Các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ, nhưng chỉ trong những năm gần đây, các hệ thống ERP trên nền tảng Cloud đã được chú ý. Trước đây, phần mềm ERP thường được triển khai tại chỗ, nhưng ngày nay không phải vậy.
Gần 60% doanh nghiệp lớn có giải pháp ERP thay thế được dự kiến sẽ chuyển từ triển khai ERP tại chỗ truyền thống sang triển khai Cloud ERP vào năm 2020.
Cloud ERP là gì?
Một giải pháp Cloud ERP lưu trữ phần mềm và dữ liệu trên máy chủ của bên thứ ba từ xa. Các công ty thường trả phí đăng ký để truy cập phần mềm qua internet. Các nhà cung cấp chịu trách nhiệm bảo trì và cập nhật phần mềm. Nhà cung cấp máy chủ dữ liệu quản lý phần cứng và đảm bảo bảo mật và sao lưu dữ liệu.
Các công ty đang áp dụng các công nghệ mới với tốc độ nhanh hơn bao giờ hết. Thị trường cho các giải pháp Cloud ERP đang phát triển nhanh chóng và hứa hẹn sự linh hoạt, khả năng mở rộng và nhanh nhẹn. Nhưng làm thế nào để họ thực hiện trên những lời hứa này?
Cho dù bạn đang xem xét một giải pháp Cloud ERP hay tích cực trong thị trường cho một giải pháp, bạn sẽ muốn làm bài tập về nhà và nghiên cứu các tùy chọn triển khai khác nhau.
Để giúp bạn trong quá trình này, chúng tôi đã tập hợp các hướng dẫn chuyên sâu này về các loại triển khai ERP, các vấn đề bạn nên xem xét khi quyết định giữa giải pháp ERP trên Cloud với On-premise và hồ sơ của các nhà cung cấp Cloud ERP hàng đầu. Chúng tôi cũng tập hợp những hiểu biết từ các chuyên gia trong ngành, cũng như các định nghĩa cho nhiều thuật ngữ kỹ thuật mà mọi người sử dụng khi nói về phần mềm ERP trên nền tảng Cloud.
Các loại hình triển khai phần mềm ERP
Có ba loại triển khai ERP chính là Cloud, On-Premise và Hybrid.
1. Cloud ERP
Các giải pháp Cloud ERP thường được lưu trữ trong Public Cloud với nhiều bên thuê. Hãy xác định từng điều khoản sau:
- Public Cloud: Dữ liệu được lưu trữ trong một trung tâm dữ liệu của bên thứ ba từ xa chịu trách nhiệm bảo trì, sao lưu và bảo mật phần cứng và dữ liệu.
- Multi-tenant: Nhà cung cấp đưa ra một phiên bản phần mềm duy nhất cho nhiều công ty đồng thời chịu trách nhiệm bảo trì và cập nhật.
Ngoài ra, phần mềm Cloud ERP có thể được thiết kế riêng cho Cloud hoặc dịch chuyển sang phần mềm này.
- Cloud-native: Phần mềm được xây dựng và tối ưu hóa trên Cloud.
- Cloud-based: Phần mềm được dịch chuyển từ phần mềm tại chỗ kế thừa sang Cloud. Nếu bạn đang chọn một hệ thống ERP dựa trên Cloud, hãy đảm bảo kiến trúc cơ bản của phần mềm đã được tối ưu hóa cho Cloud; mặt khác, nó có thể chậm hơn và ít phản hồi hơn.
Cuối cùng, một loại triển khai ít phổ biến hơn là hosted ERP, tương tự như Cloud ERP ở chỗ nhà cung cấp duy trì và cập nhật phần mềm. Sự khác biệt là phần mềm ERP trên nền tảng Cloud được kích hoạt và truy cập web qua internet, nhưng một giải pháp ERP được lưu trữ được truy cập thông qua mạng riêng ảo (VPN) hoặc máy trạm / thiết bị đầu cuối của khách hàng vật lý.
