Tổ chức của bạn cần một phần mềm ERP mới. Làm thế nào tìm đúng giải pháp cho doanh nghiệp?
Đưa ra một yêu cầu đề xuất ERP là một cách tuyệt vời để có thêm thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng và thu hẹp danh sách các nhà cung cấp cho bạn thành hai hoặc ba mà bạn muốn xem demo của họ.
Có tới 60% các dự án ERP được đưa vào nhóm thất bại, nguyên nhân là do bỏ qua yêu cầu đề xuất ERP trước khi đầu tư. Do đó việc quan trọng là phải có được giai đoạn tìm kiếm ERP đúng ngay từ đầu. Đó chính là nơi yêu cầu đề xuất ERP của bạn ra đời.
Chất lượng yêu cầu đề xuất và tính mở rộng của quy trình thu thập yêu cầu của bạn sẽ tự nhiên ảnh hưởng đến chất lượng phản hồi và có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc lựa chọn ERP thành công hay là việc đầu tư lãng phí.
Trong phần này, chúng tôi sẽ đi sâu vào những gì tạo nên một yêu cầu đề xuất ERP tốt, những chi tiết bạn cần yêu cầu và làm thế nào để giảm bớt các tùy chọn sao cho phù hợp nhất với tổ chức của bạn.
Hướng dẫn này sẽ bao gồm những điều sau đây:
- Sự khác biệt giữa RFP, RFI và RFQ
- Thu thập các yêu cầu ERP của bạn
- Cấu trúc ERP RFP của bạn để có phản hồi tốt nhất
- Mẫu ERP RFP có thể tùy chỉnh
- Đánh giá các phản hồi RFP của bạn và xem xét các bước tiếp theo
RFI vs RFPs và RFQ – sự khác biệt là gì?
Quá trình RFP (Request for Proposal) nằm rải rác với các từ viết tắt của ba chữ cái. Thật đáng để làm rõ những điều này trước khi chúng ta bắt đầu, để tránh nhầm lẫn xuống dòng.
Phòng mua hàng của công ty bạn có lẽ sẽ rất thoải mái với sự khác biệt giữa RFPs, RFI và RFQ, và rất đáng để tham gia một nguồn lực mua sắm trước đó trong kế hoạch đầu tư ERP của doanh nghiệp bạn.
Tuy nhiên, nếu đây là dự án lựa chọn đầu tiên của doanh nghiệp, bạn có thể không rõ về những gì mỗi người làm và khi nào triển khai chúng.
Bạn có thể nghĩ về ba yêu cầu này như một kênh đưa ra quyết định, qua đó bạn có thể loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp và có được một danh sách ngắn những yêu cầu cung cấp các giải pháp và dịch vụ tốt nhất cho tổ chức của bạn:
RFI – Yêu cầu thông tin
Một RFI có thể đến từ một số lượng lớn các nhà cung cấp và sẽ cung cấp cho bạn thông tin rộng rãi về các dịch vụ, giá trị, sự công nhận và kinh nghiệm của họ. Khi bạn nhận lại những thông tin này, RFI sẽ cho bạn một điểm khởi đầu tốt và bạn có thể bắt đầu loại bỏ bất kỳ thứ gì không phù hợp trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
RFP – Yêu cầu đề xuất
Bây giờ bạn có danh sách rút gọn của mình, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn. RFP là danh sách chi tiết các yêu cầu, kỳ vọng và các truy vấn cụ thể liên quan đến các nỗi đau kinh doanh của bạn. Các phản hồi tốt nhất cho RFP của bạn sẽ là những phản hồi thể hiện sự hiểu biết tuyệt vời về nhu cầu của bạn với kinh nghiệm rõ ràng trong các yêu cầu “must-have” của bạn.
RFQ – Yêu cầu báo giá
Nên sử dụng RFI để điền vào các khoảng trống trong thông tin của bạn, trong khi RFQ là tài liệu bạn gửi cho các nhà cung cấp lọt vào danh sách yêu cầu đề xuất chi tiết với đầy đủ chi phí, giải quyết các vấn đề như thông số kỹ thuật, triển khai, điều khoản thanh toán, bảo trì và cấp độ thỏa thuận dịch vụ.
