Bạn đã bắt đầu dự án ERP của mình với nhiều kỳ vọng, nhưng nó đã trật đường ray ở đâu đó và bây giờ bạn phải chịu thêm chi phí, giảm hiệu suất và làm cho lực lượng lao động thất vọng. Trong quá trình triển khai ERP thất bại này, ai là người chịu trách nhiệm?
Mặc dù có khả năng buộc tội ngay lập tức nhà cung cấp ERP, nhà tư vấn ERP hoặc nhà tích hợp hệ thống của bạn, nhưng điều quan trọng là phải xem xét kỹ tình hình. Có khả năng nhóm dự án của bạn có thể gánh vác một số trách nhiệm.
6 cách các tổ chức có thể làm cho dự án ERP của riêng họ bị thất bại
1. Không đảm bảo sự đồng ý từ ban giám đốc
Đẩy mạnh triển khai ERP trước khi cấp C của bạn tham gia vào là một công thức dẫn đến thảm họa.
Việc triển khai ERP thành công phụ thuộc vào một đội ngũ giám đốc điều hành tích cực và sẵn sàng tham gia hỗ trợ mục tiêu của bạn bằng tiền, nguồn lực và thông tin liên lạc. Nếu không có sự hỗ trợ này, dự án của bạn có thể bị thất bại trước khi hoàn thành.
Bất kỳ sự chuyển đổi kinh doanh nào cũng có một lượng rủi ro được hiểu rõ, nhưng những rủi ro này sẽ tăng lên khi các giám đốc điều hành bị lệch lạc về mục tiêu dự án và những gì cần thiết để đạt được chúng.
2. Xây dựng Nhóm Dự án Không đầy đủ
Nhóm dự án ERP của bạn có bao gồm các cá nhân có thể đảm đương các trách nhiệm về phương pháp triển khai của dự án ERP không? Nhiều tổ chức, nhân viên trong nhóm dự án của họ với những nhân viên, những người không thể hoặc không muốn thông báo sự thay đổi cho các bộ phận cá nhân của họ, nỗ lực đào tạo đội ngũ cốt lõi hoặc tham gia vào việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
Ngay cả khi nhóm dự án của bạn đủ lớn, nó có thể không kết hợp đúng các cá nhân. Nhân sự trong nhóm dự án của bạn với những người thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến kết quả giao tiếp bị tắc, độ trễ năng suất và sự trồng chéo dẫn đến thất bại dự án.
3. Sự tự động hóa kém hiệu quả
Khi bạn không cải tiến các quy trình của mình trước khi chọn một hệ thống ERP, bạn có nguy cơ đang tự động hóa một quy trình kém hiệu quả. Làm thế nào bạn có thể biết liệu bạn đã tập trung đầy đủ vào việc cải tiến quy trình? Nếu việc triển khai ERP của bạn dẫn đến việc nhận ra lợi ích thấp hơn mong đợi, thì đây là một dấu hiệu cho thấy các quy trình của bạn cần được chú ý nhiều hơn.
Tự động hóa một quá trình không hiệu quả không phải lúc nào cũng làm cho nó hiệu quả hơn. Phần mềm ERP không thể khắc phục sự thiếu hiệu quả một cách kỳ diệu như trùng lặp công việc hoặc quy trình phê duyệt phức tạp. Các quy trình này nên được cải thiện trước khi lựa chọn ERP để bạn có thể xác định xem nhà cung cấp ERP của mình có thể hỗ trợ các quy trình được tối ưu hóa này theo cách phù hợp với tổ chức của bạn hay không.
Khi một giải pháp ERP không thể đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của bạn, bạn có thể muốn đổ lỗi cho nhà cung cấp, nhưng thông thường, nguyên nhân là do cải tiến quy trình không đầy đủ và thu thập các yêu cầu ERP.
