Nếu công ty của bạn đang bắt đầu lựa chọn ERP, bạn có thể nghĩ rất nhiều về chi phí. Hệ thống A có giá bao nhiêu so với các hệ thống khác? Hệ thống này có phù hợp với ngân sách của chúng tôi không? Một điều quan trọng như những câu hỏi này, mà chủ doanh nghiệp thường bỏ lỡ bức tranh lớn hơn – đó là tổng chi phí sở hữu hệ thống ERP là bao nhiêu? Nói cách khác, chi phí thực hiện sẽ là bao nhiêu ngoài chi phí công nghệ?
Sự kỳ vọng không thực tế của công ty về tổng chi phí sở hữu thường là hiệu ứng domino đầu tiên rơi vào việc triển khai ERP thất bại. Điều này dẫn đến sự thất bại toàn diện bởi vì các công ty đã cắt giảm hàng loạt các hoạt động là yếu tố quan trọng để dự án thành công.
Ước tính không chính xác chi phí dự án ERP là lỗi phổ biến hơn bạn nghĩ. Trên thực tế, các nhà cung cấp ERP thường phác thảo một ước tính một chiều về chi phí thực hiện. Các ước tính này thường không bao gồm các chi phí ẩn, như nguồn lực nội bộ, tư vấn bên ngoài và nâng cấp phần cứng.
Hơn nữa, một nhà cung cấp phần mềm thường sẽ ước tính chi phí triển khai là tỷ lệ 1:1 giữa bản quyền phần mềm và chi phí triển khai. Chi phí triển khai này là rất thấp đối với hầu hết các công ty. Vì thế, tại sao các nhà cung cấp thực hiện ước tính thấp như vậy? Đôi khi, đại diện bán hàng đang cố gắng hạ thấp ước tính của họ để chốt được hợp đồng. Những lần khác, đại diện bán hàng không thực sự biết chi phí cần thiết để triển khai thành công.
Các chi phí phổ biến trong dự án ERP
Dưới đây là một số chi phí dự án phổ biến, ngoài chi phí của chính phần mềm. Chúng tôi khuyên bạn nên định lượng cẩn thận các chi phí này trước khi đầu tư vào phần mềm ERP.
Mặc dù đây không phải là tất cả các chi phí liên quan đến một dự án ERP, nhưng đây là những điều dễ bị bỏ qua nhất trong quá trình lập kế hoạch và ngân sách dự án.
1. Quản lý thay đổi
Nhiều công ty cho rằng các nhà cung cấp ERP hoặc nhà tích hợp hệ thống sẽ xử lý việc này, nhưng thực tế thì rất ít nhà cung cấp làm điều này. Trên thực tế, việc quản lý thay đổi sẽ phụ thuộc vào đội ngũ nhân sự nội bộ của bạn.
Ví dụ việc đào tạo là một phần của quản lý thay đổi tổ chức đòi hỏi các nguồn lực nội bộ. Các nhà cung cấp và tích hợp hệ thống thường sẽ đào tạo đội ngũ nòng cốt của doanh nghiệp về cách sử dụng phần mềm của họ, nhưng hiếm khi điều chỉnh công tác đào tạo để phản ánh các cấu hình và tinh chỉnh phần mềm độc đáo của doanh nghiệp.
Tham khảo thêm: 05 Khía Cạnh Để Lập Kế Hoạch ERP Thành Công
Kết quả là, nhóm dự án ERP nội bộ của bạn phải phụ trách các hoạt động đào tạo. Cho nên nhà cung cấp ERP không những tùy chỉnh tài liệu đào tạo cho cấu hình phần mềm, mà còn tùy chỉnh chúng cho các quy trình kinh doanh độc đáo của nhân viên.
Ngoài ra, còn có một loạt các hoạt động quản lý thay đổi khác mà nhóm dự án ERP nội bộ của bạn phải chịu trách nhiệm, bao gồm lập kế hoạch truyền thông, đánh giá sự sẵn sàng kinh doanh và các nhóm tập trung khác.
2. Quản lý quy trình kinh doanh
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trình bày cơ hội để chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp bạn trên nhiều địa điểm và thiết kế lại các quy trình cần cải thiện. Điều này đòi hỏi thời gian và nguồn lực nội bộ.
Đừng cho rằng phần mềm sẽ cung cấp tất cả các câu trả lời về cách điều hành doanh nghiệp của bạn. Thay vào đó, hãy tuyển dụng một nhóm nội bộ để giúp thiết kế quy trình tương lai của doanh nghiệp bạn.