Thu thập các yêu cầu ERP của bạn
Trước khi bạn có thể bắt tay vào tạo một yêu cầu đề xuất ERP, trước tiên bạn cần xác định các yêu cầu của mình. Điều này là cơ bản để có được yêu cầu đề xuất của bạn đúng, và cuối cùng của thành công là việc triển khai.
Bắt đầu bằng cách biên dịch các quy trình kinh doanh mà bạn có tại chỗ ngày hôm nay và sau đó hỏi những thay đổi cần phải xảy ra. Những thay đổi này phải thực tế và có thể đo lường được. Xác định các điểm đau của mỗi quy trình kinh doanh đòi hỏi phải thay đổi và phác thảo những lợi ích mà bạn mong đợi từ những thay đổi đó.
“Việc thu thập các yêu cầu được thực hiện kém có thể tàn phá không chỉ chi phí đầu tư ERP ban đầu mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức sau triển khai”
Bất cứ nơi nào có thể, những lợi ích đó nên có giá trị bằng tiền, mặc dù điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng đạt được. Việc thu thập các yêu cầu được thực hiện kém có thể tàn phá không chỉ chi phí đầu tư ERP ban đầu mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của tổ chức sau triển khai.
Đây là một quy trình thu thập yêu cầu sẽ đặt nền tảng cụ thể cho một RFP tốt:
1. Quay lại vấn đề cơ bản – chiến lược kinh doanh của bạn là gì?
Bạn có thể dễ dàng bị lạc trong các cuộc hỗn chiến của các mô-đun, tính năng và chức năng mà các hệ thống ERP khác nhau có thể cung cấp. Hãy lùi một bước lớn và bắt đầu bằng cách quay lại chiến lược kinh doanh cốt lõi của bạn. Nhắc nhở bản thân về các mục tiêu kinh doanh của bạn và xây dựng nhu cầu của bạn từ đó.
Đi sâu vào những gì đang giữ doanh nghiệp của bạn trở lại xa hơn. Các vấn đề bạn có thể xem xét ở đây bao gồm:
- Bạn có cần cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng?
- Một mô-đun CRM có thể giúp bạn đạt được điều đó và bao nhiêu phần trăm?
- Bạn có gặp rủi ro trong chuỗi cung ứng mà không được kiểm soát?
- Những mối đe dọa nào gây ra những rủi ro đó và một mô-đun SCM được cải thiện có thể giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu?
Bằng cách quay trở lại vấn đề cơ bản và đặt chiến lược của bạn vào trung tâm của kế hoạch yêu cầu của bạn, bạn sẽ tập trung hơn nhiều vào “must-haves” thay vì “Nice-to-haves”.
2. Khảo sát yêu cầu của khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên
Bạn đang cung cấp cho các nhà cung cấp của bạn thông tin họ cần một cách kịp thời? Còn khách hàng của bạn thì sao? Đội ngũ tài chính của bạn có nhổ tóc vào cuối tháng không? Các đơn vị kinh doanh khác có nhiều hệ thống và bảng tính Excel để quản lý và lấy báo cáo hoặc thực hiện các quy trình không?
Các thành viên nhóm Canvas đến từ xung quanh doanh nghiệp để xác định các điểm đau nội bộ và để tìm hiểu các yêu cầu của nhà cung cấp và khách hàng mà bạn có thể đáp ứng hiệu quả hơn.
Một lần nữa, hãy đặt những yêu cầu này vào “must-haves” và ‘Nice-to-have” với những mục tiêu có thể đo lường được để có thể được theo dõi và chứng minh thành công sau này.
Cấu trúc ERP RFP của bạn để có phản hồi tốt nhất
Có tài liệu về các yêu cầu của bạn, bạn đang trên đường tiến hành RFP. Các nhà cung cấp cũng sẽ cần phân tích phần mềm, phần cứng và hỗ trợ triển khai và bảo trì nội bộ hiện tại của bạn.
