Các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có khả năng cách mạng hóa các công ty bằng cách hợp lý hóa sản xuất và thúc đẩy sự tham gia của khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang vật lộn để hiểu cách các hệ thống ERP hoạt động và làm thế nào để ứng dụng ERP thành công.
Trong thực tế, 75% các dự án ERP kết quả cuối cùng là thất bại.
Do thời gian và chi phí liên quan đến việc triển khai ERP, điều quan trọng đối với công ty của bạn là nghiên cứu kỹ lưỡng và hiểu quy trình trước khi bắt đầu. Vì vậy, chúng tôi đã tập hợp các hướng dẫn chuyên sâu này về cách tránh thất bại, cũng như các thực tiễn tốt nhất (best practice) để thành công. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về những phương pháp, rủi ro và thách thức cũng như lời khuyên và chi phí từ các chuyên gia ERP.
Triển khai ERP là gì?
Triển khai ERP là quá trình khảo sát thực tiễn kinh doanh hiện tại, hoạch định chiến lược, hợp lý hóa quy trình vận hành, cài đặt và kiểm tra phần mềm, làm sạch và dịch chuyển dữ liệu, quản lý thay đổi, đào tạo người dùng, go-live và duy trì hỗ trợ. Đây không phải là một công việc chỉ diễn ra một lần, mà là một quá trình hoặc vòng đời liên tục.
7 Bước để triển khai ERP thành công
Bảy bước chính để triển khai ERP thành công là:
- Nghiên cứu
- Cài đặt
- Dịch chuyển
- Kiểm tra
- Đào tạo
- Triển khai
- Hỗ trợ
Trong thực tế, một số bước triển khai có thể chồng chéo hoặc cần phải được thực hiện đồng thời.
1. Nghiên cứu
Bước đầu tiên là xác định nhu cầu, tầm nhìn và phạm vi của một giải pháp ERP. Bạn sẽ cần thành lập một nhóm thực hiện có thể giao tiếp hiệu quả, có kiến thức và cam kết tham gia dự án từ đầu đến cuối. Nhóm nên bao gồm các vai trò sau:
Nhóm dự án nên ghi chép và kiểm tra các quy trình kinh doanh hiện tại và vạch ra cách quy trình hoạt động từ bộ phận này sang bộ phận khác. Điều quan trọng là xác định được các vấn đề hoặc lỗi phổ biến, các công việc trùng lặp hoặc không cần thiết và các công việc dễ bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh với khách hàng.
Theo Andrew Bolivar, Giám đốc Trung tâm tư vấn xuất sắc Ultra, chúng tôi đã tìm thấy một hướng dẫn [để làm] đánh giá kỹ lưỡng về tình trạng hoạt động kinh doanh hiện tại và sau đó là một định nghĩa chi tiết về quy trình tương lai mong muốn sẽ bao gồm những gì. Nếu công ty không có quan điểm về sự thành công trông như thế nào, họ không có khả năng tận dụng tối đa lợi thế của một giải pháp ERP mạnh mẽ có thể mang lại.
Hiểu các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu và mục đích cho việc triển khai ERP. Hãy cụ thể các KPI và định lượng kết quả mong muốn của bạn. Xác định các yêu cầu chính xác mà bạn muốn trong giải pháp ERP. Đặt cùng một mốc thời gian và ngân sách hợp lý.
2. Cài đặt
Cài đặt phần mềm ERP cũng là một cơ hội để đánh giá các hoạt động hiện tại của bạn và tái thiết kế các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Chỉ ra các quy trình để tự động hóa hoặc giữ thủ công và sau đó thiết kế một kế hoạch chi tiết về cách thức hoạt động kinh doanh mới sẽ diễn ra.
Nhà phát triển ứng dụng sẽ chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm và xây dựng cơ sở hạ tầng, chẳng hạn như các thiết bị mạng và thu thập dữ liệu hoặc thiết bị hiển thị.
3. Dịch chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là dịch chuyển dữ liệu hoặc chuyển tất cả các hồ sơ và thông tin sang hệ thống mới.
Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật lý của họ ở nhiều định dạng và cơ sở dữ liệu có chứa lỗi và thông tin không cần thiết.
Dữ liệu này cần được xem xét và chỉnh sửa cho chính xác và thống nhất trước khi bắt đầu dịch chuyển. Bất kỳ thông tin lỗi thời cũng nên được loại bỏ.
Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà phân tích ứng dụng sẽ dịch chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Bước này bao gồm thiết lập cơ sở dữ liệu mới, ánh xạ các trường cơ sở dữ liệu giữa các hệ thống cũ và mới và chuyển dữ liệu.
4. Kiểm tra
Kỹ sư kiểm tra đảm bảo chất lượng phụ trách bước tiếp theo: kiểm tra hệ thống. Tất cả các giao diện, chức năng và báo cáo nên hoạt động với các tình huống thực tế và dữ liệu giao dịch.
Người dùng cũng nên xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang chạy chính xác giữa các bộ phận.
Điều quan trọng là hệ thống được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày go-live. Đào tạo người dùng, được thảo luận dưới đây, là một cơ hội khác để xem liệu có bất kỳ lỗi nào trong hệ thống.
