởng Ban quản lý dự án doanh nghiệp: đảm bảo thời gian theo sát dự án để đôn đốc, quản lý đảm bảo dự án theo đúng tiến độ
- Người dùng chính (key user) :
- Trước thời điểm đào tạo Key User: phải dành thời gian tham gia dự án trong quá trình khảo sát, phân tích giải pháp, phân tích yêu cầu báo cáo theo yêu cầu của dự án
- Sau thời điểm đào tạo Key User: phải giành thời gian tối thiểu 60% cho dự án đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được phân công: nắm vững hệ thống, trao đổi nghiệp vụ, giải quyết các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm
