Nhìn thoáng qua, việc tổ chức demo ERP có vẻ như là một nhiệm vụ đơn giản – tìm một hệ thống có vẻ phù hợp với nhu cầu của bạn, gọi cho nhà cung cấp và nhờ người đại diện thực hiện bản demo. Bằng cách làm theo phương pháp này, bạn được đảm bảo sẽ thấy một số giải pháp phần mềm ấn tượng, nhưng bạn không thể tìm thấy một giải pháp thực sự phù hợp với nhu cầu của mình.
Mặc dù các nhà cung cấp ERP tự tin rằng họ có giải pháp ERP tốt nhất cho công ty của bạn, nhưng trách nhiệm của nhóm dự án ERP là phải tìm hiểu kỹ các thông tin này. Ngoài ra, nhân viên của bạn nên cung cấp số liệu đầu vào để tìm ra hệ thống ERP nào phù hợp nhất với quy trình và chiến lược kỹ thuật số của công ty bạn.
Cách tốt nhất để nhân viên cung cấp dữ liệu đầu vào là tham dự các bản giới thiệu phần mềm và cung cấp phản hồi dựa trên định tính và định lượng. Công ty của bạn nên lên lịch trình bày bản demo cho từng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của mỗi nhà cung cấp trong danh sách rút gọn và mời nhân viên từ mọi bộ phận liên quan đến tham dự.
Với phương pháp phù hợp và hướng dẫn độc lập, bạn có thể tổ chức các bản demo ERP giúp công ty của bạn thu hẹp danh sách rút gọn của nhà cung cấp. Dựa trên kinh nghiệm khách hàng của chúng tôi, chúng tôi cung cấp cho bạn một số mẹo dưới đây để chuẩn bị và thực hiện các bản trình diễn phần mềm hiệu quả.
Làm thế nào để chuẩn bị cho một bản demo ERP
Giống như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, bạn càng chuẩn bị cho một thứ gì đó, kết quả càng tốt. Nguyên tắc tương tự cũng được áp dụng để tiến hành một bản demo phần mềm ERP thành công.
1. Chuẩn bị quy trình của bạn
Tái cấu trúc quy trình của bạn
Tiến hành tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi lên lịch trình trình diễn phần mềm sẽ đảm bảo bạn đưa ra quyết định dựa trên nhu cầu trong tương lai.
Ví dụ: nếu công ty của bạn cần truy cập vào dữ liệu thời gian thực để cải thiện trải nghiệm của khách hàng, bạn sẽ cần thiết kế các quy trình để hỗ trợ công việc này. Các quy trình mới này sau đó chuyển thành các yêu cầu kinh doanh, giúp bạn đánh giá chức năng kinh doanh thông minh của các hệ thống ERP khác nhau.
Ưu tiên các yêu cầu kinh doanh của bạn
Xác định các quy trình cung cấp cho công ty của bạn lợi thế cạnh tranh. Các quy trình này giúp xác định các yêu cầu ERP nào được ưu tiên và những quy trình nào không nên tiêu chuẩn hóa vào phần mềm. Mặc dù tiêu chuẩn hóa trong các lĩnh vực như tài chính thường được khuyến khích, các lĩnh vực như dịch vụ khách hàng nên được bảo vệ khỏi tiêu chuẩn hóa.
Các yêu cầu có độ ưu tiên cao phải đáp ứng hai tiêu chí: 1) Chúng mang lại lợi thế cạnh tranh và 2) Chúng thể hiện chức năng phân biệt giữa các hệ thống ERP khác nhau.
Mặc dù hầu hết các tổ chức có ý thức đúng đắn về những yêu cầu đáp ứng tiêu chí đầu tiên, tuy nhiên họ không có nhiều kiến thức về các hệ thống ERP để giải quyết tiêu chí thứ hai. Đây là nơi mà các chuyên gia tư vấn ERP độc lập rất hữu ích, vì các chuyên gia tư vấn như LoopERP Consulting có nhiều kinh nghiệm với nhiều hệ thống ERP khác nhau.
Ví dụ: nhiều khách hàng của chúng tôi muốn hiểu sự khác biệt giữa chức năng quản lý tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng. Chúng tôi giúp họ hiểu một số yếu tố khác biệt, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo và IoT.
2. Chuẩn Bị Danh Sách Nhà Cung Cấp ERP
Giải thích các yêu cầu kinh doanh của công ty bạn
Bản demo ERP là phần cuối của quy trình thu thập yêu cầu. Bạn đã dành vô số giờ để thu thập các yêu cầu kinh doanh, vì vậy hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp ERP hiểu những yêu cầu của bạn. Điều này rất quan trọng vì nhà cung cấp ERP không thể giới thiệu những gì họ không hiểu.
Một nhà cung cấp không cần phải đặt câu hỏi làm rõ trong bản demo, vì vậy hãy chắc chắn rằng họ có quyền tiếp cận các thông tin yêu cầu từ các trưởng bộ phận trước khi demo.
Bạn cũng nên tạo các kịch bản kinh doanh chi tiết và yêu cầu các nhà cung cấp trình bày qua các quy trình tương tự trong cùng một khoảng thời gian. Điều này cho phép bạn so sánh các nhà cung cấp với nhau rõ nhất.
