[vc_row][vc_column][vc_column_text]
Có nhiều phần mềm quản lý tài chính trên thị trường hiện nay, với chức năng chuyên biệt cho các doanh nghiệp hoạt động ở các ngành nghề và quy mô khác nhau. Hơn nữa, mô hình kinh doanh đặc thù của các doanh nghiệp cũng khiến tính năng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp này có thể khác với tính năng của doanh nghiệp kia. Kế toán dự án, kế toán quản lý quỹ, kế toán tài sản cố định… là những ví dụ về sự đa dạng của nhu cầu phần mềm kế toán. Thêm vào đó, sự thay đổi liên tục của các tiêu chuẩn, các yêu cầu tuân thủ, nền tảng công nghệ… ngày càng khiến cho việc chọn ra phần mềm phù hợp trở nên rối rắm. Vì vậy bài viết này được tạo ra là để giúp cho quá trình lựa chọn của quý vị có nhiều sự hỗ trợ nhất.
Sau đây là các nội dung chúng tôi đề cập
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp là gì?
- Các phân hệ của phần mềm kế toán
- Nên sử dụng loại phần mềm kế toán nào?
- Xu thế thị trường
- Lợi ích và các vấn đề cần lưu ý
- Các sự kiện liên quan gần đây
[/vc_column_text][vc_single_image image=”1534″ img_size=”full” add_caption=”yes” alignment=”center” image_hovers=”false” lazy_loading=”true”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
Phần mềm kế toán Doanh nghiệp là gì?
Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi các giao dịch tài chính trong tổ chức của mình. Các phân hệ phần mềm kế toán cơ bản bao gồm sổ cái, các khoản nợ phải thu (kế toán bán hàng), các khoản nợ phải trả (kế toán mua hàng), kế toán tiền lương và các mô-đun báo cáo. Phần mềm kế toán lõi này đôi khi còn kết hợp với các chức năng kế toán chuyên ngành cho từng doanh nghiệp cụ thể (ví dụ kế toán quỹ cho các các tổ chức phi lợi nhuận hay các tổ chức chính phủ). Do là một công cụ quản lý tài chính tối quan trọng, phần mềm kế toán luôn là một mô-đun trung tâm của giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
Các phân hệ của phần mềm kế toán
[/vc_column_text][vc_column_text]
| Chức năng | Mô tả |
| Phân hệ kế toán cơ bản | Phần mềm kế toán cốt lõi hỗ trợ các chức năng cơ bản và cần thiết để cân bằng tài chính cho doanh nghiệp. Các chức năng cốt lõi bao gồm kế toán tổng hợp (số cái), kế toán bán hàng (khoản phải thu), kế toán mua hàng (khoản phải trả), kiểm kê hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền mặt-tiền gửi-tiền vay, kế toán chi phí-giá thành… và mô-đun các báo cáo. Mọi doanh nghiệp đều cần các chức năng kế toán nền tảng này để quản lý các hoạt động tài chính của mình. |
| Kế toán dự án | Đây là mô-đun phần mềm giúp các doanh nghiệp chuyên kinh doanh dự án tối đa hiệu quả công việc và lợi nhuận bằng cách theo dõi chi tiết chi phí dự án. Doanh nghiệp có thể tham khảo chi phí dự án trong quá khứ và ước tính chi phí trong tương lai để từ đó chọn ra cách tiếp cận công việc sẽ đem lại lợi nhuận cao hơn. Chi phí dự án được xác định bởi các yếu tố như nhân công, tổng chi phí, vật tư, trang thiết bị… |
| Kế toán quỹ – ngân sách | Là giải pháp phần mềm hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ trong việc theo dõi sự phát triển và chi tiêu của các quỹ do họ quản lý. Các tổ chức phi lợi nhuận có thể theo dõi các khoản chi tiêu hoặc tài trợ để đảm bảo hoạt động quỹ đạt yêu cầu và đúng cách. Phần mềm kế toán quản lý quỹ này cũng cho phép cơ quan chính phủ đảm bảo rằng hoạt động quản lý ngân sách của họ đáp ứng các chuẩn mực kế toán công Nhà Nước Việt Nam. |
| Quản lý hàng tồn kho | Là chức năng kế toán giúp các công ty kiểm soát các định mức tồn kho chính xác để tránh thất thoát, tối đa hóa lợi nhuận, tránh bội chi và giảm thiểu các chi phí quản lý và khấu hao hàng tồn kho. Phân hệ quản lý hàng tồn kho phải đảm bảo hạn mức hàng tồn luôn được cập nhật sau mỗi giao dịch đặt hàng, bán hàng hay giao hàng. Các Nguyên Tắc Kế Toán Chung (GAAP) còn quy định cách thức cụ thể để kê khai hàng tồn kho nhằm đảm bảo giá trị hàng tồn kho được báo cáo chính xác cho dù đã bị khấu hao hay trải qua những thay đổi khác. Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt phải đảm bảo công tác này được thực hiện một cách chính xác. |