5. Đào tạo
Đào tạo người dùng đòi hỏi thời gian và nỗ lực đáng kể, đặc biệt là xem xét nhân viên sẽ thực hiện các trách nhiệm của họ trong suốt quá trình. Mất bao lâu sẽ không chỉ phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của giải pháp ERP mà còn phụ thuộc vào tâm lý của nhân viên về việc thay đổi cách họ làm việc.
Người dùng có thể khó khăn trong việc thay đổi vai trò, quy trình và hành vi mà họ có thể đã học được trong nhiều năm làm việc, theo Jennifer Gostisha, Giám đốc cấp cao tại Epicor. Thay đổi quản lý là một quá trình liên tục, liên tục, cần bắt đầu từ ngày đầu tiên và tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện đến đào tạo người dùng cuối khi kết thúc dự án.
Ban đầu, bạn nên ưu tiên đào tạo kỹ lưỡng cho các người đào tạo. Tạo cơ hội cho người dùng đưa ra phản hồi và để nhóm thực hiện hành động. Giao tiếp nhất quán, có ý nghĩa giữa người dùng, đội ngũ đào tạo, nhóm thực hiện và nhà cung cấp để giảm khả năng mất năng suất sau khi triển khai.
56% việc triển khai ERP dẫn đến một số hoạt động bị gián đoạn sau khi đi vào hoạt động, điều này thường được quy cho việc đào tạo không đầy đủ.
Một số nhà cung cấp cũng cung cấp đào tạo người dùng và hỗ trợ on-board, chẳng hạn như các lớp học trực tiếp, mô-đun học tập điện tử hoặc hướng dẫn bằng văn bản. Đào tạo có thể được bao gồm trong việc mua phần mềm hoặc yêu cầu một khoản phí bổ sung. Hãy chắc chắn hỏi nhà cung cấp của bạn loại hỗ trợ mà nó cung cấp cho người dùng mới.
6. Triển khai
Tùy thuộc vào mức độ lớn của một dự án ERP và các tài nguyên có sẵn, các công ty có thể chọn giữa ba phương pháp khi đi vào hoạt động và triển khai phần mềm:
- Big bang – Tất cả người dùng chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Phương pháp này là lựa chọn nhanh nhất và rẻ nhất, nhưng những khó khăn kỹ thuật có thể gây ra vấn đề trong quá trình vận hành.
- Phương pháp theo từng giai đoạn – Người dùng chuyển đổi theo đơn vị kinh doanh hoặc chức năng. Nhóm triển khai có thể cải thiện chuyển đổi với từng nhóm, nhưng quá trình này sẽ mất nhiều thời gian hơn và việc tích hợp các mô-đun ERP riêng lẻ có thể khó khăn.
- Hoạt động song song – Người dùng chạy cả hai hệ thống cùng một lúc. Bởi vì có một hệ thống để hoạt động trở lại, phương pháp này ít rủi ro nhất. Tuy nhiên, người dùng cần dành nhiều thời gian hơn để sao chép công việc của họ và chạy hai hệ thống rất tốn kém.
Công ty của bạn nên linh hoạt và sẵn sàng cho những thách thức bất ngờ vào ngày go-live. Có thêm nhân viên IT, cũng như nhân viên có thể làm thêm giờ. Phát triển một chiến lược truyền thông trong trường hợp hệ thống ngừng hoạt động.
Khi phần mềm ERP đã được triển khai, bạn sẽ cần kiểm tra lại hệ thống để biết độ chính xác, độ tin cậy và tốc độ. Ưu tiên bảng cân đối kế toán, cũng như các sổ cái hàng tồn kho và tài khoản phải thu. Bộ phận IT nên hỗ trợ người dùng khi họ xác minh, lập tài liệu và sửa đổi các quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP trực tiếp.
7. Hỗ trợ
Nhiều công ty tin rằng việc triển khai ERP sẽ kết thúc vào ngày go-live Tuy nhiên, nó đòi hỏi phải bảo trì phần mềm liên tục và hỗ trợ cho người dùng. Ngân sách thời gian và nguồn lực để xác định các vấn đề và sửa lỗi sẽ rất quan trọng trong toàn bộ vòng đời của giải pháp ERP.
Ngoài ra, sau khi đi vào hoạt động, hãy bắt đầu đánh giá sự thành công của dự án ERP. Xem xét các số liệu KPI được gắn liền với các mục tiêu và mục tiêu của dự án:
- Chi phí đầu tư so với ngân sách
- Hoàn lại vốn đầu tư (ROI)
- Giảm lỗi của con người
- Tăng năng suất sản xuất hoặc chuỗi cung ứng, sự tham gia của khách hàng, v.v.
Việc triển khai ERP mất bao lâu?
Việc triển khai ERP có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm trước khi phần mềm được triển khai. Thời lượng chính xác sẽ phụ thuộc vào quy mô công ty, số lượng và chất lượng dữ liệu, mức độ tùy chỉnh, số lượng người dùng và tài nguyên dự án. Hãy chuẩn bị cho sự chậm trễ và thất bại có thể.