Các nhà cung cấp cũng cần biết kỳ vọng về thời gian thực hiện của bạn, lý do cho các yêu cầu bạn đã nêu (vấn đề bạn mong muốn giải quyết) và thời hạn (hợp lý) mà họ cần phải đáp ứng.
Làm ra một tài liệu với sự giới thiệu chắc chắn về nhu cầu kinh doanh, hoạt động, điểm mạnh và tham vọng của bạn về ERP sẽ giúp đưa các yêu cầu của doanh nghiệp đặt vào bối cảnh thực tế.
Mẫu ERP RFP có thể tùy chỉnh
Sử dụng mẫu ERP RFP để tạo tài liệu đề xuất thống nhất giúp bạn so sánh song song có ý nghĩa trong quá trình đánh giá.
Một số nhà cung cấp có thể có các giải pháp vượt trội phù hợp với yêu cầu trong khi những nhà cung cấp khác có thể cần thiết kế một tùy chỉnh hoặc cung cấp một add-on với chi phí phát sinh. Mẫu này sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định nhà cung cấp nào có các giải pháp tốt nhất sẵn sàng trong lịch trình yêu cầu, đồng thời cung cấp cho nhà cung cấp các yêu cầu, liên hệ và thời gian biểu của riêng bạn.
| Hạng mục | Bao gồm những gì |
| Thông tin cơ bản | Trình bày tổng quan ngắn gọn về tổ chức của bạn và hoạt động của tổ chức, số lượng người dùng, văn phòng vệ tinh, mức tăng trưởng dự kiến và mục tiêu của người dùng hệ thống. |
| Phạm vi dự án | Thiết lập các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện bởi nhà cung cấp và kết quả mong đợi. Bao gồm một danh sách chi tiết về trách nhiệm, đặc biệt là khi các nhà thầu phụ có liên quan.
Bao gồm chi tiết thời gian dự án từ lúc gửi RFP đến khi vận hành và phân tích ngân sách dự án của bạn. |
| Các yêu cầu | Đây là nơi bạn sẽ cung cấp một danh sách chi tiết các yêu cầu chức năng ERP và thông số kỹ thuật được chia nhỏ bởi đơn vị kinh doanh, với không gian để các nhà cung cấp giải thích cách hệ thống của họ có thể đáp ứng từng yêu cầu. Bạn cũng nên hỏi liệu các giải pháp sẽ vượt ra ngoài phần mềm hoặc tùy chỉnh.
Bạn có thể đặt nó thành một dạng bảng nếu bạn muốn. |
| Thẩm định nhà cung cấp và các khách hàng tham khảo | Tìm hiểu xem nhà cung cấp đã làm việc cho các khách hàng tương tự có nhu cầu tương tự và yêu cầu tham khảo. Bạn cũng có thể kiểm tra các chứng nhận và giải thưởng hoặc các thông tin khác phù hợp với yêu cầu ERP của bạn. Đây cũng là một cơ hội tốt để kiểm tra sự ổn định của nhà cung cấp và liệu họ có làm đối tác tốt giữa trung và dài hạn hay không. |
| Ngân sách và giá | Yêu cầu mỗi nhà cung cấp phân tích chi phí trong ít nhất 3-6 năm trong tương lai. Chi phí phải đưa ra được ngày kết thúc thời hạn hiệu lực kể từ khi nhận được phản hồi. |
| Điều khoản và điều kiện hợp đồng | Yêu cầu các nhà cung cấp cho tiêu chuẩn Ts&C của họ cộng với bất kỳ điều gì sẽ cụ thể cho dự án này. |
| Đánh giá và quá trình chọn lựa | Cung cấp cho các nhà cung cấp các chi tiết về cách họ sẽ được đánh giá, các mốc thời gian liên quan và cách lựa chọn cuối cùng sẽ được thực hiện. |
| Liên hệ | Bao gồm một danh sách tất cả các bên mà họ có thể liên hệ với RFP bao gồm các nguồn lực nội bộ và bất kỳ nhà thầu và nhà tư vấn bên thứ ba nào. |
Đánh giá các phản hồi RFP của bạn và xem xét các bước tiếp theo
Có một quy trình để đánh giá đề xuất là điều cần thiết để đảm bảo rằng bạn chọn một hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu chính của bạn.
