Khi các tổ chức quyết định triển khai phần mềm ERP, họ thường nhảy ngay vào chọn lựa giải pháp ERP mà thường không giành thời gian để chuẩn bị. Họ cho rằng họ có thể chọn công nghệ phù hợp bằng cách đơn giản là đánh giá các tính năng và lợi ích của phần mềm.
Tuy nhiên, có rất nhiều hoạt động trước khi lựa chọn ERP. Trước khi bạn bắt đầu nghĩ về các nhà cung cấp ERP hoặc tìm hiểu các danh sách hệ thống ERP hàng đầu, hãy câần nhắc tập trung vào 7 hoạt động sau:
Đảm bảo bạn đã sắp xếp lại tổ chức
Chìa khóa để lựa chọn phần mềm ERP thành công là đảm bảo các bên liên quan trong tổ chức của bạn đã hiểu và đồng ý với mục tiêu chiến lược mà bạn đề ra. Sau đó, bạn có thể cân nhắc làm thế nào bạn có thể sử dụng công nghệ để đạt được những mục tiêu đó, chẳng hạn như cải thiện trải nghiệm khách hàng, tạo một mô hình kinh doanh mới hoặc là tạo ra doanh thu mới.
Đây không phải là thời gian để tập trung vào những công nghệ cụ thể mà để thiết lập một nền tảng để cuối cùng giúp bạn đánh giá các nhà cung cấp ERP dựa trên khả năng của họ để kích hoạt chiến lược của bạn.
Phát triển một trường hợp kinh doanh cụ thể
Bạn mong đợi gì từ những lợi ích mà phần mềm ERP mới mang lại? Chi phí dự kiến là bao nhiêu? Biết được câu trả lời cho những câu hỏi này là rất quan trọng để khẳng định với giám đốc điều hành khi hỏi về ROI của đầu tư ERP. Để thực sự thắng họ, bạn nên phác thảo chính xác bao nhiêu công nghệ mới sẽ kích hoạt mục tiêu chiến lược của tổ chức bạn. Hầu hết các thất bại ERP có thể tránh được bằng việc đảm bảo các bên liên quan hiểu được vai trò của công nghệ trong dịch chuyển số.
Giảm thiểu sự phản ứng khi thay đổi
Ngay khi bạn đưa ra quyết định triển khai phần mềm ERP mới, bạn cần thông báo đến toàn bộ nhân viên. Bạn có thể không biết những công nghệ cụ thể nào sẽ được tham gia, nhưng không bao giờ là quá sớm để bắt đầu truyền thông về các mục tiêu tổng thể của việc triển khai ERP trong tương lai. Bằng cách đánh giá văn hóa của tổ và sự cởi mở của nhân viên bạn để thay đổi, bạn có thể phát triển chiến lược quản lý thay đổi tổ chức để giúp nhân viên nắm bắt sự thay đổi.
Khuyến khích nhân viên không chỉ là việc sử dụng hệ thống ngày càng tăng. Việc khích lệ nhân viên rất là quan trọng trước khi triển khai ERP. Ví dụ, các nhân viên có thể cung cấp thông tin đầu vào hữu ích trong quá trình lựa chọn. Xây dựng sự nhiệt tình trước khi lựa chọn có thể tối đa hóa sự tương tác trong tương lai của nhân viên.
Định nghĩa các yêu cầu kinh doanh
Có rất nhiều tổ chức không có các quy trình được định nghĩa rõ ràng, nhưng khi họ bắt tay vào dự án ERP của họ, họ nhận ra sự cần thiết của việc lập các lưu đồ quy trình nghiệp vụ. Việc ghi nhận các quy trình nghiệp vụ hiện tại giúp bạn ưu tiên các tính năng và xác định các cơ hội để cải tiến.
Trong khi không có hệ thống ERP nào sẽ giải quyết mọi yêu cầu kinh doanh, các lưu đồ quy trình cung cấp bạn một ý tưởng về các yêu cầu nào là quan trọng nhất. Lập lưu đồ kinh doanh cũng có thể giúp bạn hiểu được ai là người kiểm soát dữ liệu và quy trình đó, vì thế bạn biết ai sẽ là người tham gia vào quá trình lựa chọn phần mềm ERP.