2. On-premise ERP
Phần mềm ERP tại chỗ được cài đặt và tùy chỉnh trên phần cứng và máy chủ của công ty. Công ty thường trả phí giấy phép một lần và chịu trách nhiệm bảo trì, bảo mật và sao lưu phần mềm và dữ liệu.
Một giải pháp ERP tại chỗ cũng có thể được lưu trữ trên Cloud riêng của một bên thuê.
- Private Cloud: Dữ liệu được lưu trữ trên mạng nội bộ của công ty hoặc được lưu trữ phía sau tường lửa bởi một trung tâm dữ liệu. Công ty chịu trách nhiệm bảo trì, sao lưu và bảo mật phần cứng và dữ liệu. Nếu phần cứng bị lỗi, công ty cần phải trả tiền thay thế.
- Signle-tenant: Các công ty có quyền truy cập riêng vào dữ liệu và phần mềm của họ, có thể được tích hợp với các ứng dụng hoặc dịch vụ khác trên cùng một nhà cung cấp Cloud.
3. Hybrid ERP
Các giải pháp Hybrid ERP kết hợp các giải pháp Cloud và On-Premise, thường là từ nhiều nhà cung cấp. Điều này đang trở nên phổ biến hơn khi nhiều công ty tích hợp phần mềm Cloud ERP mới hơn vào hệ thống tại chỗ của họ.
On-Premise ERP vs Cloud ERP
Khi nói đến việc lựa chọn giữa các giải pháp ERP tại chỗ và Cloud, có nhiều vấn đề cần xem xét. Trong các phần sau, chúng tôi sẽ so sánh:
- Triển khai
- Chi phí
- Khả năng sử dụng
- Bảo mật
- Nâng cấp
Dưới đây là tổng quan về các khách hàng lý tưởng và lợi ích cho từng loại triển khai.
Triển khai Cloud ERP
Thực hiện một hệ thống tại chỗ là một quá trình to lớn. Nó thường bao gồm bảy giai đoạn:
- Nghiên cứu
- Cài đặt
- Dịch chuyển
- Kiểm tra
- Đào tạo
- Triển khai
- Hỗ trợ
Triển khai Cloud có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc và căng thẳng so với triển khai tại chỗ vì nó:
- Không yêu cầu mua và cài đặt phần cứng, máy chủ dữ liệu và phần mềm
- Không thể được tùy chỉnh đáng kể
- Cần ít nhân viên CNTT, bảo mật dữ liệu và triển khai nội bộ
- Tích hợp dễ dàng hơn với các hệ thống ERP hiện có và các ứng dụng khác
Tuy nhiên, khía cạnh khó khăn nhất của việc triển khai là quản lý thay đổi cho nhân viên trong công ty, đây là một vấn đề phổ biến cho dù bạn chọn cách triển khai nào.
Chi phí phần mềm Cloud ERP
Các giải pháp ERP tại chỗ có chi phí trả trước lớn, bao gồm:
- Quyền sở hữu giấy phép phần mềm
- Nhóm thực hiện
- Hiệu chỉnh phần mềm
- Cài đặt phần cứng và phần mềm
- Bảo mật dữ liệu, sao lưu và lưu trữ
- Nhân viên hỗ trợ
Tổng cộng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có thể mong đợi trả từ 75.000 đến 750.000 đô la cho một giải pháp ERP tại chỗ. Chi phí cho các doanh nghiệp lớn dao động từ 1 triệu đến 10 triệu đô la.
Mặt khác, các giải pháp ERP trên nền tảng Cloud không liên quan đến việc sở hữu và cài đặt phần cứng và phần mềm. Thay vào đó, họ thường sử dụng mô hình cấp phép và phân phối phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), trong đó:
- Công ty trả phí đăng ký bao gồm quyền truy cập và cập nhật phần mềm, cũng như bảo mật dữ liệu, sao lưu và lưu trữ.