| Lập & thanh toán hóa đơn | Tính năng lập hóa đơn tự động của phần mềm giúp thu thập các thông tin thanh toán từ khách hàng hay nhà cung cấp rồi tự động lập hóa đơn mua/bán một cách nhanh gọn, thống nhất và triệt tiêu các lỗi con người hay mắc phải. Có rất biểu mẫu hóa đơn khác nhau được thiết kế để hỗ trợ việc in xuất hóa đơn tùy theo ngành nghề, mô hình kinh doanh, phương thức thanh toán, quy mô hoạt động… của doanh nghiệp ứng dụng. |
| Lập và dự báo ngân sách | Kế toán viên có thể sử dụng mô-đun này để dự đoán triển vọng tài chính của công ty bằng cách phân tích các dữ liệu tài chính trong quá khứ, kết hợp với việc đánh giá các điều kiện kinh doanh trong tương lai. Chức năng này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp lớn cần lập và dự báo ngân sách cho nhiều phòng ban khác nhau. Phân hệ nào càng có nhiều biến số thì sẽ cho ra các dự báo càng sát thực tế. |
| Quản lý tài sản cố định | Mô-đun phần mềm này theo dõi các tài sản cố định bằng cách cung cấp một cơ sở dữ liệu trung tâm về thông tin của các tài sản giá trị, bao gồm việc đi thuê, check in và check out (điều chuyển) tài sản, hạn hoàn trả, lập kế hoạch bảo trì, ghi nhận lịch sử kiểm toán, tính chi phí khấu hao. Lịch trình khấu hao là một yếu tố trung tâm của phân hệ phần mềm này. |
| Quản lý tiền lương | Phần mềm quản lý tiền lương giúp các doanh nghiệp theo dõi và xử lý các khoản tiền lương, bảo hiểm, thuế của các nhân viên. Nó giúp người sử dụng soạn và in ra các phiếu lương, tự động tính toán giữ lại và đóng các khoản thuế đóng cho chính phủ. Ngoài ra nó còn giúp lập ra các báo cáo pháp lý và báo cáo thuế theo định kỳ, tự động nhắc nhở kỳ hạn nộp các khoản phí cần thiết để giúp các doanh nghiệp tránh các khoản tiền phạt do chậm trễ. |
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
Phần mềm kế toán nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Trước khi đánh giá lựa chọn của bạn, bạn phải xác định phần mềm kế toán nào phù hợp với công ty bạn. Hơn 90% công ty sử dụng PMKT rơi vào một trong ba loại sau:
Doanh nghiệp nhỏ đang phát triển. Các doanh nghiệp nhỏ đang ngấp nghé muốn nâng cấp phần mềm kế toán cơ bản (như QuickBooks của Intuit) để hỗ trợ các chức năng phức tạp hơn (như dự báo nhu cầu, quản lý các tài khoản nội bộ, tăng lưu trữ dữ liệu,…vv). Các doanh nghiệp đang phát triển nâng cấp hệ thống của họ vì nhiều các lý do. Tính năng kế toán chuyên ngành sẽ trở nên quan trọng khi doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định.
Doanh nghiệp lớn. Là các tổ chức cần một giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp tổng thể (ERP). Thông thường, các phần mềm kiểu này sẽ bao gồm các chức năng để quản lý tài chính cho tổ chức có nhiều công ty con, hoạt động trên phạm vi quốc tế, có nhu cầu quản lý ngoại tệ và nhiều đòi hỏi khác chỉ có ở các công ty lớn… Do vậy, hệ thống phần mềm được tích hợp liền mạch quan trọng hơn tính năng cụ thể; tuy nhiên, các tính năng chuyên môn cũng rất cần thiết và người mua nên xem xét cả hai yếu tố này. SAP và Oracle là hai trong số các nhà phát triển lớn nhất có khả năng cung cấp hệ thống phần mềm tích hợp tổng thể và có hầu hết các tính năng quản lý tài chính phong phú trên thị trường.
Phần mềm kế toán chuyên ngành. Là kiểu người mua tập trung vào các chức năng đặc thù của ngành nghề kinh doanh cho doanh nghiệp của mình. Ví dụ, các tổ chức phi lợi nhuận cần đặc biệt xem xét các phần mềm có tính năng kế toán quỹ. Phương pháp này quản lý các quỹ theo một cách mà các nhà tài trợ quỹ khác nhau có thể xem báo cáo về từng khoản đóng góp của họ đã được sử dụng như thế nào. Trong khi đó, các công ty xây dựng, lắp ráp cơ khí hay cần một phần mềm kế toán có thể liệt kê chi tiết từng loại chi phí của dự án, quản lý tài sản đi thuê và các yếu tố chuyên ngành khác. Đối với công ty có nhu cầu đặc thù kiểu này thì tính năng quan trọng hơn khả năng tích hợp của phần mềm.
