Nhiều tổ chức bắt đầu lựa chọn ERP mà không có nền tảng vững chắc về quản lý quy trình kinh doanh. Khi họ nhìn vào hàng loạt hệ thống ERP để lựa chọn, họ không có ý tưởng bắt đầu từ đâu vì họ không biết công nghệ nào sẽ phù hợp các quy trình kinh doanh hoặc lợi thế cạnh tranh của họ.
Rõ ràng, quản lý quy trình kinh doanh là quan trọng. Ở cấp độ cơ bản nhất, quản lý quy trình kinh doanh giúp bạn xác định các yêu cầu kinh doanh mà bạn có thể gửi tới các nhà cung cấp ERP trong danh sách dài hoặc danh sách ngắn. Tuy nhiên, giá trị của quản lý quy trình kinh doanh vượt qua yêu cầu kinh doanh:
Lợi thế cạnh tranh
Sự sai lệch giữa các quy trình và chiến lược gây khó khăn cho việc cung cấp giá trị cho khách hàng. Quản lý quy trình kinh doanh cho bạn cơ hội để thiết kế các quy trình của bạn để hỗ trợ chiến lược kỹ thuật số và lợi thế cạnh tranh của bạn. Các phiên thiết kế kinh doanh tập hợp các bên liên quan từ khắp tổ chức để thúc đẩy liên kết chiến lược và tìm cơ hội để cải thiện lợi thế cạnh tranh của bạn.
Bạn có thể bảo vệ lợi thế cạnh tranh của mình và giảm thiểu tùy chỉnh phần mềm bằng cách xem các quy trình thông qua ba ống kính. Các quy trình của bộ văn phòng, như lập hóa đơn hoặc mua sắm, thường có thể tận dụng chức năng phần mềm bên ngoài. Các quy trình khác là sự khác biệt trong ngành. Những điều này sẽ hướng dẫn bạn lựa chọn phần mềm ERP vì một số hệ thống ERP có thể không hỗ trợ chức năng thích hợp. Cuối cùng, có các quy trình cung cấp lợi thế cạnh tranh, chẳng hạn như phát triển sản phẩm hoặc thương mại điện tử. Đây có thể yêu cầu tùy biến phần mềm. Mặc dù đắt tiền, việc tùy biến vì lợi ích cạnh tranh luôn có giá trị.
Đạt được sự đồng thuận của nhân viên
Xác định quy trình kinh doanh của bạn cho phép bạn xác định các thay đổi của tổ chức và truyền đạt chúng cho nhân viên. Hãy tưởng tượng bạn đang nói với nhân viên, “sẽ có sự thay đổi”, mà không thể phác thảo những quy trình thay đổi cụ thể. Điều này sẽ không gợi ra sự đồng thuận.
Quản lý quy trình kinh doanh cũng giúp bạn hiểu được vai trò và trách nhiệm cũng như thay đổi cơ cấu tổ chức. Sự hiểu biết này tạo điều kiện cho các hoạt động quản lý thay đổi vì nó cho phép bạn phát triển một kế hoạch truyền thông được nhắm mục tiêu.
Một cách khác để khơi gợi sự đồng thuận từ nhân viên là lôi kéo họ tham gia vào các phiên thiết kế kinh doanh. Khi nhân viên được phép tham gia vào thay đổi của các quy trình của riêng họ, họ sẽ tự nhiên hỗ trợ các thay đổi này và cũng khuyến khích những người khác hỗ trợ họ.
Tăng sự liên kết trong tổ chức
Khi chúng ta nói rằng quản lý quy trình kinh doanh có thể dẫn đến sự liên kết của tổ chức, chúng ta đang nói về một cách tiếp cận nhất định để quản lý quy trình kinh doanh. Một cách tiếp cận dựa trên tư duy chức năng, đó là cách suy nghĩ về các quá trình về chuyên môn hóa. Cách tiếp cận khác dựa trên tư duy quá trình từ đầu đến cuối, xem xét toàn bộ chuỗi giá trị, bao gồm cả mục đích dự định của từng quy trình và bàn giao giữa các chức năng. Cách tiếp cận này dẫn đến sự liên kết tổ chức.
Một tên khác cho phương pháp này là ánh xạ chuỗi giá trị. Nó trông như thế nào? Nó có tất cả về việc phá vỡ các chức năng của các phòng ban khác nhau và đạt được sự hiểu biết, khả năng hiển thị và kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối. Bạn tập hợp các bên liên quan khác nhau để tìm cách tăng hiệu quả trên các khu vực chức năng và không chỉ trong khu vực chức năng. Bằng cách tích hợp các quy trình trên các phòng ban khác nhau, bạn đảm bảo mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.
Cách giải quyết vấn đề đơn giản hơn
Lý tưởng nhất, quản lý quy trình kinh doanh sẽ loại bỏ 90% hoặc nhiều hơn các cách giải quyết mà nhân viên của bạn sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ. Nhân viên sử dụng cách giải quyết khi các quy trình được xác định kém. Đôi khi, công nghệ hiện tại không thể hỗ trợ các quy trình hiệu quả.
Khi ánh xạ các quy trình kinh doanh của bạn, hãy chắc chắn phân biệt giữa các cách giải quyết và các quy trình thực tế. Bạn không muốn đưa bao gồm cách giải quyết vào các yêu cầu kinh doanh mà bạn gửi cho các nhà cung cấp ERP vì mỗi yêu cầu có thể thêm chi phí triển khai. Bạn có thể loại bỏ cách giải quyết bằng cách thiết kế các quy trình mới phủ nhận sự cần thiết của các bước bổ sung.
Một nguyên nhân khác của cách giải quyết là thiếu đào tạo nhân viên hiệu quả. May mắn thay, việc triển khai ERP là một cơ hội tuyệt vời để đào tạo nhân viên. Bạn có thể sử dụng tài liệu quy trình để thiết kế các tài liệu đào tạo theo yêu cầu. Đào tạo nên được sắp xếp định kỳ, đủ để hỗ trợ duy trì lâu dài và đủ tùy chỉnh để giải quyết từng quy trình độc đáo của nhân viên.
Cải tiến liên tục
Quản lý quy trình kinh doanh cung cấp nền tảng để xây dựng một trung tâm xuất sắc, cho phép bạn liên tục cải thiện. Trong các phiên thiết kế kinh doanh, bạn có thể phát triển các chỉ số hiệu quả (KPIs) để thường xuyên đo lường hiệu suất cải thiện và tiết kiệm chi phí dự án, chẳng hạn như sụt giảm doanh thu.
Mặc dù hầu hết các tổ chức chỉ đo lường các cải tiến ngay sau khi vận hành, rất nhiều lợi ích đã đạt được theo thời gian, vì vậy bạn nên tiếp tục đo lường các cải tiến sau nhiều năm hoạt động. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có một trung tâm xuất sắc vì bạn sẽ luôn cải tiến các quy trình.
