Việc triển khai ERP là những quyết định to lớn với tỷ lệ thất bại cao. Là người quản lý dự án, làm thế nào để bạn và nhóm của bạn triển khai ERP thành công?
Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, chúng tôi đã đưa ra một danh sách các mẹo kỹ thuật quản lý dự án ERP. Các mẹo này là một nền tảng để các nhà quản lý dự án có thể thêm phong cách riêng của họ dựa trên hệ thống ERP đang được triển khai và sự năng động của nhóm dự án ERP.
Mẹo quản lý dự án ERP
1. Ép vượt phạm vi triển khai sớm hơn
Bạn có thể tự nghĩ rằng mẹo này là quản lý dự án 101. Đúng, nhưng bạn đã bao giờ trải nghiệm việc nó có thể quay đầu nhanh như thế nào trong việc triển khai phần mềm chưa?
Đây là một ví dụ đơn giản về cách một cái gì đó được coi là ngoài phạm vi có thể đột nhiên tìm thấy kế hoạch dự án ERP của bạn: Tuyên bố công việc (SOW) nêu ra rằng tất cả các tài khoản phải trả trong quy trình kinh doanh đều nằm trong phạm vi của dự án. Một danh sách các quy trình kinh doanh được bao gồm trong SOW, và “giải quyết hóa đơn của nhà cung cấp” là một quy trình giúp cắt giảm khối lượng công việc.
Trong SOW, cũng lưu ý rằng quy trình làm việc tự động nằm ngoài phạm vi dự án. Bây giờ hãy tưởng tượng nhóm thực hiện một hội thảo thu thập yêu cầu ERP và thông báo rằng một số yêu cầu có liên quan đến quy trình làm việc. Những yêu cầu này là hợp lệ vì chúng được yêu cầu để hoàn thành quá trình kinh doanh của họ. Các nhà phân tích kinh doanh hoặc chuyên gia tư vấn ERP trong nhóm của bạn có thể tiếp tục và định cấu hình các yêu cầu này nếu phần mềm ERP có thể xử lý các yêu cầu.
Vấn đề ở đây là gì? Mặc dù nhóm dự án định tùy chỉnh hệ thống ERP để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh là điều đáng ngưỡng mộ, nhưng điều này ngay lập tức tác động đến kế hoạch triển khai của dự án. Đây là lý do tại sao việc dập tắt vượt phạm vi triển khai sớm rất quan trọng và có thể giúp bạn tránh khỏi việc chậm hàng tuần trong kế hoạch dự án của bạn.
2. Hãy thực tế về kế hoạch triển khai
Phạm vi, thời gian và chi phí nổi tiếng là tam giác ràng buộc người quản lý dự án. Người ta không thể tăng hoặc giảm một yếu tố mà không làm tương tự cho các yếu tố khác.
Thật không may, vì thời gian dựa trên dự đoán về tương lai, nó thường là yếu tố thường xuyên bị đánh giá thấp. Điều đó nói rằng, khi tạo kế hoạch cho dự án của bạn, điều quan trọng là phải thực tế về lộ trình triển khai. Nếu các nhà tài trợ dự án của bạn kiên quyết có tất cả các yêu cầu được thu thập trong hai tháng, nhưng bạn chỉ có 12 tuần hội họp để giải quyết, đã đến lúc kiểm tra thực tế với lãnh đạo của bạn để tăng thời gian hoặc giảm phạm vi của dự án.
Đối với nhiều dự án thực hiện, nhu cầu cần nhiều nguồn lực là phổ biến. Tuy nhiên, việc thêm nhiều nguồn lực không phải lúc nào cũng giải quyết được các vấn đề về mốc thời gian. Trong nhiều kịch bản, có một số ít nguồn lực dự án được yêu cầu tham dự tất cả các cuộc họp quan trọng. Chỉ vì có bốn chuyên gia tư vấn ERP cho một quy trình làm việc, không có nghĩa là bốn hội thảo có thể được tiến hành đồng thời.
3. Xây dựng kịp thời để kiểm thử hồi quy (Regression Testing)
Tạo một mốc thời gian để thu thập, thiết kế và phát triển các yêu cầu phần mềm khá đơn giản: Bạn có thể ước tính độ phức tạp của một tính năng về thiết kế và phát triển, và dựa trên độ phức tạp này, bạn có thể xác định cần bao nhiêu thời giờ hoặc ngày thử nghiệm sau khi tính năng được chuyển giao.
Tuy nhiên, một yếu tố hầu như luôn bị lãng quên khi xây dựng mốc thời gian dự án là kiểm thử hồi quy. Kiểm thử hồi quy giúp kiểm tra lại tất cả các tập lệnh kiểm tra đã được thông qua trước đó để đảm bảo mọi phát triển mới không ảnh hưởng đến kết quả. Kiểm thử hồi quy cho các yêu cầu ERP đôi khi có thể mất nhiều thời gian hơn so với việc kiểm tra các tính năng mới.
Gần đây, đã có một xu hướng tự động hóa thử nghiệm hồi quy bằng cách sử dụng các kịch bản thử nghiệm được xác định trước. Mặc dù tự động hóa này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện kiểm thử hồi quy, nhưng điều quan trọng là bao gồm thời gian trong kế hoạch dự án để xây dựng các kịch bản thử nghiệm để lập trình công cụ.
4. Sử dụng Mẫu cho Tài liệu Thiết kế và Tích hợp
Có một cơ hội tốt rằng nhiều thành viên trong nhóm sẽ viết tài liệu thiết kế và tích hợp, nhưng chỉ một số ít sẽ xem xét và phê duyệt chúng.
