Không một nhà nhà sản xuất thực phẩm, hóa chất, dinh dưỡng hay dược phẩm nào muốn việc triển khai phần mềm của họ bị kéo dài. Nhưng điều này có thể xảy ra và thường xảy ra khi nhóm dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi gặp phải ba tình huống này trong quá trình triển khai dự án cho khách hàng của chúng tôi.
- Nhóm dự án của chúng tôi nhận thấy rằng rất nhiều người dùng thực sự không muốn thay đổi cách họ đang thực hiện công việc của họ. Khi người dùng thực sự thấy cách hệ thống mới của họ hoạt động, họ bắt đầu yêu cầu sửa đổi phần mềm hoặc cấu hình lại để “phản ánh” quy trình ‘không tốt’ hiện tại của họ.
- Càng đi sâu vào việc triển khai, càng khó khăn cho khách hàng của chúng tôi để đưa ra quyết định quan trọng hoặc cân bằng dự án. Những người dùng khác nhau có các ý tưởng khác nhau điều đó quan trọng hơn – nó là ngân sách, thời gian chạy thử hoặc là chức năng phần mềm.
- Người quản lý dự án của chúng tôi thấy các nhóm dự án của khách hàng phải đối mặt với các thay đổi mục tiêu và thiếu nguồn lực. Có vẻ như các giám đốc điều hành của họ không còn tham gia vào dự án nữa.
Hãy để chúng tôi đưa ra một vài đề nghị về cách trách các tình huống này hoặc giảm thiếu các tác động của những tình huống này.
Người dùng – nắm bắt được các quy trình mới
Các khách hàng phải trả rất nhiều tiền cho hệ thống ERP, và nó được thiết kế để hợp lý hóa quy trình của họ và làm cho công việc hàng ngày của mọi người trở nên hiệu quả hơn. Thế nhưng trong quá trình triển khai, một khách hàng quyết định triển khai lại một vài quy trình cũ của họ, thay vì tận dụng lợi thế của các phương pháp sản xuất tối ưu.
Khi những người sử dụng thực thi các công việc cùng lúc trong cùng thời điểm với phần mềm ERP mới của chúng tôi, chúng ta có thể thấy họ không hài lòng, đó là một loại thất vọng hoặc đơn giản là bực bội. Những cảm xúc này dẫn đến việc người dùng yếu được chấp nhận và được thông thông qua.
Thông thường, chi phí để thay đổi quy trình sản xuất ngoài phần mềm của chúng tôi có thể được quản lý khi bắt đầu dự án. Nhưng khi ra ngoài, khách hàng cần tận dụng lợi thế của công nghệ mới hoặc khi tổ chức trải qua một sự thay đổi trong các mô hình hoạt động, quản lý khách hàng nhận ra chi phí thực sự của tùy chỉnh. Thực tế là giải pháp tùy chỉnh khó duy trì do chi phí cao về hỗ trợ, bảo trì và nâng cấp liên tục.
Nó có thể khó khăn cho ‘những người cũ’ chấp nhận sự thay thay đổi, nhưng một khi những người dùng này được đào tạo và chạy phần mềm, tổ chức của họ có thể nhận ra những lợi ích. Quản lý khách hàng cần phải nhấn mạnh rằng phần mềm mới sẽ làm cho người dùng hiệu quả hơn bằng cách giảm các bước nhất định và giảm việc xử lý các ngoại lệ.
Chúng tôi khuyên bạn nên nhắc nhở người dùng rằng, các quy trình mới được hỗ trợ bởi phần mềm mới sẽ giúp cải thiện công việc hàng ngày của mọi người, sẽ giúp đặt được các mục tiêu của phòng ban và công ty. Trong kế hoạch dự án, điều quan trọng cần nhớ là đạt được một loạt các kết quả ngắn hạn sẽ nhanh chóng làm dịu đi những người hoài nghi và chống đối. Câu thần chú của dự án là những lợi ích trong tương lai của phần mềm mới lớn hơn những nỗi đau ngắn hạn đang thay đổi.
Quản trị dự án – Cần tập trụng đến khi cuộc chơi kết thúc
Luôn luôn có một số tình huống hoạt động gặp phải trong quá trình triển khai, tạo ra một cuộc tranh luận về cách một chức năng được phân phối hoặc cách người dùng sử dụng chức năng. Người quản lý dự án của chúng tôi muốn khách hàng lựa chọn những gì có sẵn để tiếp tục kế hoạch. Khách hàng sau đó tranh luận về các tùy chọn có sẵn hoặc yêu cầu sửa đổi. Nhưng nó có trong ngân sách không? Làm thế nào nó ảnh hưởng đến mốc ngày quan trọng?
Thay đổi hệ thống trong quá trình triển khai – đó là tất cả về thời gian, ngân sách và chức năng. Và những quyết định này cần phải được thực hiện một cách kịp thời.
Các ưu tiên của dự án cần được thiết lập trước và được truyền đạt tới tất cả các cá nhân tham gia dự án, và đó là trên cả nhóm khách hàng và nhóm dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi. Khi mọi người hiểu được định hướng và ưu tiên của công ty, các cá nhân có thể đưa ra những lựa chọn nhất quán hơn khi đối mặt với các quyết định về thời gian, ngân sách và chức năng.
Giám đốc điều hành – Luôn đồng hành cùng dự án
Tất cả các phòng ban tham gia vào việc thực hiện cần phải hiểu chi phí không hợp tác. Hầu hết các nhân viên đã không làm việc cùng nhau trong một dự án quan trọng chẳng hạn như triển khai ERP, do đó thông tin liên lạc nội bộ thường xuyên là chìa khóa.
Những điều xảy ra, những thay đổi xảy ra trong quá trình thực hiện. Vì vậy, giám đốc điều hành phải trao quyền cho người quản lý dự án của họ để điều chỉnh nhân sự, phân bổ lại nguồn lực và thậm chí sửa đổi kế hoạch dự án để tiếp tục theo dõi. Và khi người quản lý dự án không thể đưa ra quyết định cần thiết một cách kịp thời, các giám đốc điều hành phải bước vào một cách nhanh chóng để giải quyết các xung đột.
Vậy, điều gì xảy ra khi một giám đốc điều hành rời công ty trong quá trình thực hiện dự án? Thông thường, chúng tôi thấy các triển khai này bị trì hoãn. Để tránh sự chậm trễ như vậy, chúng tôi khuyên các giám đốc nên thành lập ban chỉ đạo trước để đưa ra các phán quyết về tất cả các vấn đề của dự án, các phán đoán nhất quán và phù hợp với các mục tiêu của công ty đã nêu.
Chúng tôi khuyên các nhà quản lý dự án khách hàng cần được trao quyền và tất cả các phòng ban được khuyến khích để giúp thúc đẩy dự án tiến về phía trước. Giám đốc điều hành cần phải theo dõi sát hơn về lao động và nguồn lực dự án, và mốc thời gian dự án, trong giai đoạn thực hiện để đảm bảo dự án được giao đúng thời hạn, về ngân sách, về mục tiêu về mặt chuyển giao chức năng.
Kết luận
Các chuyên gia tư vấn triển khai có kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp công ty của bạn chuẩn bị cho các thay đổi bằng cách cung cấp cho bạn danh sách các vai trò và hoạt động cụ thể của khách hàng cần được thực hiện trong quá trình triển khai ERP.
Thay mặt cho đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi, chúng tôi sẽ yêu cầu tất cả các khách hàng mới tuân theo các khuyến nghị này, bởi vì họ sẽ đóng góp vào việc thực hiện dự án thành công của doanh nghiệp bạn.
