Trong khi phần mềm doanh nghiệp có thể giúp tối ưu hóa và tập trung hoạt động kinh doanh, bạn phải đảm bảo rằng bạn có các giấy phép đúng để sử dụng các giải pháp này. Quản lý giấy phép không phải lúc nào cũng dễ dàng. Có những vấn đề có thể làm quá trình trở nên khó khăn hơn. Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ một số thách thức phổ biến nhất về giấy phép phần mềm ERP mà bạn có thể gặp phải và cách giải quyết chúng.
Tại sao Giấy phép Phần mềm Quan trọng?
Ở bản chất, phần mềm doanh nghiệp là một loại tài sản trí tuệ. Để truy cập và sử dụng nó một cách hợp pháp, doanh nghiệp phải thiết lập các thỏa thuận cấp phép với các nhà cung cấp bên thứ ba được ủy quyền. Mỗi khi bạn ký một thỏa thuận cấp phép, bạn đang xác nhận những quyền và trách nhiệm cụ thể. Quyền của bạn bao gồm khả năng sử dụng phần mềm theo ý muốn nếu bạn tuân thủ các hướng dẫn và hạn chế cụ thể. Trách nhiệm của bạn bao gồm việc theo dõi tất cả các chi phí cấp phép, bao gồm cả bảo trì.
Những điều khoản này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại phần mềm doanh nghiệp mà bạn triển khai, cũng như các yếu tố quan trọng khác, như:
- Phiên bản phần mềm
- Phiên bản phần mềm
- Nhà cung cấp phần mềm
Trong tài liệu cấp phép phần mềm này, một số công ty có thể gặp khó khăn. Dựa trên kinh nghiệm của một số chuyên gia phần mềm của chúng tôi, chúng tôi đã trình bày một số vấn đề phổ biến nhất có thể xảy ra:
4 Thách thức trong việc quản lý Giấy phép Phần mềm ERP
1. Tìm và tuân thủ theo Tài liệu cung cấp
Khi bạn triển khai phần mềm doanh nghiệp, có khá nhiều tài liệu cần phải sắp xếp. Điều này có thể làm cho việc xác định chính xác tài liệu cấp phép bạn nên tuân theo trở nên khó khăn. Các nhà cung cấp nổi tiếng, như Microsoft, xuất bản nhiều phiên bản của các tài liệu này hàng năm, và bạn cần đảm bảo rằng bạn đang làm việc với phiên bản mới nhất và chính xác nhất.
Trừ khi bạn là một chuyên gia phần mềm, việc cập nhật thông tin về tất cả các tài liệu áp dụng cho cơ sở hạ tầng phần mềm của bạn có thể khó khăn. Ngay cả khi bạn dành nhiều giờ cho nhiệm vụ này, nó có thể làm giảm năng suất kinh doanh. Kết quả là, nhiều tổ chức vô tình sử dụng sai tài liệu.
Khi điều này xảy ra, một số vấn đề có thể xảy ra. Đầu tiên, công ty có thể không đủ giấy phép, không đủ sự bảo đảm cho các giải pháp mà họ đang sử dụng. Hoặc, họ có thể có các giấy phép không đúng. Để tránh những vấn đề này, hãy thuê một chuyên gia phần mềm. Chuyên gia này sẽ biết cách theo dõi bất kỳ thay đổi cấp phép nào xảy ra trong khi bạn đang sử dụng giải pháp. Họ cũng có thể đảm bảo rằng công ty của bạn tuân thủ đầy đủ trong mỗi giai đoạn, để bạn có thể tránh các khoản phạt đắt đỏ và tranh chấp phần mềm.
2. Điều hướng các chỉ số cấp phép
Khi đến lúc xác định số lượng giấy phép phần mềm bạn cần, có một số chỉ số quan trọng để theo dõi.
