Hôm nay, chúng tôi đã phát hành báo cáo ERP 2020 của chúng tôi về phân tích xu hướng từ năm trước và hướng đến tương lai để xác định những dự án ERP nào sẽ là xu thế trong năm 2020. Một kết luận đó là chúng tôi nhận thấy là việc triển khai ERP nội bộ thường tập trung giải quyết vấn đề của doanh nghiệp hơn là tập trung vào việc quản lý thay đổi tổ chức.
May mắn thay, một dự án ERP nội bộ không phải là ưu tiện lựa chọn ưa thích của các công ty trong nghiên cứu của chúng tôi. Trong thực tế, 78% các doanh nghiệp sử dụng một số dịch vụ tư vấn để hỗ trợ dự án ERP của họ, và 51% trong số những doanh nghiệp tìm kiếm hướng dẫn để quản lý thay đổi từ tư vấn. Trong số những người tìm kiếm hướng dẫn quản lý thay đổi, hầu hết tất cả đều tập trung từ vừa phải đến quyết liệt để quản lý thay đổi.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, quản lý thay đổi không phải là yếu tố thành công ERP duy nhất mà các công ty bỏ qua khi triển khai dự án ERP nội bộ. Họ cũng bỏ qua các yếu tố thành công khác như tái cấu trúc quy trình kinh doanh, sắp xếp lại chiến lược kinh doanh và dịch chuyển số liệu.
Các doanh nghiệp bỏ qua các yếu tố thành công đó trong một nỗ lực để cắt giảm ngân sách dự án của họ, nhưng lý do chính là họ thiếu chuyên môn liên quan. Nói cách khác, họ không tập trung vào tất cả các thành phần của một dự án ERP thành công bởi vị họ từ chối tìm kiếm hướng dẫn từ các chuyên gia.
Giới thiệu ngắn về lịch sử của ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã không xuất hiện cho đến những năm 1990, nhưng nền tảng của ERP được ra đời từ những 1960. Quay trở lại, ERP được biết đến là một phần mềm đển kiểm soát và quản lý tồn kho.
Trong những năm 1960 của thế kỷ trước, một sự tập trung nhiều hơn vào việc kiểm soát sản lượng của nhà máy đã bắt đầu. Để giúp tăng hiệu quả sản xuất, giải pháp điện toán được ra đời. Trong thời gian đó, các nhà phát triển phần mềm đều tập trung vào việc tạo ra các ứng dụng để kiểm soát việc quản lý kho.
Vào những năm 1990, các giải pháp đã phát triển để xử lý tất cả các khía cạnh của kinh doanh, bao gồm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng và hơn thế nữa.
Bây giờ chúng ta nhìn thấy mình vào năm 2020 –thời điểm mà phần mềm ERP không chỉ đơn giản là phương tiện để tự động hóa quy trình mà là để tạo ra mô hình kinh doanh kỹ thuật toàn cầu. Điều này được gọi là “chuyển đổi số kinh doanh kỹ thuật số”.
Dựa theo báo cáo ERP 2020 của chúng tôi, hầu hết gần 43% doanh nghiệp mô tả dự án của họ như là một quá trình chuyển đổi số thay vì tập trung vào việc triển khai ERP. Mặc dù người trả lời chỉ được đưa ra 2 lựa chọn này, nhưng hầu hết các công ty thực sự nằm ở đâu đó giữa việc triển khai phần mềm ERP cơ bản về chuyển đổi kinh doanh kỹ thuật số.
Bất kể là hình thức dự án nào doanh nghiệp bạn đang theo đuổi, điều quan trọng là tìm kiếm một đối tác thứ 3 đế hướng dẫn.
5 Lý do để tránh việc triển khai ERP in-house
Nếu bất kỳ điều dưới đây là đúng đối với doanh nghiệp bạn, hãy cân nhắc thuê ngoài các chuyên gia để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của dự án ERP.
1. Doanh nghiệp của bạn thiếu kinh nghiệm với ERP
Hầu hết các doanh nghiệp thiếu các chuyên gia và kinh nghiệm để kiểm soát một dự án ERP. Kết quả là, họ phải đối mặt với một quỹ đạo học tập khổng lồ.
Các doanh nghiệp thường không biết sự khác biệt giữa hàng trăm hệ thống ERP trên thị trường. Và họ cũng không biết về tất cả con người và các quy trình hoạt động thiết yếu cho ERP thành công, chẳng hạn như quản lý quy trình kinh doanh.
Các chuyên gia tư vấn ERP với chuyên môn hóa về quản lý quy trình kinh doanh có thể giúp doanh nghiệp bạn “mapping” với quy trình hiện tại mà doanh nghiệp đang hoạt động, từ đó giúp cải thiện các yêu tố không hiệu quả và xác định các yêu cầu ERP ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. May mắn thay, 86% các công ty trong báo cáo của chúng tôi đã tập trung vào quản lý quy trình kinh doanh như là một phần của dự án ERP của họ.
2. Doanh nghiệp bạn thiếu chuyên môn về kỹ thuật
Các hệ thống ERP liên tục phát triển, và đó là thách thức để luôn cập nhật những thay đổi mới nhất trừ khi ERP làm công việc của bạn. Vì thế, chúng tôi khuyên doanh nghiệp bạn nên hỗ trợ đội dự án ERP không chỉ các chuyên gia kinh doanh mà cả chuyên gia kỹ thuật.
Các chuyên gia tư vấn ERP có thể hỗ trợ đội dự án của doanh nghiệp bạn với sự hiểu biết của họ về các tính năng, chức năng và cân nhắc kỹ thuật cho một loạt các hệ thống ERP. Nhưng ngược lại, một nhóm nội bộ có thể mất nhiều thời gian hơn để lựa chọn giải pháp ERP, và họ có thể thất bại để tập hợp các yêu cầu để giúp nhà cung cấp ERP hiểu những chức năng đặc thù mà doanh nghiệp cần.
