Khi bắt đầu triển khai ERP, công ty của bạn có thể nghĩ rằng hệ thống ERP của bạn sẽ hoạt động với các tính năng vượt trội. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bắt đầu hành trình ERP của họ với mục tiêu này trong đầu và với các tính năng vượt trội sẽ giảm đáng kể chi phí triển khai và có thể giúp cho việc nâng cấp của bạn sau này không gặp sự cố về vấn đề tương thích.
Mặc dù việc triển khai một hệ thống ERP có vẻ dễ dàng, nhưng thực sự rất khó để đạt được. Hầu hết các công ty kết thúc quá trình triển khai với các giải pháp ERP tùy chỉnh, hoặc ở mức đáp ứng tối thiểu, một hệ thống được cấu hình cụ thể và một số tích hợp.
Trong khi các phần mềm ERP được xây dựng để đáp ứng các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn của ngành, nhiều công ty thấy cần phải tùy chỉnh vì chức năng ERP tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng phù hợp với quy trình kinh doanh độc đáo của công ty họ.
Vì vậy, làm thế nào để doanh nghiệp có thể xác định những yêu cầu ERP nào của mình có thể được đáp ứng ngoài các tính năng tiêu chuẩn, cần cấu hình và yêu cầu tùy chỉnh nào? Dựa trên kinh nghiệm đánh giá hệ thống ERP của chúng tôi trong nhiều ngành công nghiệp, chúng tôi đã phác thảo một số hướng dẫn để giúp doanh nghiệp bạn đưa ra những quyết định khó khăn này. Nhưng trước tiên, hãy làm rõ một số thuật ngữ:
Tùy chỉnh ERP vs cấu hình
Cấu hình là một cài đặt, tham số hoặc cá nhân hóa được tích hợp sẵn trong phần mềm ERP. Một cài đặt hoặc tham số có thể là một cờ hoặc trường đơn giản hoặc phức tạp như một bảng xác định danh sách các quy tắc. Cá nhân hóa có thể sắp xếp lại thứ tự các trường được hiển thị trên biểu mẫu hoặc thay đổi nhãn của trường. Không cần mã hóa thông thường để bật hoặc tắt các cài đặt này.
Mặt khác, tùy chỉnh, hầu như luôn yêu cầu thay đổi mã nguồn của hệ thống. Các tùy chỉnh có thể là các tính năng mới giúp tăng cường phần mềm cốt lõi, chúng có thể là các báo cáo tùy chỉnh hoặc chúng có thể là sự tích hợp giữa giải pháp ERP và các ứng dụng của bên thứ ba.
Ra quyết định
Trong khi mọi công ty đều có những yêu cầu riêng biệt, có hai điểm chung mà tất cả các doanh nghiệp đều có: họ muốn các dự án theo ngân sách và đúng tiến độ. Dựa trên những mục tiêu này, chúng tôi đã tạo cây quyết định dưới đây để giúp bạn quyết định xem có nên đáp ứng yêu cầu thông qua các tính năng, cấu hình hoặc tùy chỉnh ngoài tính năng tiêu chuẩn hay không:
Cách sử dụng cây quyết định
Chúng tôi khuyên bạn nên chọn một hệ thống ERP có chức năng yêu cầu tùy chỉnh tối thiểu. Phản hồi RFP và kết quả demo ERP của bạn có thể giúp bạn xác định điều này cho từng yêu cầu của bạn. Cuối cùng, mặc dù, một số yêu cầu có thể đòi hỏi tùy chỉnh phần mềm, vì vậy bạn sẽ cần cân nhắc chi phí và lợi ích của việc tùy chỉnh so với tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
Điều đó nói rằng, chúng ta hãy đi qua từng nhánh của cây quyết định:
Một tính năng vượt trội có đáp ứng yêu cầu kinh doanh không?
Để trả lời câu hỏi này, điều quan trọng là lên kế hoạch demo ERP. Người dùng doanh nghiệp sau đó có thể xác định xem chức năng demo có thực sự đáp ứng từng yêu cầu hay không.
Ví dụ: yêu cầu kinh doanh có thể là khả năng gửi cho nhà cung cấp hóa đơn hiển thị cả địa chỉ thanh toán của công ty và địa chỉ giao hàng sau khi nhận được đơn đặt hàng mua. Nếu bản demo cho thấy tài liệu hóa đơn bên ngoài chỉ hiển thị địa chỉ thanh toán, sau đó yêu cầu kinh doanh sẽ trải qua bước tiếp theo trong cây quyết định.
Liệu một cấu hình tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu kinh doanh?
Để biết mọi thiết lập trong hệ thống ERP và kết quả mà nó mang lại là gần như không thể. Đây là lý do tại sao việc viết kịch bản demo cho các nhà cung cấp ERP là rất quan trọng để khuyến khích họ thể hiện chính xác cách hệ thống của họ đáp ứng yêu cầu ngay cả khi điều đó có nghĩa là họ phải demo các bước cần thiết cho cấu hình.
Nếu nhà cung cấp không trình bày cách hệ thống của họ có thể được cấu hình để đáp ứng yêu cầu, có thể có đủ thời gian cho một câu hỏi và phiên trả lời ở cuối bản demo.