[/vc_column_text][vc_single_image image=”1535″ img_size=”full” add_caption=”yes” alignment=”center” image_hovers=”false” lazy_loading=”true”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]
Xu thế thị trường phần mềm kế toán
Khi bạn mua phần mềm kế toán, hãy cân nhắc các xu thế xử dụng phần mềm sau đây:
Phần mềm kế toán đám mây (SaaS). SaaS đang tăng tốc khi người mua nhận ra những lợi thế khó có thể bỏ qua như chi phí đầu tư ban đầu rẻ và thời gian triển khai nhanh gọn.
Ứng dụng kế toán trên thiết bị di động. Ứng dụng di động đang ngày càng được sử dụng rộng rãi, và lĩnh vực kế toán không ngoại lệ. Hãy đi một vòng tìm hiếu xem các ứng dụng kế toán được các nhà phát triển phần mềm làm đến đâu trên các thiết bị di động.
Chuyên môn hóa rõ nét hơn trong các ngành nghề. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp đòi hỏi các tính năng phần mềm chuyên sâu trong lĩnh vực hoạt động của họ, và các nhà cung cấp đang lắng nghe. Các sản phẩm một khi đã thành công phát triển bề rộng (horizontal) – như Sage MAS 90/200, QuickBooks, và Microsoft Dynamics – đang ngày càng thêm các tính năng mới theo chiều sâu (vertical) để phục vụ cho các ngành nghề cụ thể. Hãy liệt kê các tính năng phần mềm cần thiết cho lĩnh vực kinh doanh của bạn rồi tiến hành tìm kiếm các giải pháp phù hợp với các yêu cầu đó.
Giải pháp phần mềm phân tích & khai thác dữ liệu kinh doanh. Mối quan tâm đến giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh (Business Intelligence) đang ngày càng tăng. Business Intelligence tập hợp số lượng lớn các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (khách hàng, thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự…) rồi phân tích, tổ chức sắp xếp chúng vào các báo cáo được thiết kế sẵn nhằm dự báo và lên kế hoạch cải thiện chất lượng kinh doanh. Nhiều nhà cung cấp đang tích hợp giải pháp BI vào hệ thống ERP và các hệ thống quản lý tài chính của họ.
Lợi ích và các vấn đề cần lưu ý
Những lợi ích của phần mềm quản lý tài chính là rõ ràng: Kiểm soát tốt hơn các khoản chi phí và chi tiêu giúp nhanh chóng xác định được trách nhiệm của người ra quyết định về tài chính. Ngoài ra, phần mềm kế toán tạo ra các báo cáo theo nhiều cách khác nhau với thông tin được tóm tắt minh bạch để trình bày cho đúng đối tượng tham khảo. Ví dụ, tổ chức phi lợi nhuận có thể tạo các báo cáo cụ thể cho một mạnh thường quân về khoản tài trợ đã được chi tiêu một cách chi tiết và chính xác đến từng từng đồng. Điều này giúp cho tổ chức không chỉ trở nên đáng tin cậy hơn trong mắt các nhà đầu tư, nhà tài trợ và người cho vay mà còn tránh được các thiệt hại tài chính. Các phần mềm kế toán cũng cho phép các công ty đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực báo cáo cũng như các yêu cầu của chính phủ.
Tuy nhiên có một số vấn đề nên tránh khi chọn mua phần mềm kế toán. Những công ty trong ngành công nghiệp dọc nhất định phải đảm bảo các mô-đun cần thiết cho công ty cần phải được tích hợp đầy đủ. Ví dụ, các công ty kỹ thuật và xây dựng nên chọn một hệ thống phần mềm có mô-đun kế toán dự án. Một yếu tố cần xem xét là tỷ lệ tăng trưởng của công ty; người mua nên cân nhắc tốc độ tăng trưởng của công ty tại thời điểm mua phần mềm. Bằng cách này, công ty sẽ tránh được việc thấy phần mềm nhanh chóng bị lỗi thời mặc dù đã đầu tư đáng kể thời gian và kinh phívào việc lựa chọn và triển khai phần mềm.
Các sự kiện liên quan gần đây
Có rất nhiều sự kiện xảy ra liên quan đến phần mềm kế toán doanh nghiệp trong những ngày này. Các xu thế thị trường như việc các doanh nghiệp hưởng ứng trào lưu áp dụng phần mềm kế toán đám mây một cách rộng rãi, sự chuyên môn hóa ngày càng mạnh trong các ngành nghề và nhiều xu thế đang ngày càng tạo ra các yêu cầu mới. Các nhà cung cấp đang đáp ứng bằng cách phát triển bằng cách cung cấp các ứng dụng chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán trong mọi ngành nghề và lĩnh vực hoạt động. Một vài nhà cung cấp đang thu hút sự công nhận cho sự thành công của họ vì mục đích này. Chúng tôi đã nêu một vài giải pháp ở đây để bạn có thể xem xét khi thực hiện đánh giá phần mềm kế toán doanh nghiệp.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
