Khi xem lại các dự án triển khai ERP không thành công, các câu hỏi phổ biến nhất mà tổ chức hay hỏi đó là, “Ai là người có lỗi trong dự án ERP này?” Các tổ chức đã đấu tranh để trả lời câu hỏi này khi dự án liên quan đến nhiều bên trong ban lãnh đạo, từ nhóm dự án, đến tư vấn ERP, cho tới nhà cung cấp ERP. Một câu hỏi hay hơn để hỏi là, “Nguyên nhân thất bại gốc rễ trong việc thực hiện tổng thể dự án ERP là gì?”
Chúng tôi đã học được một số bài học từ việc giúp các tổ chức với việc khôi phục dự án ERP. Sau đây là sáu lý do phổ biến cho dẫn đến dự án ERP thất bại.
Tập trung kỹ thuật thay vì tập trung vào kinh doanh
Các tổ chức thành công nhất xem việc triển khai ERP của họ như là các biến đổi kinh doanh hơn là các dự án công nghệ. Họ hiểu rằng một hệ thống ERP mới có tác động nhiều hơn đến doanh nghiệp hơn là nâng cấp Windows. Triển khai ERP có tác động đáng kể đến nhân viên, quy trình kinh doanh và chiến lược tổng thể của tổ chức. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia tư vấn ERP tập trung nhiều hơn vào công nghệ hơn so với con người và quy trình.
Ngược lại, những nghiên cứu của chúng tôi cho thấy chức năng phần mềm thực sự là một trong những tiêu chí quan trọng nhất cho sự thành công của dự án ERP. Vì vậy, hãy ngừng suy nghĩ nhiều về SAP so với Oracle, mà hãy bắt đầu suy nghĩ về con người và quy trình.
Sự kỳ vọng không thực tế
Bắt tay vào việc triển khai ERP với những kỳ vọng không thực tế thường là khởi đầu của việc triển khai ERP thất bại. Một số nhà cung cấp ERP đã hạ thấp chi phí và thời gian thực hiện dự án, buộc các tổ chức phải bỏ bớt các chức năng hoặc chấp nhận các chi phí phát sinh thêm.
Kế hoạch dự án phải thực tế và không quá xa rời thực tế. Làm thế nào bạn có thể biết kế hoạch của bạn có thực tế hay không? Bắt đầu bằng cách xác định các yếu tố quan trọng sẽ tạo ra thành công hoặc làm cho dự án của bạn thất bại.
Điều gì làm cho các tổ chức khác có quy mô và ngành công nghiệp tương tự? Các tổ chức thường gặp phải những thách thức gì? Rất có thể bạn sẽ thấy rằng quản lý thay đổi và tái cấu trúc quy trình kinh doanh là những yếu tố thành công quan trọng mà hầu hết các nhà cung cấp ERP thường bỏ qua.
Sự thất bại gần đây của SAP tại Lidl thể hiện tầm quan trọng của sự kỳ vọng thực tế. Nhà bán lẻ này đã xác định mục tiêu chiến lược ở đầu dự án nhưng không xem xét các yếu tố thành công cần thiết để đạt được các mục tiêu này. Bảy năm và 500 triệu Euro sau đó, nó trở nên rõ ràng hơn, ngân sách để triển khai thành công dự án nhiều hơn những gì công ty có thể mua được.
Thiếu điều hành trong việc đầu tư
Nhóm điều hành doanh nghiệp có thể đã phê duyệt ngân sách dự án, nhưng công việc của họ còn lâu mới kết thúc. Họ cần phải thành lập một ban điều hành để làm rõ chiến lược kỹ thuật số tổng thể và đưa ra quyết định về phân bổ nguồn lực, thời gian, ngân sách và lợi ích thực hiện.
Việc tham gia điều hành đảm bảo việc triển khai ERP không trở thành một dự án công nghệ nhưng phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Các tổ chức sử dụng phần mềm ERP để kích hoạt chiến lược kỹ thuật số dài hạn có nhiều khả năng nhận ra lợi ích, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng được cải thiện và lợi thế cạnh tranh bền vững.