Chuyển đổi quy trình kinh doanh
Mặc dù một số quy trình chỉ cần cải tiến gia tăng, các quy trình liên quan đến lợi thế cạnh tranh của bạn cần được “đại tu” một cách hoàn chỉnh. Nói cách khác, họ cần phải tái cấu trúc quy trình kinh doanh. Đây là phương pháp tiếp cận để thiết kế doanh nghiệp tập trung vào việc phá vỡ các chức năng cũ và cung cấp sự hiểu biết về quy trình từ đầu đến cuối. Nó liên quan đến việc suy nghĩ về mục đích của từng quá trình và sự khác biệt giữa các chức năng.
Cuối cùng, cách tiếp cận này xây dựng quy trình hiệu quả và sẽ hướng dẫn bạn lựa chọn giải pháp ERP. Nếu một hệ thống không thể hỗ trợ tối ưu hóa các quy trình của bạn, thì hệ thống đó không phù hợp với tổ chức của bạn.
Hiểu các cách triển khai phần mềm
Bạn có muốn phần mềm ERP ở trong doanh nghiệp bạn dưới sự hỗ trợ của bộ phận IT hay là ở một nơi lưu trữ bên ngoài? Các tổ chức phức tạp cần đội ngũ IT lớn để kiểm soát, và triển khai tại doanh nghiệp, trong khi các tổ chức nhỏ cần kiểm soát ít hơn thường thuê IT ngoài. Đây là một số thuật ngữ bạn có thể gặp phải khi bạn đang đánh giá các phương án triển khai:
- Cloud ERP: Phần mềm được lưu trữ trong một môi trường bên ngoài, đó là một người thuê hoặc nhiều người thuê.
- SaaS ERP: Phần mềm quản lý bởi một nhà cung cấp cụ thể trên môi trường điện toán đám mây và cung cấp cho nhiều người thuê.
- On-premise ERP: Phần mềm được lưu trữ ngay tại chính tổ chức của bạn.
- Hybrid Cloud: Đây là sự kết hợp giữa lưu trữ tại doanh nghiệp và điệm toán đám mây.
- Managed Services: Tất cả các nền tảng và công nghệ được cung cấp bởi nhà cung cấp bên ngoài.
Phát triển một chiến lược CNTT
Ngoài việc các tùy chọn triển khai, có một số chiến lược CNTT khác để thực hiện trước khi lựa chọn ERP. Ví dụ: bạn cần phải xác định một chiến lược tích hợp – bạn muốn một hệ thống ERP đơn lẻ hay hệ thống ERP tốt nhất? Trong khi hệ thống ERP tốt nhất có thể giúp bạn xây dựng lợi thế cạnh tranh, chúng cũng tạo ra những kỹ thuật phức tạp, các thách thức tích hợp và các vấn đề dữ liệu.
Rất nhiều tổ chức triển khai hệ thống ERP đơn lẻ trước vì nó cho phép tiêu chuẩn hóa, nó có thể làm giảm sự kháng cự khi thay đổi. Tuy nhiên, các hệ thống ERP đơn lẻ không cho phép bạn sự linh hoạt để chọn lựa phần mềm tốt nhất cho từng khu vực chức năng của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể cần nhiều tùy chỉnh phần mềm, điều này là tốn kém.
Lựa chọn hệ thống ERP
Bảy hoạt động này sẽ giúp bạn thiết lập một nền tảng để từ đó bạn có thể đánh giá hiệu quả các nhà cung cấp ERP. Bây giờ bạn có các thông tin cần thiết để phân tích sự phù hợp về các chức năng và kỹ thuật của bất kỳ công nghệ nào trên thị trường. Bạn biết những tiêu chí nào quan trọng nhất đối với tổ chức của bạn, vì vậy bạn có thể thu hẹp các lựa chọn tiềm năng của mình cho đến khi bạn tìm thấy công nghệ nó hỗ trợ chiến lược và cải thiện lợi thế canh tranh của bạn.
