">
Sau nhiều tháng lập kế hoạch, xây dựng và thử nghiệm tỉ mỉ, bạn có thể đi đến điểm mà bạn nghĩ cho bản thân mình, chúng tôi đã sẵn sàng cho việc ERP go-live!
Mặc dù bạn rất dễ dàng bị cuốn vào sự phấn khích khi hoàn thành các cột mốc quan trọng trong dự án, tuy nhiên điều quan trọng là bạn cần phải chuẩn bị hoàn toàn trước khi bắt tay vào vận hành ERP.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng danh sách kiểm tra sẵn sàng sử dụng ERP dưới đây, để giúp bạn quyết định xem công ty của bạn có thực sự sẵn sàng hoạt động hay không. Mặc dù danh sách kiểm tra sau đây có thể không đầy đủ, nhưng nó đã bao gồm các khía cạnh kỹ thuật của việc sẵn sàng go-live:
Danh sách kiểm tra ERP go-live.
1. Tất cả các trường hợp thử nghiệm được thực hiện và thông qua
Có một lý do tại sao các kế hoạch dự án ERP đều chứa số lần lặp với các loại thử nghiệm. Kiểm tra đơn vị, kiểm tra quy trình, kiểm tra tích hợp hệ thống và kiểm tra chấp nhận người dùng đều được thiết kế để đảm bảo các tùy chỉnh, cấu hình và tích hợp của bạn đã sẵn sàng để thực hiện. Việc có tỷ lệ cao vượt qua tất cả các bài kiểm tra này là một chỉ số tốt cho thấy bạn có thể sẵn sàng cho việc go-live.
Không chỉ số lượng các trường hợp thử nghiệm được thông qua quan trọng – mà đó còn là chất lượng và phạm vi bao phủ. Đối với thử nghiệm đơn vị, thông thường một nhà tư vấn hoặc nhà phát triển ERP có thể tạo ra các trường hợp thử nghiệm, nhưng đối với các loại thử nghiệm khác, các trường hợp thử nghiệm phải được doanh nghiệp chấp thuận. Điều này đảm bảo rằng không có kịch bản bất ngờ nào xuất hiện sau khi người dùng cuối có được hệ thống ERP mới.
2. Không có lỗi nghiêm trọng, hoặc còn 1 hoặc 2 lỗi
Nếu nhóm của bạn quyết định đợi cho đến khi tất cả các lỗi thấp hơn mức độ nghiêm trọng 2 được xử lý, bạn sẽ không bao giờ được go-live. Sẽ ổn nếu bạn vẫn còn một vài lỗi còn sót lại, miễn là chúng không nghiêm trọng 1 (showstopper) hoặc nghiêm trọng 2 (tác động kinh doanh cao). Ngay cả khi có cách giải quyết để tiếp tục thực hiện các quy trình kinh doanh, việc để lại lỗi nghiêm trọng 1 hoặc 2 trong thực hiện có thể tạo ra một mớ dữ liệu lộn xộn.
Ví dụ: hãy tưởng tượng một lỗi nghiêm trọng 2 tồn tại đối với các thông báo vận chuyển nâng cao (ASN). Trong trường hợp này, một người kiểm tra QA thông báo rằng một số ASN đang bị từ chối và không tìm được đường vào hệ thống ERP. Do đó, một cách giải quyết được khuyến nghị là giám sát hàng đợi các ASN bị từ chối và kích hoạt gửi lại các lỗi.
Ngay cả khi cách giải quyết này cho phép nhập ASN, vấn đề thực sự có thể là sự chậm trễ trong việc xử lý các ASN này đang khiến ngày nhận tài chính bị tắc một ngày hoặc hơn. Vào cuối tháng hoặc quý, điều này có thể tạo ra một mớ hỗn độn cho đội ngũ tài chính.
Điều đó đang được nói, bạn phải có một kế hoạch để giải quyết bất kỳ lỗi nghiêm trọng 1 hoặc 2 nào xảy ra gần với ngày go-live của bạn. Nếu không có kế hoạch giảm thiểu cho các loại lỗi vào phút cuối, bạn có nguy cơ trì hoãn đáng kể ngày go-live của mình.
3. Các hoạt động dịch chuyển và cắt dữ liệu đã được thực hiện
Trong nhà hát, một tác phẩm không bao giờ bắt đầu ngay đêm khai mạc mà không có một vài buổi diễn tập. Đây là những thực tế phổ biến vì chúng giúp các diễn viên trở nên thoải mái với các câu thoại của họ khi mặc trang phục và ánh sáng sân khấu đầy đủ. Trong một buổi thử trang phục, các vấn đề có thể trở nên rõ ràng, điều này cho phép các đạo diễn có cơ hội giải quyết các vấn đề trong khi vẫn còn thời gian.
