Hệ Thống Hoạch Định Nguồn Lực Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) là một hệ thống dùng để hoạch định nguồn lực trong một tổ chức, doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một doanh nghiệp. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý sản xuất… song song hoặc độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả các ứng dụng trên vào chung một giải pháp phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên kết với nhau.
CHỨC NĂNG PHẦN MỀM ERP
Một hệ thống ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh của một tổ chức doanh nghiệp. Việc tích hợp một cách xuyên suốt từ đầu đến cuối, và bỏ qua các giải pháp cô lập sẽ mang đến một hệ thống thông tin được trung tâm hóa qua đó các tài nguyên của doanh nghiệp được kiểm soát tối ưu.
Các phân hệ tiêu biểu của một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bao gồm:
- Lập kế hoạch, dự toán (Planning)
- Bán hàng và quản lí khách hàng (Sales Order & CRM)
- Sản xuất (Production)
- Kiểm soát chất lượng (Quality Control)
- Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định (Inventory Control, Fixed Asset)
- Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng (Purchasing and Vendor Control)
- Tài chính – Kế toán (Financial)
- Quản lí nhân sự (Human Resource)
- Nghiên cứu và phát triển (R&D)
- Báo cáo thông minh (Business Intelligence)
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, triển khai và thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.
CÔNG DỤNG CỦA HỆ THỐNG ERP
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn.
Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.
Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.
Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như:
- Nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN
- Cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai
- Lựa chọn giải pháp phù hợp
- Lựa chọn đối tác triển khai đúng
- Phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án
- Sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lí hiện hữu trong DN (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất);
- Chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới
- Chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp
- Có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…