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh không đầy đủ
Một số nhà cung cấp ERP sẽ nói rằng bạn không cần phải tập trung vào quản lý quy trình kinh doanh. Vì phần mềm của họ được xây dựng với các “best practices” trong ngành và có thể được triển khai vượt ra ngoài phạm vị của doanh nghiệp.
Mặc dù các “best practices” có thể phù hợp với một số lĩnh vực trong tổ chức của bạn, tuy nhiên họ có thể xóa bỏ lợi thế cạnh tranh của bạn ở các khu vực khác. Tập trung vào tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi chọn một hệ thống ERP giúp bạn thiết kế các quy trình tương lai, cũng như xác định các yêu cầu chức năng của doanh nghiệp.
Thiếu quản lý sự thay đổi
Nếu có một điều ngăn chặn dự án ERP thất bại, chắc chắn đó là quản lý thay đổi tổ chức. Các tổ chức này đã không xây dựng một đội ngũ quản lý sự thay đổi và xem quản lý thay đổi đơn giản chỉ là một bài tập đào tạo người dùng cuối.
Họ có thể đầu tư vào các tổ chức đánh giá, truyền thông nhân viên và đào tạo thay đổi, đảm bảo rằng nhân viên của họ đã sử dụng hiệu quả phần mềm ERP mới và tuân thủ các quy trình và phương pháp mới. Bạn không thể ép buộc nhân viên chấp nhận thay đổi; đó là lựa chọn của họ và họ có thể chọn để chống lại nó. Thông thường, điều này không ảnh hưởng nhiều đến dự án, nhưng nó vẫn có thể làm suy yếu quá trình triển khai ERP của bạn.
Quá nhiều tùy chỉnh phần mềm
Hầu hết các nhà cung cấp khi bắt đầu triển khai ERP đều mong đợi không có việc tùy chỉnh phần mềm, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, hầu hết khách hàng đều cần đến việc tùy chỉnh vừa phải. Mặc dù một số tùy chỉnh luôn cần thiết, tuy nhiên, tùy chỉnh lại trở nên nguy hiểm khi bạn tùy chỉnh những chức năng cần được chuẩn hóa hơn là để giải quyết nhu cầu tức thời.
Ví dụ: nhiều quy trình trong doanh nghiệp không phải là sự khác biệt để tạo lợi thế cạnh tranh, nên chức năng phần mềm tiêu chuẩn thường đủ để đáp ứng nhu cầu. Nếu có những nhân viên gây áp lực cho bạn để hiệu chỉnh các quy trình như thế này, thì đó là dấu hiệu của sự chống phá dự án ERP. Bằng cách nào đó, hãy giảm sự chống phá này thay vì gia tăng việc tùy chỉnh phần mềm.
Các nguồn lực thiếu kinh nghiệm
Hệ thống tích hợp của bạn và nhà tư vấn ERP của bạn. Cả hai đều có kinh nghiệm ERP liên quan trong lĩnh vực của doanh nghiệp bạn. Điều này quay trở lại điều về những kỳ vọng thực tế. Bạn sẽ biết điều gì cần thiết để thành công trừ khi bạn xem lại bài học kinh nghiệm từ các tổ chức tương tự?
Một nhà tư vấn ERP với kinh nghiệm cụ thể trong ngành hiểu được những thách thức mà tổ chức của bạn có thể phải đối mặt và có thể đảm bảo bạn có quyền truy cập vào chuyên môn phù hợp.
Làm thế nào để ngăn chặn thất bại ERP
Bạn có thể ngăn chặn thất bại ERP bằng cách tìm kiếm các dấu hiệu cảnh báo. Nếu bất kỳ vấn đề nào ở trên nghe có vẻ quen thuộc, thì không quá muộn để thay đổi. Nếu bạn chưa bắt đầu triển khai ERP, bạn có thể tránh được sáu lỗi này bằng cách phát triển một kế hoạch thực hiện chiến lược và thực tế.