Dựa theo lý thuyết, các tính toán này nên dễ dàng thực hiện và dễ dàng mở rộng. Tuy nhiên, trái ngược hoàn toàn với điều đó thường xảy ra. Hầu hết các công ty phần mềm đưa ra các chỉ số khó để theo dõi. Chúng cũng có thể biến đổi và khó tính toán.
Ví dụ, chỉ số Người dùng Được Ủy quyền. Một Người dùng Được Ủy quyền được cấp quyền truy cập vào chương trình phần mềm. Chương trình có thể được cài đặt trên một số máy tính hoặc máy chủ khác nhau, và mỗi Người dùng Được Ủy quyền sẽ có quyền truy cập đồng thời vào bất kỳ số lượng máy chủ nào trong thời điểm đó.
Mặc dù chỉ số này khá rõ ràng, nhưng nó trở nên mờ mịt khi các nhà cung cấp đặt sự chú ý riêng của họ vào nó. Ví dụ, IBM đã triển khai một chỉ số gọi là “Người dùng Đồng thời”. Đây là người truy cập vào chương trình phần mềm tại bất kỳ thời điểm nào. Theo IBM, đây là một giấy phép di động có thể được sử dụng cùng một lúc (đồng thời) bởi một số người dùng được xác định trước.
Ngoài ra, còn có các biến thể giấy phép khác, bao gồm FUSSI, viết tắt của Floating User Single Session Single Install (Người dùng di động, Phiên đơn, Cài đặt đơn). Khi đối mặt với tất cả các lựa chọn này, dễ thấy là các tổ chức có thể bị nhầm lẫn.
3. Hiểu rõ các hạn chế về giấy phép
Ngay cả khi bạn có thể xác định được các chỉ số người dùng của mình, bạn vẫn có thể gặp phải một số sự nhầm lẫn hoặc thách thức liên quan đến các hạn chế phần mềm. Bạn có biết chính xác làm thế nào và nơi bạn có thể sử dụng phần mềm của mình? Nếu bạn có kế hoạch ảo hóa một phần của hoạt động của bạn, điều này có thể là một cuộc thảo luận trung tâm.
Một số công ty, chẳng hạn như Oracle, sẽ không cho phép người dùng giảm số lượng giấy phép bộ xử lý mà họ cần, ngay cả khi họ chuyển một số quy trình của họ sang không gian ảo. Điều này có nghĩa là nếu bạn sử dụng bất kỳ loại phần mềm Oracle nào và quyết định ảo hóa, bạn vẫn cần tăng nhu cầu giấy phép của bạn. Điều này cũng áp dụng cho việc di chuyển phần mềm từ máy tính cá nhân sang máy chủ được quản lý trung tâm hoặc máy ảo.
4. Theo dõi quản lý tài sản phần mềm
Khi bạn đã xác định các chỉ số và hạn chế cấp phép của mình, công việc tiếp theo là theo dõi và quản lý tài sản phần mềm của bạn. Việc quản lý tài sản phần mềm có thể trở nên phức tạp và khó khăn nếu bạn không có quy trình và công cụ thích hợp. Có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn phần mềm khác nhau trong một tổ chức lớn, và việc theo dõi các giấy phép, cập nhật và sử dụng là một thách thức. Nếu bạn không có hệ thống quản lý tài sản phần mềm (SAM) hiệu quả, bạn có thể dễ dàng mất kiểm soát và không biết chính xác tài sản phần mềm mà bạn đang sở hữu và sử dụng.
Để giải quyết vấn đề này, hãy xem xét triển khai một giải pháp SAM để tự động hóa quy trình quản lý tài sản phần mềm của bạn. Một giải pháp SAM sẽ giúp bạn theo dõi, quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng giấy phép phần mềm trong tổ chức của bạn. Nhìn chung, việc quản lý giấy phép phần mềm doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tuy nhiên, với sự hiểu biết và sự chuẩn bị đúng, bạn có thể vượt qua các thách thức này và đảm bảo rằng công ty của bạn tuân thủ các yêu cầu cấp phép phần mềm.
