Một bước quan trọng trong việc đánh giá một nhà cung cấp ERP là đánh giá bản demo của họ. Có thể thấy hành động đánh giá là quan trọng và việc này cung cấp một cơ hội cho các biên liên quan của doanh nghiệp có thể biết và đưa ra suy nghĩ của họ.
Nhưng nếu bạn có nhiều bản demo ERP để đánh giá, nó có thể tốn thời gian. Và làm thế nào để bạn chắc chắn rằng bạn đã so sánh các tính năng phù hợp khi họ là những nhà cung cấp hàng đầu về chi phí.
Đây là cách để đảm bảo bạn có thể tận dụng tối đa từng bản demo để bạn biết được thông tin bạn thực sự cần.
Kết hợp một kịch bản demo ERP toàn diện
Khi yêu cầu demo phần mềm ERP, cách tốt nhất là kết hợp một kịch bản demo. Điều này tạo ra một sân chơi bình đẳng cho các nhà cung cấp ERP và cung cấp cho bạn một tiêu chí để đánh giá họ mà nhóm của bạn có thể liên quan.
Kịch bản demo ERP phải là một phần của tài liệu Yêu cầu Đề xuất (RFP). Nó nên được ghi như sau:
- Thông tin công ty và giới thiệu
- Tổng quan hệ thống ERP
- Menu, tính năng và điều hướng
- Khả năng tùy biến và hệ thống tiêu chuẩn cung cấp bao gồm những gì.
- Người viết báo cáo
- Tùy chọn bảo mật
- Dịch vụ hỗ trợ
Một khi các nhà cung cấp đã có kịch bản và lịch hẹn đã được sắp xếp, đã đến lúc đưa ra lời đề nghị làm việc với họ.
Trong một bản demo ERP cần đánh giá những gì?
Chức năng / hiệu suất của ERP
Tại đây, nhóm của bạn cần xem danh sách các tính năng và chức năng của các bản demo ERP. Nó phải phù hợp với sự lựa chọn của bạn như được nêu trong thông tin đã được cung cấp. Thông tin cấu hình phần cứng, phần mềm và internet cần được cung cấp,
Đó là một thực hành tốt để yêu cầu thông tin về mất bao nhiêu thời gian, sự nỗ lực và các kỹ năng đã được thiết lập để trình diễn. Mỗi yếu tố được thể hiện sẽ nhận được điểm từ mỗi thành viên trong nhóm.
Dễ sử dụng và giao diện đồ họa
Mỗi thành viên trong nhóm nên đánh giá mức độ dễ sử dụng của hệ thống và mức độ trực quan. Đó là một luồng chảy hay vấn đề hóc búa? Điều hướng càng tốt thì càng ít lỗi.
Quy trình và luồng dữ liệu ERP
Đội ngũ nên đánh giá mức độ phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Để kết thúc điều này, đó là một thực hành tốt để đảm bảo đội ngũ bao gồm người dùng cuối để bạn cũng có được quan điểm độc đáo của họ.
Tính linh hoạt và khả năng thích ứng
Đây là một đánh giá về mức độ linh hoạt và thích ứng của hệ thống. Nó vẫn sẽ là một giải pháp ERP khả thi trong thời gian 5,10, 15 năm tới? Kết hợp các kế hoạch tăng trưởng của doanh nghiệp bạn, xem xét các công nghệ mới và tích hợp trong tương lai và ghi nhớ những điều này trong mỗi bản demo.
Tuân thủ kịch bản
Đây là đánh giá của nhà cung cấp hơn là hiệu suất của bản demo ERP. Họ đã làm đúng hay đã làm sai với kịch bản? Làm đúng theo kịch bản cho thấy họ có một sự hiểu biết tốt về doanh nghiệp của bạn.
Chọn nhà cung cấp ERP cho doanh nghiệp của bạn
Mỗi thành viên của nhóm nên ghi điểm riêng và cho ra kết quả tổng cộng cho mỗi nhà cung cấp ERP. Điều này sẽ cho phép các cuộc thảo luận sâu hơn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc nhà cung cấp ERP nào sẽ đồng hành cùng với doanh nghiệp.
Khi bạn có điểm số, hãy thảo luận về từng điểm mạnh và điểm yếu của nhà cung cấp. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc sự rõ ràng về một nhà cung cấp, hãy yêu cầu nó trước khi bạn đưa ra quyết định. Quyết định này là một cam kết lớn và bạn không muốn nhận kết quả sai.
Cuối cùng, các nhà cung cấp nên mở lời các câu hỏi. Các nhà cung cấp họ không thể có phương án hỗ trợ tốt nhất trong tầm tay của họ.
Kết luận
Mặc dù điều này cảm thấy giống như một quy trình đúc kết được rút ra, nhưng nó sẽ giúp doanh nghiệp bạn đưa ra một quyết định kinh doanh quan trọng có thể cải thiện đáng kể quy trình làm việc và năng suất. Và cơ hội là, bạn sẽ thực hiện một cam kết tài chính và thời gian đáng kể cho sự chuyển đổi của bạn khi bạn đã lựa chọn. Bạn càng lựa chọn cẩn thận, bạn càng nhanh chóng thấy được lợi ích của hệ thống ERP.