Thực hành các hoạt động dịch chuyển và cắt dữ liệu ERP trên môi trường tiền sản xuất giống như một buổi diễn tập. Các diễn viên là nhóm dự án của bạn, các hệ thống là quy trình kinh doanh và trang phục và ánh sáng là dữ liệu sản xuất và cảnh xung quanh.
Trong khi thực hành dịch chuyển dữ liệu, bạn có thể thấy dữ liệu bị hỏng hoặc trùng lặp, nếu nó được nhập trực tiếp vào hệ thống, sẽ làm cho dữ liệu bị rác.
4. Dữ liệu sản xuất được dàn dựng và sẵn sàng để được dịch chuyển
Dữ liệu không phải lúc nào cũng tốt. Ngay cả khi bạn đã thực hành dịch chuyển từ hệ thống cũ sang phần mềm ERP mới nhiều lần, tốt nhất bạn không nên đợi đến tối trước khi đi trực tiếp để thực hiện dịch chuyển thực tế.
Chúng tôi khuyên bạn nên xác định ngày và thời gian giới hạn khi các giao dịch cũ sẽ không còn được xem xét để dịch chuyển. Bất kỳ giao dịch mới nào sau ngày giới hạn đều có thể được dịch chuyển qua một làn sóng riêng.
5. Môi trường sản xuất của bạn đã sẵn sàng
Điều này nghe có vẻ không có trí tuệ, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi có bao nhiêu định nghĩa khác nhau về tính sẵn sàng mà bạn sẽ tìm thấy trong một nhóm dự án.
Định nghĩa tốt nhất về sự sẵn sàng là: cơ sở hạ tầng cho môi trường sản xuất được đưa ra và điều chỉnh để đạt hiệu suất tối đa. Điều này có nghĩa là cấu hình được cho phép, người dùng được tải và vai trò bảo mật được bật. Nó cũng có nghĩa là các điểm tích hợp được xác định và đã kiểm tra các câu trả lời.
Trong một số trường hợp, “sự sẵn sàng” cũng có thể yêu cầu mua và cấu hình của bất kỳ phần cứng cần thiết nào, như máy in, máy quét, cân, đăng ký hoặc đầu đọc thanh toán.
6. Chiến lược triển khai được xác định, lên lịch và giao tiếp
Đối với các buổi giới thiệu theo giai đoạn, lịch trình nên được thông báo cho các đơn vị kinh doanh bị ảnh hưởng. Nó sẽ không bao giờ gây ngạc nhiên cho người dùng khi họ không còn có thể truy cập các công cụ kế thừa của họ.
Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn là nhà bán lẻ có hàng trăm cửa hàng trên bốn múi giờ. Lịch trình cho giai đoạn đầu tiên của buổi giới thiệu của bạn có thể giống như thế này: Các cửa hàng ở Bờ Đông được giao phần cứng mới vào tối thứ Bảy, phần cứng được cấu hình và cài đặt vào tối Chủ nhật và chúng được phát trực tiếp với phần mềm mới vào sáng thứ Hai. Sau đó, sau một tuần trong sản xuất, thông tin phản hồi được thu thập và phân tích trước giai đoạn tiếp theo.
Nếu các cửa hàng ở Bờ Đông của bạn biết về lịch trình này, họ sẽ chuẩn bị sẵn sàng hơn để go-live.
7. Nhóm hỗ trợ được chuẩn bị
Khi các sự cố xảy ra bạn sẽ cần một nhóm hỗ trợ được trang bị tất cả các nguồn lực cần thiết. Đội ngũ này nên có quyền truy cập vào các chuyên gia ERP, nhà phân tích kinh doanh, chuyên gia quy trình và quản lý thay đổi. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ yêu cầu hỗ trợ nào đều có thể được giải quyết mà không phải tranh giành để tìm đúng nguồn lực.
Doanh nghiệp bạn đã sẵn sàng cho việc ERP go-live?
Ngoài danh sách kiểm tra ở trên, bạn sẽ cần một danh sách kiểm tra về con người và các khía cạnh xử lý của dự án của bạn. Chúng tôi đã thấy các dự án thất bại ngay cả với một hệ thống doanh nghiệp hoạt động đầy đủ.
Nếu bạn tò mò làm thế nào khách hàng của chúng tôi xác định sự sẵn sàng của con người và quy trình kinh doanh của họ, hãy gọi cho chúng tôi. Chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi có thể nói chuyện với bạn về kinh nghiệm của chúng tôi hướng dẫn các công ty thông qua việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi tổ chức. Chúng tôi hiểu tất cả các thành phần của sự thành công trong việc go-live.