- Phí đăng ký được trả hàng tháng hoặc hàng năm dựa trên số lượng người dùng và mức độ tính năng.
- Công ty chỉ trả tiền cho những gì họ cần và có thể mở rộng quy mô sử dụng một cách dễ dàng nếu được yêu cầu.
- Nhà cung cấp duy trì và cập nhật phiên bản tiêu chuẩn của phần mềm ERP, thường không cung cấp nhiều tùy chỉnh.
Nhìn chung, bạn sẽ trả khoảng 4.000 đô la mỗi tháng cho một giải pháp Cloud ERP với 20 người dùng.
Các nhà phê bình thường lưu ý rằng mặc dù ban đầu triển khai Cloud rẻ hơn, các khoản thanh toán hàng tháng cộng với tổng chi phí sở hữu cao hơn trong thời gian dài. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng nếu các công ty không cần nâng cấp phần mềm của họ.
Chúng ta sẽ thảo luận về các bản nâng cấp sau này chi tiết hơn, nhưng lưu ý rằng khi các công nghệ mới được tích hợp vào hệ thống ERP, các công ty sẽ cần nâng cấp thường xuyên hơn để duy trì tính cạnh tranh.
Phần mềm Cloud có thể được cập nhật và tích hợp dễ dàng hơn phần mềm on-premise, có thể yêu cầu phải thực hiện lại hoặc sử dụng lại tốn kém.
Một lựa chọn thân thiện với chi phí khác là phần mềm ERP nguồn mở, có sẵn công khai và miễn phí để cài đặt và tùy chỉnh. Tuy nhiên, nó thường được triển khai tại on-premise và nhiều nhà cung cấp chỉ cung cấp triển khai Cloud với đăng ký SaaS.
Khả năng sử dụng Cloud ERP
Hầu hết các giải pháp Cloud được thiết kế dành cho người dùng, vì vậy chúng thường có giao diện trực quan và có thể truy cập được từ các thiết bị di động.
Một khả năng tuyệt vời của Cloud là khả năng cung cấp dữ liệu thời gian thực cho người dùng trên nhiều địa điểm. Giờ đây, mọi người ở các địa điểm khác nhau sẽ liên lạc và cộng tác bằng dữ liệu thời gian thực và nhân viên hoặc nhân viên từ xa trong lĩnh vực này có thể kết nối với những thông tin mới nhất.
Các công ty sử dụng phần mềm ERP trên nền tảng Cloud di động cũng báo cáo các cải tiến về độ chính xác của dữ liệu và công nghệ hiện đại có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ các lỗi bằng cách giảm nhu cầu nhập dữ liệu dư thừa.
Ray Rebello Acumatica
Giám đốc tiếp thị sản phẩm Ray Rebello
Acumatica
Nhiều giải pháp on-premise đã được thiết kế từ nhiều năm trước, vì vậy các giao diện có thể không thân thiện với người dùng. Tuy nhiên, một lợi ích là việc triển khai on-premise có thể được truy cập ngay cả khi không có kết nối internet.
Khả năng bảo mật của giải pháp Cloud ERP
Một số công ty lo lắng về bảo mật với Public Cloud, nhưng hầu hết các nhà cung cấp ERP trên nền tảng Cloud đều dựa vào các nhà cung cấp dịch vụ dữ liệu có uy tín, như Amazon, Microsoft Azue và IBM.
Các nhà cung cấp này cung cấp giám sát 24/7, và vi phạm an ninh là rất hiếm. Đối với các công ty có ít hoặc không có nhân viên bảo mật dữ liệu hoặc CNTT, sử dụng Public Cloud có thể an toàn hơn và ít căng thẳng hơn.