Để mang lại sự nhất quán cho người đánh giá và người phê duyệt, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một mẫu chuẩn cho các tài liệu thiết kế và tích hợp. Điều này sẽ cho phép người đánh giá nhanh chóng xem xét các tài liệu lớn và giúp họ không tham gia vào các phần phức tạp cần xem xét mở rộng. Điều này cũng tiết kiệm thời gian cho các tác giả của các tài liệu, vì họ sẽ được nhắc nhở về những yếu tố cần tính đến, chẳng hạn như xem xét hiệu suất, yêu cầu bảo mật và kịch bản thử nghiệm.
5. Tận dụng các công cụ DevOps để theo dõi trạng thái của các sản phẩm
Yêu cầu hàng tuần, hoặc đôi khi thậm chí hàng ngày đối với các nhà quản lý dự án ERP là báo cáo tình trạng dự án. Vì các nhà quản lý dự án không thể tham dự tất cả các hội thảo và các cuộc họp, dữ liệu cho các báo cáo này được cung cấp bởi các thành viên khác trong nhóm dự án.
Yêu cầu cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần từ mỗi thành viên trong nhóm của bạn là tiêu tốn thời gian cho tất cả các bên liên quan – các nhà phân tích kinh doanh và chuyên gia tư vấn ERP phải dành thời gian mỗi ngày để viết báo cáo, và sau đó bạn là người quản lý dự án phải kết hợp tất cả những báo cáo cá nhân.
Tuy nhiên, nếu dự án của bạn đang tận dụng một công cụ DevOps, bạn chỉ cần trích xuất dữ liệu cần thiết theo yêu cầu để đưa vào báo cáo. Điều này giúp nhóm dự án của bạn thực hiện công việc hiệu quả hơn vì họ sẽ hoàn thành và cập nhật các nhiệm vụ của họ trong DevOps.
Các công cụ DevOps đã trở nên ngày càng tiên tiến khi nói đến báo cáo. Với một số công cụ, bạn thậm chí có thể không cần trích xuất dữ liệu vì khả năng báo cáo nội bộ có thể đủ.
6. Xây dựng kế hoạch cắt giảm vững chắc
Việc chuyển giao thường bị bỏ qua hoặc vội vã trong một dự án ERP là một kế hoạch cắt giảm. Kế hoạch cắt giảm là một danh sách các hoạt động cần thiết để chuẩn bị môi trường thực thi cho người dùng cuối. Ví dụ về các nhiệm vụ cắt giảm bao gồm tải ID người dùng vào hệ thống, khởi động các công việc hàng loạt, kết nối các thành phần phần cứng với giải pháp ERP và bắt đầu bất kỳ dịch vụ tích hợp nào.
Kế hoạch cắt giảm là vô cùng quan trọng vì có nhiều nhiệm vụ cần thiết để sẵn sàng thực thi hệ thống ERP và nhiều người phụ thuộc vào nhau. Ví dụ, xem xét nhiệm vụ bắt đầu dịch vụ tích hợp. Hầu hết các hệ thống ERP yêu cầu ID người dùng để xác định bất kỳ hồ sơ nào được tạo hoặc cập nhật thông qua tích hợp. Tuy nhiên, nếu ID người dùng chưa được tải, tác vụ này không thể hoàn thành. Một phần của việc tạo ra một kế hoạch cắt giảm là để sắp xếp tất cả các nhiệm vụ theo thứ tự phụ thuộc.
Một yếu tố thành công quan trọng khác trong việc xây dựng kế hoạch cắt giảm là xây dựng nó trong khi hệ thống được thiết kế. Trong một dự án ERP sáu tháng (hoặc dài hơn), bạn có nguy cơ quên các hoạt động nếu bạn đợi đến tháng trước khi đi vào hoạt động để tạo kế hoạch cắt giảm của mình. Tốt nhất là tìm kiếm đầu vào từ tất cả các thành viên trong nhóm trong suốt dự án.
7. Đặt kỳ vọng khả dụng cho nhóm dự án
Đặt kỳ vọng lên phía trước với toàn bộ nhóm dự án rằng sẽ có một vài tuần mà nhóm làm việc từ xa sẽ ngăn chặn những bất đồng trong tương lai. Yêu cầu chuyên gia tư vấn ERP của bạn cung cấp lịch làm việc khi họ sẽ ở trong hoặc ngoài cơ sở để các cuộc họp và hoạt động quan trọng có thể được lên kế hoạch phù hợp.
Nó cũng quan trọng để thiết lập một lịch trình kỳ nghỉ trên tất cả các đội. Giữa nhóm nội bộ của bạn, đối tác tư vấn ERP và nhà cung cấp ERP của bạn, bạn có thể có các chính sách nghỉ lễ khác nhau. Điều này có vẻ như là một việc nhỏ, nhưng khi nói đến việc hỗ trợ một hệ thống ERP trực tiếp, việc biết khả năng cung cấp nguồn lực của bạn là rất quan trọng.
8. Lên lịch trình cho các hoạt động thư giãn
Sự kiệt sức của nhân viên là có thật. Tất cả công việc và không có niềm vui thực sự có thể làm giảm tinh thần của đội dự án, cùng với sức khỏe và động lực của từng thành viên trong nhóm. Nghe có vẻ phản tác dụng khi dành thời gian đi làm để ra khỏi văn phòng và vui chơi, nhưng có nhiều nghiên cứu cho thấy nhân viên hạnh phúc hơn tạo ra kết quả tốt hơn.
Trên thực tế, các hoạt động gắn kết nhóm có thể giúp phá vỡ các rào cản tồn tại ở nơi làm việc. Các thành viên trong nhóm thường không tương tác có thể tìm hiểu nhau và trách nhiệm của họ đối với dự án.