3. Nâng cấp phần cứng và cơ sở hạ tầng
Rất hiếm khi một tổ chức có thể triển khai một hệ thống ERP hiện đại mà không có cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại để hỗ trợ nó. Máy chủ, cơ sở dữ liệu, băng thông, PCs và các thành phần khác trong hạ tầng CNTT của tổ chức cần được nâng cấp để hỗ trợ hệ thống phần mềm doanh nghiệp mới.
Ngoài ra, nhân viên CNTT thường được tăng cường thêm các nguồn lực, đào tạo hoặc tư vấn bên ngoài để hỗ trợ môi trường mới.
Những chi phí này là đáng kể. Nhiều công ty triển khai các giải pháp ERP dựa trên đám mây để tiết kiệm chi phí nguồn lực và cơ sở hạ tầng.
4. Thời lượng thực hiện kế hoạch dài hơn
Căn cứ vào số lượng nguồn lực, thời gian và chi phí dành riêng cho một dự án ERP, ngay cả những sự chậm trễ nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Để tránh sự chậm trễ, hãy chắc chắn rằng kế hoạch dự án của bạn đã bao gồm các hoạt động bị bỏ qua, như thu thập yêu cầu, thiết kế hệ thống, thử nghiệm, chuyển đổi dữ liệu và phát triển giao diện.
Làm thế nào để xác định phạm vi dự án ERP của bạn
Phạm vi dự án ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách dự án của bạn. Trong khi nhiều tổ chức xác định phạm vi dự án của họ dựa trên số lượng mô-đun hoặc số lượng người dùng, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét các yếu tố khác, chẳng hạn như phạm vi thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh và mức độ sẵn sàng thay đổi của nhân viên.
Dưới đây là ba mẹo cần ghi nhớ khi xác định phạm vị dự án ERP của bạn:
1. Giải thích cho sự phức tạp của doanh nghiệp
Doanh nghiệp của bạn tương đối đơn giản? Hay doanh nghiệp của bạn là một bộ quy trình kinh doanh phức tạp hỗ trợ các sản phẩm đa dạng? Hãy chắc chắn để có được cái nhìn độc lập về sự phức tạp của tổ chức bạn khi lập kế hoạch triển khai ERP.
Nhiều doanh nghiệp phức tạp cần một giải pháp phần mềm ERP đầy đủ giải quyết tất cả các lĩnh vực chức năng của họ (nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng, v.v.). Các công ty ít phức tạp hơn có thể đang tìm kiếm một giải pháp để giải quyết một lĩnh vực cụ thể, như quản lý quan hệ khách hàng.
2. Tập trung vào con người và quy trình
Các hoạt động kỹ thuật hiếm khi là nguyên nhân của các vấn đề liên quan đến phạm vi dự án. Thay vào đó, các nguyên nhân chính liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh và thay đổi hoạt động quản lý. Ví dụ, việc không cải thiện quy trình kinh doanh của bạn trước khi lựa chọn có thể dẫn đến chi phí không mong muốn trong quá trình triển khai.
3. Điểm chuẩn so với các tổ chức khác
Chúng ta đều đã nghe những câu chuyện giai thoại về những gì mong đợi từ các dự án ERP. Tuy nhiên, những ví dụ riêng biệt này hiếm khi chỉ ra dự án trung bình trông như thế nào. Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét việc tham khảo rộng rãi các tổ chức tương tự như tổ chức của bạn để hiểu rõ về chi phí dự án cho tổ chức của bạn.
Làm thế nào để kiểm soát chi phí
Có một ranh giới mong manh giữa cắt giảm chi phí để tiết kiệm tiền và phá hoại sự thành công của một dự án ERP. Việc cắt giảm ngân sách ERP có vẻ tốt trên giấy tờ nhưng có thể gây ra hậu quả tai hại trong dài hạn.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn kiểm soát chi phí dự án mà không cắt giảm các hoạt động thiết yếu:
1. Đặt kỳ vọng thực tế
Các nhà cung cấp ERP và các nhà tích hợp hệ thống của họ đánh giá thấp những kỳ vọng về tổng chi phí sẽ như thế nào. Điều này gây khó khăn cho công ty của bạn để đặt các kỳ vọng thực tế. Kết quả là, bạn có thể trình bày một đề xuất kinh doanh không chính xác cho giám đốc điều hành.