Ngoài ra, các công ty có máy chủ dữ liệu của riêng họ ngày càng lo ngại về các cuộc tấn công của ransomware, sử dụng phần mềm độc hại để chặn các công ty truy cập dữ liệu của họ. Những kẻ tấn công yêu cầu tiền chuộc để khôi phục quyền truy cập và ngay cả khi công ty trả tiền, dữ liệu vẫn có thể bị chặn.
Các Public Cloud cung cấp sao lưu dữ liệu, vì vậy các cuộc tấn công ransomware trở nên ít thảm khốc hơn.
Một Private, Single-tenant Cloud cung cấp cung cấp sự riêng tư hơn nữa, kiểm soát và tùy chỉnh hơn so với Public Cloud. Mặc dù nó không được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp, nhưng đối với các công ty phải đối mặt với các quy định bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt – ví dụ như trong ngành chăm sóc sức khỏe và tài chính – đó có thể là lựa chọn duy nhất.
Nâng cấp hệ thống Cloud ERP
Một trong những sai lầm lớn nhất mà các công ty mắc phải trong quá trình thực hiện là không lập kế hoạch cho tăng trưởng và quy mô trong tương lai.
Các giải pháp On-premise ERP thường có nhiều tùy chỉnh giúp việc nâng cấp không chỉ tốn thời gian và chi phí mà còn có thể yêu cầu công ty đóng cửa hệ thống ERP và thực hiện lại toàn bộ giải pháp. Thật không ngạc nhiên khi nhiều công ty có hệ thống ERP tại chỗ thương không bao giờ nâng cấp.
Mặt khác, vì các giải pháp Cloud ERP thường được tiêu chuẩn hóa, các bản nâng cấp có thể được phân phối liền mạch, tự động và thường xuyên.
Vài năm qua đã chứng kiến nhiều tiến bộ trong công nghệ so với hai thập kỷ trước cộng lại.
Những người đương nhiệm phải cải tiến. Người mới tham gia phải nhanh chóng mở rộng quy mô. Và tất cả cần phải trở thành doanh nghiệp thông minh kết nối các quy trình kinh doanh với các công nghệ và giải pháp phần mềm tiên tiến cho kết quả khách hàng đáng kinh ngạc.
Richard Strattner Jr.
Trưởng phòng tiếp thị sản phẩm toàn cầu, S / 4HANA
SAP
Các giải pháp Cloud ERP cũng được định vị tốt để tận dụng và tích hợp công nghệ và dịch vụ mới. Cụ thể, các nhà cung cấp đang chuyển hướng sang trí tuệ nhân tạo (AI) và Internet of Things (IoT) để cung cấp những hiểu biết thế hệ tiếp theo.
AI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu xưởng sản xuất và hướng dẫn lựa chọn kho, cũng như các quy trình từ cấu hình đến đơn đặt hàng (Configure to Order) và từ bản vẽ đến đơn đặt hàng (Engineer to Order). Thiết bị đeo và thu thập dữ liệu giao tiếp bằng IoT có thể truyền dữ liệu được sử dụng để cải thiện hiệu quả thiết bị tổng thể, giảm sự cố thiết bị và tăng sử dụng tài sản.
Làm thế nào để chọn phương án triển khai ERP tối ưu?
Bây giờ chúng tôi đã đề cập đến việc triển khai, chi phí, khả năng sử dụng, bảo mật và nâng cấp của các giải pháp ERP trên nền tảng Cloud và tại chỗ (On-premise), chúng tôi muốn nêu bật các tình huống cụ thể trong khi bạn có thể chọn một tình huống khác. Có những lợi ích cho cả việc triển khai và quyết định cuối cùng của bạn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu duy nhất của công ty bạn.
