Triển khai ERP thành công được thực hiện theo từng giai đoạn. Với mỗi giai đoạn đi kèm là một tập hợp các sản phẩm, tiêu chí hoàn thành và thực tiễn tốt nhất.
Tùy thuộc vào phương pháp triển khai ERP được chọn cho dự án của doanh nghiệp bạn, bạn có thể có nhiều hoặc ít giai đoạn hơn so với những gì chúng tôi đã liệt kê dưới đây. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, không có một quy chuẩn nào phù hợp với tất cả các phương pháp tiếp cận.
Tuy nhiên, có một cấu trúc cơ bản hầu hết các dự án thành công đều tuân theo. Ở cấp độ cao, hầu hết các dự án ERP đều yêu cầu chiến lược triển khai gồm sáu giai đoạn: lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng, thử nghiệm, triển khai và tối ưu hóa.
Bất kể kế hoạch thời gian dự án của bạn có bao nhiêu giai đoạn, hoặc bạn gọi các giai đoạn là gì, mỗi giai đoạn đều có một hoặc nhiều yếu tố thành công quan trọng xác định chúng. Lập kế hoạch và giám sát từng yếu tố thành công là một cách để đảm bảo dự án ERP thành công.
Các yếu tố thành công triển khai ERP
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
Một trong những giai đoạn thường được thực hiện, giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn này chứa yếu tố thành công quan trọng nhất – xác nhận KPI. Đây là nơi bạn xem xét các lợi ích kinh doanh và các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) bạn đã xác định trước khi lựa chọn ERP.
Trong khi xem xét KPI, bạn nên đảm bảo chúng thực tế và có thể đo lường được. Nó cũng quan trọng để đảm bảo rằng KPI của bạn có liên quan. Nói cách khác, bạn đang đo lường những điều đúng đắn, hay chỉ đo lường một cái gì đó cho riêng mình?
Các KPI này là một công cụ quản lý dự án sẽ giúp bạn liên tục theo dõi xem dự án của bạn có đang đi đúng hướng để đạt được các lợi ích mong đợi hay không.
Giai đoạn 2: Thiết kế
Giai đoạn thiết kế là một trong những giai đoạn phân tích sâu hơn về kế hoạch triển khai ERP và liên quan đến các hoạt động như kế hoạch chi tiết kinh doanh.
Nếu bạn đã thu thập các yêu cầu ERP của mình trong quá trình lựa chọn ERP, thì bạn đã có một nền tảng tốt để tạo ra một kế hoạch kinh doanh. Mặc dù danh sách các yêu cầu của bạn chưa xem xét chức năng ERP cụ thể, kế hoạch chi tiết của bạn nên dựa trên chức năng cụ thể vì bạn đã chọn hệ thống rồi.
Mặc dù bạn có thể đã thấy một bản demo ERP giải quyết các yêu cầu kinh doanh của mình, nhưng điều quan trọng là phải xác nhận lại tính khả thi kỹ thuật của các yêu cầu này. Làm thế nào để bạn làm điều này? Cung cấp chi tiết kế hoạch kinh doanh của bạn cho nhà cung cấp ERP của bạn, để họ có thể sử dụng nó để định cấu hình hệ thống ERP trong giai đoạn triển khai tiếp theo.
Giai đoạn 3: Xây dựng
Trong giai đoạn xây dựng, phần mềm ERP được cấu hình để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn và bộ mã được triển khai để thu hẹp khoảng cách giữa các chức năng. Mặc dù mã chất lượng là một yếu tố thành công rõ ràng, có một yếu tố khác cũng quan trọng không kém: các trường hợp thử nghiệm đơn vị.
Các trường hợp kiểm thử đơn vị phải kỹ lưỡng và bao gồm không chỉ các tình huống tốt nhất mà cả các trường hợp ngoại lệ. Càng nhiều trường hợp kiểm thử đơn vị mà mã mới đi qua, các lỗi ít có khả năng sẽ được báo cáo sau trong dự án.
Các trường hợp thử nghiệm này có thể được viết bởi các nhà phát triển, chuyên gia tư vấn ERP hoặc nhà phân tích kinh doanh để kiểm tra các tính năng chính, nhưng cuối cùng, các bên liên quan kinh doanh phải ký vào các trường hợp thử nghiệm để đảm bảo chúng hợp lệ và cung cấp thông tin chính xác.