Cung Cấp Một Kịch Bản Demo
Tất cả chúng ta đều đã tham dự các bản trình diễn phần mềm có nhiều điểm bán hàng chung chung hơn là bài thuyết trình được cá nhân hóa và có liên quan đến mô hình hoạt động của công ty. Một số đại diện bán hàng đặc biệt có kỹ năng bán các phần mềm thực tiễn tốt nhất của họ như là một chức năng phù hợp với tất cả các quy mô doanh nghiệp.
Chìa khóa để tìm chức năng phù hợp nhất cho các quy trình độc đáo của bạn là tạo kịch bản demo dựa trên yêu cầu kinh doanh của bạn. Nếu một nhà cung cấp từ chối tuân theo kịch bản, hãy coi đó là một lá cờ đỏ.
Kịch bản của bạn nên bao gồm một phần cho phép nhân viên thấy dữ liệu di chuyển từ đầu đến cuối quá trình. Ví dụ: nếu bản demo của bạn cụ thể để hiển thị việc tạo ra một đơn đặt hàng chất lượng, nhân viên có thể muốn xem cách thực hiện đơn hàng, cách các thiết lập và cách kiểm tra hàng hóa khi chúng không vượt qua các tiêu chí chất lượng.
Bạn cũng muốn đảm bảo kịch bản của bạn chỉ định rằng các luồng công việc báo cáo nên được trình diễn cùng với các luồng công việc chức năng.
Điều này mang lại cho nhân viên một cái nhìn toàn diện và khiến họ suy nghĩ về các yêu cầu báo cáo để thực hiện.
Mặc dù một kịch bản là hữu ích, bạn không thể dự đoán mọi thứ nhân viên sẽ muốn xem. Nhân viên có thể rất háo hức để xem một tính năng cụ thể ngay cả khi nó không được lên kế hoạch để được demo. Yêu cầu demo ngẫu hứng này có thể được đáp ứng nếu các cấu hình phù hợp được đặt đúng chỗ và dữ liệu liên quan tồn tại.
Cung cấp dữ liệu
Nói về dữ liệu, bạn sẽ muốn cung cấp dữ liệu demo cho các nhà cung cấp, để họ có thể chứng minh các quy trình cụ thể được yêu cầu bởi nhân viên. Ví dụ, dữ liệu demo hiện tại của nhà cung cấp có thể phù hợp để thể hiện các quy trình công nghiệp sản xuất thông thường, nhưng nếu công ty của bạn là nhà sản xuất ô tô, ERP có thể không phù hợp nếu chúng hiển thị quy trình quản lý chất lượng cho một mẻ soda.
Khi một nhà cung cấp tạo ra dữ liệu một cách nhanh chóng, điều này có thể làm hỏng bản demo. Các nhân viên có thể trở nên mất tập trung, ví dụ, với việc tạo ra một đơn đặt hàng sản xuất khi bản demo đang nói về quy trình quản lý chất lượng.
Thiết Lập Các Mục Tiêu Kỳ Vọng
Bạn nên cung cấp cho các nhà cung cấp thời gian họp cụ thể và chương trình chi tiết. Đừng để nhà cung cấp kiểm soát quá trình đánh giá của bạn bằng cách yêu cầu demo lần cuối hoặc vào một ngày sau đó.
Trong các cam kết với khách hàng, chúng tôi thường có các nhà cung cấp dành giờ đầu tiên trong ngày với các trưởng bộ phận để giải quyết các yêu cầu đa chức năng. Điều này đảm bảo các nhà cung cấp không lãng phí thời gian trên các Dashboard và quy trình làm việc này trong các phiên chức năng.
Đảm bảo đủ số lượng nhân viên demo
Có thêm một nguồn lực demo có thể minh họa các hành động được thực hiện bởi các vai trò khác nhau có thể giúp nhân viên hình dung cách hệ thống ERP có thể truyền dữ liệu giữa các vai trò khác nhau để thực hiện một quy trình. Một nguồn lực demo bổ sung cũng có thể hữu ích nếu nhà cung cấp cần tạo dữ liệu demo ngẫu hứng.
3. Chuẩn bị nhân viên
Hãy thêm thông tin
Cung cấp thông tin, chẳng hạn như kịch bản demo và nội dung chương trình trước thời hạn, để người tham gia có đủ thời gian để lên kế hoạch cho sự tham gia của họ trong các bộ phận liên quan.
Cung cấp hướng dẫn
Thông thường, các nhà cung cấp ERP tránh xa chương trình demo để giới thiệu các tính năng đặc biệt, vì vậy người tham gia phải được đào tạo để nhận ra điều này. Các tính năng bổ sung không liên quan đến yêu cầu của bạn, không nên được đưa vào điểm số cuối cùng của người tham gia.
Một hướng dẫn chấm điểm khác mà bạn muốn giải quyết là tầm quan trọng của việc chấm điểm dựa trên các yêu cầu kinh doanh. Người tham gia nên đánh giá phần mềm ERP dựa trên các yêu cầu trái ngược với hiệu suất của nhà cung cấp. Khi tất cả được nói và thực hiện, cuộc sống hàng ngày của bạn sẽ xoay quanh phần mềm, không phải là nhà cung cấp hoạt động tốt nhất.
Ngoài ra, người tham dự nên được hướng dẫn đúng giờ và tham dự cùng một phiên cho mỗi nhà cung cấp. Nếu người tham gia không phù hợp với việc tham dự, họ không thể cung cấp điểm số đáng tin cậy. Khách hàng của chúng tôi thường cung cấp cho người tham gia bảng tính điểm dựa trên các tập lệnh demo, để họ có thể viết nhận xét khi họ rời khỏi.