Chọn một hệ thống ERP trên nền tảng Cloud nếu bạn…
- Không đủ khả năng đầu tư ban đầu
- Cần triển khai nhanh
- Không yêu cầu nhiều tùy chỉnh
- Có ít hoặc không có nhân viên CNTT
- Muốn tích hợp giải pháp ERP với các dịch vụ hoặc phần mềm khác ngay bây giờ hoặc trong tương lai
- Có nhiều vị trí cần sử dụng hệ thống cùng một lúc
- Thoải mái thuê ngoài bảo mật dữ liệu, sao lưu và lưu trữ
- Thích giao diện dựa trên web và truy cập di động tốt hơn
Bạn thường nghe về lợi thế tài chính và CNTT của Cloud so với ERP dựa trên cơ sở, nhưng lợi thế thực sự, lớn của Cloud ERP là lợi ích kinh doanh.
Các công ty có Cloud ERP thực sự có thể đổi mới nhanh hơn, phục vụ cạnh tranh và kết nối dễ dàng với khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên.
Tom Brennan
Giám đốc tiếp thị
Rootstock
Chọn một hệ thống ERP tại chỗ nếu bạn…
- Duy trì một trung tâm dữ liệu lớn và nhân viên CNTT
- Yêu cầu tùy biến rộng rãi
- Có các quy trình kinh doanh, chẳng hạn như các hệ thống thực hiện sản xuất đương nhiệm và lập kế hoạch và lập kế hoạch nâng cao, đòi hỏi nhiều băng thông
- Cần truy cập ngay cả trong thời gian ngừng hoạt động internet
- Muốn giữ quyền kiểm soát phần mềm và dữ liệu
- Bị cấm lưu trữ dữ liệu trong Public Cloud theo quy định của ngành
Chọn một hệ thống Hybrid ERP nếu bạn có thể…
- Có giải pháp tại chỗ nhưng muốn có giải pháp Cloud tốt nhất
- Cần truy cập dữ liệu từ giải pháp tại chỗ của bạn thông qua nền tảng Cloud dựa trên thiết bị di động hoặc web
- Muốn chuyển đổi từ giải pháp tại chỗ sang giải pháp Cloud dễ dàng hơn vào một ngày sau đó
Các nhà cung cấp hàng đầu về Cloud ERP
Các nhà cung cấp sau đây cung cấp các giải pháp ERP Cloud phổ biến.
ACUMATICA
Acumatica phục vụ khách hàng trong các ngành sản xuất, kế toán, phân phối, bán lẻ và thương mại.
Mô-đun Quản lý phân phối của Acumatica giúp các công ty theo dõi hàng tồn kho, cải thiện dịch vụ khách hàng, quản lý báo giá và đơn đặt hàng, v.v. Mô-đun Kế toán dự án của họ cung cấp các công cụ kế toán tích hợp để quản lý bảng chấm công, ngân sách và hàng tồn kho dự án. Cả hai chức năng tích hợp với các mô-đun khác nhau, bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), sản xuất và tài chính, để hiển thị trên toàn tổ chức.
Acumatica có nhiều phương thức triển khai, bao gồm Public Cloud SaaS, lưu trữ Cloud riêng và tại chỗ.
EPICOR
Phần mềm Epicor được xây dựng cho các tổ chức thuộc mọi quy mô – mặc dù chủ yếu nhắm vào các công ty cỡ trung bình – bao gồm cả sản xuất.
Phần mềm này cung cấp các tính năng và chức năng để xử lý kế toán và tài chính, quản lý dự án, CRM, hàng tồn kho, lập kế hoạch nguyên liệu tiền sản xuất, thực hiện sản xuất, nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kinh doanh toàn cầu và hơn thế nữa.
Khách hàng có thể mua các mô-đun riêng lẻ hoặc toàn bộ bộ. Phần mềm có thể được cài đặt tại chỗ hoặc trong Cloud.
INFOR
Infor được thiết kế để giúp các công ty phân phối và sản xuất điều hành các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Giải pháp của nó chủ yếu dành cho SMB, nhưng có thể mở rộng để phục vụ nhu cầu của các tổ chức lớn hơn.