Giai đoạn 4: Kiểm tra
Các trường hợp kiểm tra chất lượng cũng là một yếu tố thành công trong giai đoạn thử nghiệm. Điều này đúng với tất cả các loại thử nghiệm: thử nghiệm quy trình, thử nghiệm tích hợp hệ thống, thử nghiệm chấp nhận của người dùng và thử nghiệm hiệu suất.
Cho dù bạn có một trăm hay mười nghìn trường hợp thử nghiệm, tỷ lệ phần trăm của các trường hợp vượt qua là yếu tố thành công chính cho giai đoạn này. Số lượng lỗi nghiêm trọng cao còn tồn tại trước khi go-live có thể giúp bạn xác định nên tiếp tục đi / không đi.
Cũng trong giai đoạn này, các số liệu hiệu suất nên được nắm bắt và báo cáo. Hiệu suất của hệ thống ERP càng tốt, người dùng sẽ càng chấp nhận nó.
Giám sát hiệu suất hệ thống trong suốt quá trình thực hiện (và thậm chí sau đó) được khuyến nghị và không nên chỉ xảy ra trong giai đoạn thử nghiệm.
Giai đoạn 5: Triển khai
Một kế hoạch giải quyết việc dịch chuyển dữ liệu ERP là một yếu tố thành công quan trọng trong giai đoạn triển khai.
Liệt kê tất cả các bước cần thiết để chuẩn bị môi trường thực thi là cần thiết để giúp nhóm của bạn chuẩn bị cho go-live. Kế hoạch càng chi tiết, càng có nhiều khả năng thành công. Chúng tôi khuyên bạn nên bao gồm các chi tiết như ai chịu trách nhiệm cho hành động đó và khi nào người đó nên hoàn thành nó.
Một yếu tố thành công khác trong giai đoạn triển khai là đào tạo người dùng cuối. Khi người dùng chuẩn bị sử dụng các giải pháp ERP mới, họ có nhiều khả năng chấp nhận chúng và ít có khả năng báo cáo các lỗi hơn.
Điều phổ biến là người dùng chưa được đào tạo sẽ báo cáo nhiều lỗi không phải là lỗi – thay vào đó họ là các quy trình không chính xác hoặc các bước đào tạo bị bỏ lỡ. Ngay cả khi các sự cố mà người dùng đang báo cáo không thực sự là lỗi, thì người dùng cuối vẫn có thể phải liên tục phải gọi cho bộ phận trợ giúp.
Giai đoạn 6: Tối ưu hóa
Một yếu tố thành công quan trọng cho giai đoạn tối ưu hóa là điểm chuẩn hiệu suất. Mặc dù bạn có thể đã thực hiện kiểm tra hiệu suất trong các giai đoạn trước của dự án, nhưng phải đến khi người dùng thực sự hoạt động trong môi trường thật với dữ liệu thực thì mới có thể đo được hiệu suất chính xác. Tiếp tục theo dõi và cải thiện hiệu suất sau khi go-live là rất quan trọng để tối đa hóa lợi ích kinh doanh ERP.
Các yếu tố khác giúp việc triển khai ERP thành công
Mặc dù chúng tôi không đề cập đến tất cả các yếu tố thành công cho từng giai đoạn thực hiện, bài chia sẻ này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan. Nhiều yếu tố thành công mà chúng tôi không thảo luận là các hoạt động trải rộng toàn bộ dự án và không thể giới hạn trong một giai đoạn cụ thể.
Ví dụ, quản lý thay đổi tổ chức nên là một trọng tâm liên tục trong suốt quá trình lựa chọn và trong mỗi giai đoạn thực hiện. Phát triển lợi ích ERP là một hoạt động liên tục khác không nên bỏ qua.
Để tìm hiểu thêm về các hoạt động dự án cụ thể theo giai đoạn hoặc liên tục, bạn có thể trò chuyện với các chuyên gia tư vấn về chuyển đổi kinh doanh và ERP của chúng tôi. Chúng tôi đã giúp các công ty thực hiện thành công cả hai khía cạnh kỹ thuật và kinh doanh trong các dự án ERP của họ.