Tùy thuộc vào phạm vi cấu hình, bản demo tiếp theo có thể cần thiết, vì vậy nhà cung cấp có thể trình diễn hệ thống với phần mềm đã được cấu hình. Nếu doanh nghiệp hài lòng với cách thực hiện yêu cầu, thì cấu hình phải được ghi lại để có thể đưa nó vào môi trường thử nghiệm và cuối cùng là thực thi.
Nếu doanh nghiệp từ chối cấu hình, thì câu hỏi tiếp theo là. . .
Bạn có ngân sách để tùy chỉnh không?
Câu trả lời có thể đơn giản là có hoặc không, nhưng nó có thể sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố.
Trong ngân sách dự án ERP của bạn, bạn có thể đã dành một số tiền để tùy chỉnh. Tùy thuộc vào ngân sách tùy chỉnh của bạn, bạn có thể cần xác định những yêu cầu nào cần tùy chỉnh phần mềm là ưu tiên cao nhất.
Bất kể ngân sách, bao nhiêu tùy chỉnh là phù hợp? Mặc dù điều chỉnh phần mềm ERP mới của bạn để phù hợp chính xác với nhu cầu của bạn nghe có vẻ mong muốn, nhưng nó cũng có một số hậu quả.
Bên cạnh thực tế là việc tùy chỉnh đòi hỏi công việc thiết kế, phát triển, triển khai và thử nghiệm, việc tùy chỉnh cũng khiến con đường nâng cấp của bạn gặp rủi ro.
Tham khảo thêm: Chi phí bao nhiêu để triển khai một phần mềm ERP?
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng giải pháp ERP trên nền tảng đám mây trong đó việc nâng cấp là tự động, thì các tùy chỉnh có thể gây ra sự cố trong quá trình nâng cấp. Trong thực tế, các bản nâng cấp có thể ghi đè hoặc xung đột với mã tùy chỉnh của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng giải pháp ERP tại chỗ, việc nâng cấp phần mềm tùy chỉnh cũng là một thách thức. Việc thực hiện kiểm tra khả năng và giải quyết các vấn đề sẽ là một trở ngại khác để thêm vào quá trình nâng cấp tại chỗ vốn đã khó khăn.
Nếu những rủi ro nâng cấp này không làm bạn sợ, quá trình tùy biến có thể xảy ra. Các nỗ lực phát triển và các vòng thử nghiệm đều tốn thời gian.
Nếu bạn quyết định không tùy chỉnh phần mềm để đáp ứng một yêu cầu cụ thể, bạn có thêm một tùy chọn:
Bạn có thể tổ chức lại một số quy trình của bạn?
Mặc dù bạn có thể đã tổ chức lại nhiều quy trình của mình trước khi lựa chọn ERP, nhưng nhiều cơ hội cải tiến hơn có thể xuất hiện trong suốt quá trình đánh giá của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn thấy rằng một số yêu cầu của bạn không xứng đáng với thời gian và công sức tùy chỉnh.
Nhiều công ty muốn tránh cải tiến quy trình vì họ biết nhân viên của mình sẽ chống lại sự thay đổi. Tuy nhiên, khi giải pháp thay thế vượt quá ngân sách với các tùy chỉnh hoặc hoàn toàn không đáp ứng yêu cầu, thì quá trình cải tiến bắt đầu trông hấp dẫn hơn rất nhiều.
Rốt cuộc, quản lý thay đổi tổ chức luôn là một lựa chọn. Quản lý thay đổi giúp nhân viên chuẩn bị cho các quy trình và công nghệ mới, và điều đó là cần thiết ngay cả đối với các công ty thực hiện tùy chỉnh rộng rãi.
Xem lại yêu cầu và đảm bảo tính hợp lệ của việc tùy chỉnh
Nếu việc tùy chỉnh trông có vẻ như một yêu cầu không thể được đáp ứng, thông qua cấu hình, thông qua tùy chỉnh hoặc thông qua cải tiến quy trình, đã đến lúc bạn nên đánh giá lại lý do tại sao doanh nghiệp có yêu cầu này. Đây có phải là một yêu cầu bởi vì nó là một hạn chế mà hệ thống của bạn đang gặp phải? Vẫn sẽ có nhu cầu cho việc tùy chỉnh sau go-live?
Chọn đúng hệ thống để giảm thiểu tùy chỉnh
Cuối cùng, nếu bạn đã dành thời gian chuẩn bị cho việc lựa chọn ERP, bạn sẽ có các yêu cầu kinh doanh rõ ràng phản ánh lợi thế cạnh tranh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp bạn. Do đó, bạn sẽ không lãng phí thời gian để đánh giá một hệ thống mà cho phép tùy chỉnh rộng rãi. Lý tưởng nhất, tất cả các hệ thống bạn đánh giá sẽ đáp ứng hầu hết các yêu cầu của bạn hoặc ngoài tính năng chuẩn hoặc thông qua cấu hình.
Chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi có thể giúp công ty của bạn thu hẹp danh sách các hệ thống phù hợp với mục tiêu tổ chức của bạn. Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu làm thế nào các yêu cầu kinh doanh rõ ràng có thể đóng vai trò là vũ khí bí mật của bạn trong quá trình lựa chọn ERP.