Khi bạn nhận ra sai lầm của mình, bạn có thể thấy rằng các giám đốc điều hành không sẵn sàng tăng ngân sách. Trong khi bạn vẫn có thể gặp phải sự kháng cự từ giám đốc điều hành khi bạn có những kỳ vọng thực tế, điều này ít đau đớn hơn nhiều so với mất việc vì bạn đặt ra những kỳ vọng không thực tế dẫn đến việc triển khai bị phá hỏng.
Phương pháp lựa chọn ERP của chúng tôi giúp khách hàng phát triển một đề xuất giải pháp kinh doanh thực tế. Một đề xuất giải pháp kinh doanh nên được sử dụng nhiều hơn thay vì chỉ thuyết phục các nhà điều hành để phê duyệt dự án. Đề xuất cũng nên được sử dụng để ngăn chặn việc vượt quá ngân sách.
2. Chi tiết từng thành phần chi phí
Đặt ra những kỳ vọng thực tế đòi hỏi sự hiểu biết về tất cả các chi phí thiết yếu của dự án. Điều này bao gồm các chi phí rõ ràng cũng như các chi phí ẩn: nâng cấp phần cứng, bảo trì, nguồn lực nội bộ, hỗ trợ tư vấn bên ngoài, tùy chỉnh và một loạt các mục ngân sách khác mà các công ty thường bỏ qua hoặc đánh giá thấp.
Nếu bạn không chắc chắn bao gồm những chi phí nào, chúng tôi khuyên bạn nên phát triển một kế hoạch dự án. Khi chúng tôi giúp khách hàng phát triển các kế hoạch dự án, họ thường tránh phát sinh chi phí bất ngờ.
3. Tôn trọng sự bất khả xâm phạm ngân sách ERP của bạn
Có một vài yếu tố quan trọng trong một dự án ERP không bao giờ được xem xét. Một ví dụ đó là quản lý thay đổi tổ chức. Trên giấy tờ, có vẻ như bạn có thể tiết kiệm hàng triệu đô la bằng cách xóa bỏ tất cả các hoạt động quản lý thay đổi khỏi kế hoạch dự án của bạn. Tuy nhiên, điều này không phản ánh tác động tài chính của sự phản kháng từ nhân viên, sự chậm trễ của dự án và các rủi ro phổ biến khác của việc bỏ bê quản lý thay đổi.
Mặt khác, bạn sẽ muốn xác định các khu vực mà bạn có thể xóa khỏi ngân sách của mình nếu cần thiết. Ví dụ, tùy chỉnh là một lĩnh vực mà nhiều công ty quyết định không chi quá nhiều tiền cho việc này và điều này thường có ít hậu quả. Theo nguyên tắc chung, nếu bạn muốn dự án của mình thành công, thì ngân sách của bạn sẽ phản ánh sự tập trung hơn vào các khía cạnh kinh doanh của dự án thay vì các khía cạnh kỹ thuật.
4. Dành thời gian của bạn trong quá trình lựa chọn ERP
Quá nhiều công ty đổ xô vào ERP như thể thế giới sẽ kết thúc mà không có nó, và họ không dành thời gian để đưa ra các yêu cầu kinh doanh rõ ràng. Chúng tôi khuyên bạn nên để các nhân viên liên quan tham dự các phiên thu thập yêu cầu để đảm bảo giải pháp ERP tiềm năng của bạn có thể hỗ trợ các quy trình quan trọng nhất từ mỗi khu vực chức năng.
Một trong những khách hàng gần đây của chúng tôi đã tiết kiệm đáng kể chi phí trong quá trình thực hiện bằng cách đầu tư vào một quy trình lựa chọn kỹ lưỡng. CFO của tổ chức nhận xét rằng khoản đầu tư vào lựa chọn không làm tăng tổng ngân sách dự án bởi vì tiền sẽ được sử dụng sau này trong dự án chỉ đơn giản là được sử dụng trước đó.
5. Đàm phán với các nhà cung cấp ERP
Bạn có biết các nhà cung cấp có thể giảm giá cho bạn nếu bạn đàm phán với họ không?
Tuy nhiên, điều này nói dễ hơn làm, vì vậy hầu hết các công ty muốn đàm phán hợp đồng phần mềm ERP của họ, hãy thuê một chuyên gia. Khi chúng tôi giúp khách hàng đàm phán với các nhà cung cấp, chúng tôi phân tích tổng chi phí quyền sở hữu giúp khách hàng so sánh các hợp đồng phần mềm. Ngoài ra, chúng tôi thường tiến hành ba đến bốn vòng đàm phán để giảm phí bản quyền và chi phí triển khai.
