Chắc chắn bạn cũng như tôi là lập kế hoạch triển khai dự án một khi được cấp trên (hoặc như tôi khi có được cái gật đầu của khách hàng để bắt đầu tham gia triển khai dự án), và chắc chắn rằng tất cả mọi anh/em được giao cho vị trí PM (Project Manager) của dự án đều biết rằng lập kế hoạch của dự án rất quan trọng, và cũng biết rằng dự án thành bại hay không nằm ở việc thiết lập kế hoạch của dự án này.
Có thể một số bạn sẽ hiểu lập kế hoạch dự án là cái bản kế hoạch về thời gian (thường được gọi là khung thời gian Time Frame, hoặc Time Line) gì đó của dự án, nhưng chắc chắn các bạn sẽ hiểu khung thời gian này chỉ là một phần trong lập kế hoạch triển khai dự án CNTT.
Bạn cần phải có một số điểm cơ bản sau đây khi bắt đầu lập kế hoạch dự án
(1) Mục tiêu: Mục tiêu của dự án
(2) Scope: Khối lượng công việc cần hoàn thành
(3) Schedule: Khung thời gian cho phép và deadline của dự án
(4) Budget: Kinh phí trong giới hạn
(5) Quality: Chất lượng cần đảm bảo, hay nói làm ra sản phẩm đáp ứng được nhu cầu sử dụng
(6) Thành phần tham dự: các thành phần tham dự vào dự án triển khai của bạn
Việc lập kế hoạch dự án bắt đầu từ đâu?
Việc lập kế hoạch một dự án CNTT hoặc dự án triển khai ERP, CRM, BI, SCM,… cũng phải bắt đầu từ tầm nhìn, sứ mệnh, mô hình kinh doanh và nhất là chiến lược phát triển của công ty cùng với các yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài của dự án.
Áp dụng quy tắc 5W1H chúng ta sẽ hiểu được dự án cần phải làm gì?
- Why: tại sao phải làm
- Who: ai làm
- When: khi nào làm
- Where: là ở đâu
- What: nội dung gì trong đó
- How: làm như thế nào
Vậy các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến dự án như thế nào?
Các yếu tố nằm bên ngoài của dự án, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến dự án bao gồm:
- Mô hình kinh doanh, và chiến lược của công ty: điều này sẽ giúp cho bạn xác định phạm vị của dự án và các module (phân hệ) tham gia vào trong giải pháp cả bạn, như công ty kinh doanh cafe thì khả năng cần có một POS (Point Of Sales), cần có phát triển mô hình DMS (Distribution Management System), và nếu chiến lược của công ty trong thời gian tới phát triển ra thị trường các nước xung quanh thì có khả năng bạn phải cần phát triển DMS của bạn thêm các tính năng để hỗ trợ việc này, hoặc bạn sẽ phát triển CRM (Customer Relationship Management) để giải quyết yêu cầu về chiến lược của công ty bạn.
- Khách hàng của doanh nghiệp bạn là ai, việc kết nối với khách hàng hiện nay như thế nào, làm thế nào để nhân viên kinh doanh liên lạc và kiếm được khách hàng cho công ty.
- Đối thủ của bạn ở đâu: nếu có được các thông tin họ triển khai giải pháp gì, các module như thế nào, càng chi tiết càng tốt.
- Nhà cung cấp của bạn là ai, việc kết nối, tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp của công ty bạn như thế nào.
- Đối tác: tới thời điểm này có thể bạn chưa hình dung hoặc hoàn toàn xác định đối tác triển khai dự án. Nhưng ở đây, chúng ta nên xác định rằng đối tác triển khai là một yếu tố bên ngoài của dự án.
Những yếu tố bên trong nào ảnh hưởng trực tiếp đến dự án?
Các yếu tố bên trong là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dự án của bạn, thường bao gồm:
- Mục tiêu của dự án (Project Goals)
- Phạm vi dự án (Project Scope)
- Ngân sách
- Thời gian bắt đầu, kết thúc
- Các thành phần tham gia (bao gồm chính và phụ)
- Tổ chức dự án (bao gồm tổ chức của doanh nghiệp bạn, và kết nối tổ chức với các thành phần liên quan như các đối tác triển khai, đối tác cung cấp dịch vụ khác)
- Hệ thống CNTT hiện tại liên quan tới dự án của bạn
- Môi trường, văn hóa hiện tại của doanh nghiệp bạn, nhất là các vấn đề văn hóa ảnh hưởng trực tiếp tới dự án của bạn, bạn cần nên xác định rõ
- Nhân sự tham gia trực tiếp vào dự án
- Khung thời gian của dự án
- Thuận lợi và rủi ro của dự án
- Giải pháp của dự án
Khung thời gian triển khai dự án
Một vấn đề rất quan trọng là bạn và team của bạn, team của đối tác triển khai phải cùng ngồi lại và xây dựng khung thời gian của dư án là tốt nhất, vì nó sẽ ảnh hưởng lớn tới thời gian và nguồn lực giữa các bên liên quan
1. Quản lý Task:
Đủ tasks và sắp xếp các task phải thực sự logic, task nào trước, task nào sau, task nào chạy song song với task nào… điều này giúp cho bạn kiểm soát dự án sau này rất tốt, và giảm thời gian triển khai đưa giải pháp vào vận hành sớm trong doanh nghiệp. Nhưng để có được điều này, bạn thực sự phải có kinh nghiệm, và chỉ có kinh nghiệm mới giúp bạn làm được các điều (1) đủ task, (2) sắp xếp logic.
2. Nhân sự:
Nhân sự tham gia dự án là một vấn đề rất quan trọng nhất là kinh nghiệm cũng như kỹ năng của nhân sự tham gia và các task cụ thể – kinh nghiệm và kỹ năng sẽ giúp cho bạn triển khai nhẹ nhàng hơn, đỡ tốn thời gian hơn, đỡ phí công sức của bạn và đối tác hơn.
3. Thời gian:
Thời gian của các Task phải được cam kết, nhưng trong thực tế sẽ xảy ra nhanh hơn, hoặc sớm hơn so với kế hoạch ban đầu của bạn, và đây xuất phát cho yêu cầu thứ tư của bạn dưới đây.
4. Giám sát khung thời gian:
Việc giám sát khung thời gian chi tiết cho từng task, từng ngày (hoặc thậm chí có thể là nhỏ hơn) bạn phải đặc biệt lưu ý, không nên để thời gian quá dài rồi mới quay lại bản kế hoạch thời gian ban đầu, và phải có người chuyên trách, theo dõi, bám sát và nhắc nhở các bên liên quan về khung thời gian này, có như thế bạn mới đảm bảo rằng dự án đáp ứng tiến độ ban đầu.
Lập kế hoạch cho dự án rất quan trọng, và bạn càng chi tiết nó, xác định càng nhiều các yếu tố liên quan tới dự án, theo dõi và giám sát nó thì chắc chắn dự án của bạn sẽ thành công.
Tác giả: Trường Đại (Fb/daibsd)