4. Xem xét dự án ERP như là một dự án công nghệ
Vào cuối ngày, việc triển khai ERP của bạn là một dự án kinh doanh hơn là một dự án công nghệ. Tuy nhiên, nhiều công ty tập trung quá nhiều vào các khía cạnh kỹ thuật của dự án mà họ bỏ qua các khía cạnh về con người và quy trình.
Kết quả là dự án không đạt được lợi ích kinh doanh có thể đo lường được. (Thay thế một hệ thống ERP lỗi thời bằng một hệ thống ERP hiện đại trong khi vẫn đúng thời gian và tiết kiệm ngân sách thì không phải là lợi ích kinh doanh.)
Một lợi ích kinh doanh thực sự là một cái gì đó như, “Thời gian chờ dịch vụ khách hàng giảm x phút.” Đây là một lợi ích kinh doanh ERP phù hợp với các mục tiêu rộng hơn của tổ chức, như cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Để đạt được các mục tiêu liên quan đến kinh doanh này đòi hỏi phải tập trung vào các quy trình kinh doanh và vốn con người. Xét cho cùng, nhân viên của bạn là những người thực hiện các quy trình tạo ra giá trị kinh doanh, vì vậy nếu họ không được trang bị để sử dụng hiệu quả giải pháp phần mềm ERP mới , bạn có thể mong đợi ít lợi ích kinh doanh hơn.
Trên thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng các công ty bỏ qua việc quản lý thay đổi tổ chức có nhiều khả năng gặp thất bại trong việc triển khai ERP.
5. Có những kỳ vọng về thời gian và chi phí không thực tế
Các chi phí liên quan đến một dự án ERP có thể khó ước tính. Có nhiều hoạt động mà tổ chức không cân nhắc trả trước, và những kỳ vọng không thực tế này có thể dẫn đến chi phí bất ngờ và vượt quá ngân sách. Theo Báo cáo ERP năm 2020 của Panorama, các tổ chức vượt ngân sách trung bình 66% và quá tiến độ 33%.
Mặc dù nhà cung cấp hoặc nhà tích hợp hệ thống của bạn có thể ước tính chính xác chi phí triển khai kỹ thuật, nhưng không phải lúc nào họ cũng tính đến chi phí của các yếu tố thành công, như đào tạo các tùy chỉnh hệ thống. Bạn có trách nhiệm thực hiện công việc thẩm định của mình và xác định xem ước tính chi phí của nhà cung cấp có chính xác hay không trước khi bạn ký kết hợp đồng.
6. Cho phép tùy chỉnh phần mềm Quá nhiều
Ngày nay, phần mềm ERP có chức năng hoàn chỉnh tương đối mạnh mẽ, nhưng bạn vẫn có thể cần một số tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình kinh doanh nhất định liên quan đến lợi thế cạnh tranh của bạn.
Mặc dù không có gì sai với tùy chỉnh tối thiểu, nhưng nó có thể là một con dốc trơn trượt. Nhân viên có thể tiếp tục đưa ra các yêu cầu tùy chỉnh để làm cho một quy trình quen thuộc hơn và dễ học hơn.
Nếu không có cấu trúc quản trị dự án để xác định xem yêu cầu nào trong số này mang lại giá trị kinh doanh thực sự, thì dự án của bạn có thể vượt quá ngân sách và cuối cùng dẫn đến thất bại trong ERP.
Trong một thất bại triển khai ERP, ai sẽ chịu trách nhiệm?
Sẽ có lúc nhà cung cấp phần mềm đưa ra một quyết định hoặc đề xuất dẫn dắt một dự án ERP không đúng hướng, nhưng cuối cùng, họ có phải là người đáng trách? Sáu yếu tố trên tiết lộ rằng thủ phạm có thể gần hơn bạn nghĩ.
Nhóm chuyên gia ERP của chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá dự án của mình để xác định xem bạn có thực sự phải nộp đơn kiện nhà cung cấp ERP hay không. Yêu cầu tư vấn miễn phí để tìm hiểu thêm.