Bạn có thể muốn xem xét việc chấm điểm từng nhà cung cấp so với khả năng của họ để đáp ứng từng yêu cầu bạn nêu trong RFP của mình, có thể theo thang điểm từ một đến năm.
Dưới đây là các yếu tố cần xem xét trong khi làm như vậy, để tránh quá trình giảm dần vào hỗn loạn.
1. Xếp hạng các nhà cung cấp dựa trên khả năng đáp ứng các yêu cầu chính
Quay trở lại yêu cầu chính của bạn. Bất kỳ nhà cung cấp nào rõ ràng không thể đáp ứng chúng có thể bị loại bỏ ngay lập tức. Trong khi chấm điểm các câu trả lời còn lại như đã nêu ở trên sẽ không cung cấp cho bạn một ‘người chiến thắng’ cụ thể, nó sẽ cho bạn ý tưởng tốt về các hệ thống mà bạn nên xem xét trong danh sách rút gọn.
2. So sánh các dịch vụ hỗ trợ
Những nhà cung cấp nào có thể cung cấp cho bạn sự hỗ trợ liên tục mà bạn cần? Làm thế nào để SLA của họ so sánh và bạn sẽ trả thêm tiền cho việc hỗ trợ từ nhà cung cấp mà bạn cần trong tương lai?
3. Sắp xếp các bản demo cho các ứng cử viên còn lại
Gặp gỡ với mỗi đại diện nhà cung cấp danh sách rút gọn để xem giới thiệu sản phẩm của họ. Đây là thời điểm tốt để thảo luận chi tiết hơn nữa về hệ thống ERP. Yêu cầu tham khảo khách hàng nhưng cũng làm nghiên cứu của riêng bạn trước khi bạn đi đến bất kỳ cuộc họp. Tự hỏi mình:
- Họ đã làm việc với các khách hàng tương tự hoặc có bề dày kinh nghiệm chứng minh tính linh hoạt và khả năng thích ứng với việc triển khai theo yêu cầu của bạn?
- Họ có một doanh nghiệp đủ khỏe mạnh và ổn định để theo dự án của bạn đến khi hoàn thành?
Bạn có thể cần gặp nhiều lần – hoặc có một cuộc gọi điện thoại tiếp theo – để đi sâu vào từng chi tiết và đảm bảo rằng các bên liên quan chính của bạn ở trên cùng một trang.
4. Hỏi nhà cung cấp thông tin giá cả cụ thể
Cuối cùng, bạn sẽ đến giai đoạn mà tất cả các câu hỏi đã được trả lời, kiểm tra khách hàng tham khảo, kỳ vọng của bạn đã được đặt ra trên bàn và bạn có một dấu hiệu tốt sẽ cung cấp cho bạn giải pháp ERP phù hợp nhất với yêu cầu của bạn. Bây giờ là lúc để bắt đầu yêu cầu báo giá và xem ngân sách của bạn sẽ kéo dài đến đâu.
Tạo ra một RFP ERP hoàn hảo cần có thời gian và sự kiên nhẫn, nhưng lợi ích thì rõ ràng – và số tiền bạn có thể mất nhiều hơn nếu bạn không thực hiện công việc chuẩn bị của mình kỹ lưỡng. ERP RFP được cân nhắc kỹ lưỡng là điều quan trọng đối với những quyết định tốt cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi hy vọng với những công cụ và các bước hướng dẫn này sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp và tránh một số cạm bẫy mà doanh nghiệp bạn có thể gặp phải trong qua trình đầu tư ERP.