Các mô-đun bao gồm kế toán, nguồn nhân lực, tìm nguồn cung ứng, quản lý dự án, CRM và chuỗi cung ứng. Tính năng Workforce Planning giúp các nhà sản xuất và nhà phân phối tối ưu hóa số lượng nhân viên của họ để đáp ứng các tiêu chí lập lịch. Các tính năng Lập kế hoạch & Lập kế hoạch nâng cao cho phép người dùng xác định ngay nếu họ có lực lượng lao động, máy móc, công cụ và vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm.
Giải pháp hỗ trợ triển khai tại chỗ, Cloud và Hybrid.
MICROSOFT
Microsoft Dynamics AX giúp các SMB và các doanh nghiệp lớn hợp lý hóa quy trình sản xuất và quản trị doanh nghiệp của họ.
Nó hỗ trợ các mô hình chuỗi cung ứng xây dựng để dự báo, sản xuất theo đơn đặt hàng và bản vẽ theo đơn đặt hàng trên cả quy trình sản xuất hàng loạt và quy trình riêng biệt. Khả năng của nó cũng bao gồm quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý vòng đời sản phẩm, lập kế hoạch yêu cầu vật liệu, kinh doanh thông minh và quản lý tài sản.
Phần mềm có thể được cài đặt tại chỗ hoặc được lưu trữ trên Cloud.
Oracle Netsuite
Oracle NetSuite là bộ ứng dụng tích hợp dựa trên nền tảng Cloud, từ đó một công ty quản lý tài chính, đơn đặt hàng, sản xuất, kho, thực hiện, mua sắm và nguồn nhân lực. Bảy mô-đun tích hợp nhằm mục đích hợp lý hóa các quy trình kinh doanh trong khi đóng góp chức năng có thể mở rộng khi một công ty phát triển.
Dựa trên cơ sở dữ liệu tập chung, các mô-đun ERP tích hợp với các ứng dụng khác của NetSuite, như CRM, hàng tồn kho, quản lý đơn hàng và thương mại điện tử để tăng tốc độ kết toán, đảm bảo tuân thủ và cung cấp phân tích theo thời gian thực.
Oracle NetSuite có thể được triển khai trên Cloud và được tích hợp với các hệ thống cũ sử dụng hệ thống ERP hai tầng.
QAD
Ứng dụng phần mềm QAD Enterprise hỗ trợ các nhà sản xuất toàn cầu trong lĩnh vực ô tô, sản phẩm tiêu dùng, thực phẩm và đồ uống, công nghệ cao, công nghiệp và khoa học đời sống.
Các mô-đun của nó bao gồm sản xuất, tài chính, quản lý khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng và nhu cầu và phân tích. Giải pháp là FDA đủ tiêu chuẩn và có thể kiểm toán được đối với khách hàng khoa học đời sống và cung cấp một bộ bản đồ quy trình giúp khách hàng ô tô đáp ứng các tiêu chuẩn quan trọng của ngành, như Hướng dẫn vận hành / đánh giá hậu cần quản lý vật liệu.
Phần mềm có thể được triển khai tại chỗ, thông qua Cloud hoặc với việc triển khai hybrid.
SAP
SAP Business One là phần mềm ERP của SAP cho SMB trong các sản phẩm tiêu dùng, máy móc và linh kiện công nghiệp, dịch vụ chuyên nghiệp, thông tin bán lẻ và phân phối bán buôn.
Các mô-đun của nó bao gồm tài chính, mua hàng, hàng tồn kho, bán hàng, quản lý dự án, hoạt động và CRM. Mô-đun kiểm soát mua hàng và kiểm kê quản lý chu trình thanh toán đơn hàng hoàn chỉnh, bao gồm biên lai, hóa đơn, trả lại và thanh toán để tối ưu hóa thực tiễn mua hàng và chi phí kiểm soát.
Giải pháp có thể được triển khai tại chỗ hoặc trong Cloud. Giá cả được dựa trên số lượng người dùng.