Việc triển khai kỹ thuật của phần mềm ERP cũng có thể là thách thức nếu không có chuyên môn phù hợp. Ví dụ, rất nhiều nhà cung cấp ERP không tập trung vào việc dịch chuyển dữ liệu. Tuy nhiên, đây là một hoạt động khó khăn và mất nhiều thời gian, điều này cần phải được bắt đầu trước khi triển khai. Do đó, điều quan trọng là phải thuê một chuyên gia triển khai với kinh nghiệm về dịch chuyển dữ liệu.
Sự cần thiết cho việc hướng dẫn triển khai là điều này đã được thể hiện rõ ràng trong báo cáo ERP của năm trước và năm nay. Tuy nhiên, đã có sự sụt giảm đến 10% hàng năm trong các công ty tìm kiếm hướng dẫn lựa chọn ERP từ các chuyên gia tư vấn.
3. Doanh nghiệp bạn đã rất gần với dự án ERP
Nếu công ty bạn sử dụng nhóm dự án nội bộ cho dự án ERP của mình, thì doanh nghiệp bạn sẽ không nhận được các góc nhìn từ bên ngoài dựa trên kinh nghiệm rộng rãi và các thực tiễn tốt nhất “best practices”.
Các chuyên gia tư vấn ERP đã có các bài học được học từ một số dự án ERP từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Do đó, họ không đưa ra giả định nào về cách thức kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Nói cách khác, họ gắn liền ý tưởng làm mọi thứ theo một cách riêng chỉ vì đó là cách mọi thứ đã luôn luôn được thực hiện.
Ví dụ, rất nhiều khách hàng của chúng tôi bao gồm cả nhà cung cấp ERP đang đương nhiệm trong danh sách rút gọn của họ. Họ có thể muốn duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp của họ, để nhận được các ưu đãi giảm giá cho việc đồng hành với nhà cung cấp đó, đảm bảo cho việc triển khai dễ dàng hay là giữ cho nhân viên luôn vui vẻ. Bất kể lý do nào, họ không nên cho rằng nhà cung cấp đương nhiệm của họ phù hợp với mục tiêu kinh doanh của họ.
Một tâm trí cởi mở và một quan điểm bên ngoài là rất cần thiết nếu doanh nghiệp bạn một hệ thống có thể hỗ trợ công ty bạn hiện nay cũng như là doanh nghiệp bạn muốn trở thành. Vì thế, đây là điều quan trọng để thuê một tư vấn hỗ trợ đánh giá chiến lược doanh nghiệp của bạn và đưa ra các lợi ích kinh doanh mong đợi từ ERP. Sau tất cả, một dự án ERP là một cơ hội cho sự đổi mới.
Dường như các công ty trong báo cáo ERP 2020 của chúng tôi hiểu khái niệm này: 63% các công ty đưa ra lợi ích kinh doanh dự kiện trước khi thực hiện, và 61% nhận ra những lợi ích này trong phạm vị họ mong đợi sau khi thực hiện.
4. Doanh nghiệp bạn không đầy đủ nguồn lực nội bộ
Phần lớn các công ty không đầy đủ nguồn lực nội bộ cho một dự án ERP bởi vì họ có thể là thiếu nhân sự hoặc thiếu kỹ năng cần thiết.
Nếu doanh nghiệp bạn thiếu nhân sự, bạn sẽ không thể đưa nhân viên ra khỏi công việc hàng ngày của họ trừ khi bạn phải làm những công việc đó. Chuyên gia tư vấn ERP có thể giảm thiểu thách thức này bằng việc cung cấp thêm các nguồn lực dự án và tìm các nguồn lực thích hợp để bù đắp sự thiếu hụt.
Ngoài việc thiếu hụt nhân sự, rất nhiều công ty thiếu nhân viên có chuyên môn về dự án ERP. Trong những trường hợp như thế này, các công ty phải đấu tranh để phát triển một kế hoạch dự án ERP hiệu quả và chuyển nhân sự sang các quy trình và công nghệ mới.
Các công ty này sẽ được hưởng lợi từ việc thuê các chuyên gia tư vấn ERP vì họ có thể chỉ cho các nhà quản lý của bộ phận cách làm thế nào để lôi kéo nhân viên tham gia vào các hoạt động của dự án ERP.
Các chuyên gia cũng có thể chỉ ra số nhân sự trong nhóm dự án làm thế nào để giao tiếp với các nhân viên về quản lý thay đổi. Thật không may, chỉ có 30% các công ty trong nghiên cứu của chúng tôi giao tiếp với nhân viên trước khi lựa chọn ERP, mặc dù thực tế là hướng dẫn tư vấn được sử dụng nhiều nhất.
Có lẽ đây là thời gian tốt để đề cập đến tầm quan trọng của việc không chỉ thuê các chuyên gia tư vấn nhưng là thuê đúng chuyên gia tư vấn. Mặc dù một tư vấn bình thường có thể đảm bảo sự tập trung mạnh mẽ vào quản lý thay đổi trong và sau khi lựa chọn ERP, những chuyên gia tư vấn hàng đầu đảm bảo tập trung mạnh mẽ vào quản lý thay đổi trước khi lựa chọn ERP.
Chúng tôi theo vào phương thức này bởi vì phương pháp này giúp nhân sự cảm thấy liên quan nhiều hơn trong dự án. Trên thực thế, rất nhiều nhân viên tham gia trực tiếp vào các hoạt động lập kế hoạch, hoặc như thu thập yêu cầu phần mềm.
5. Doanh nghiệp có sự sai lệch trong chiến lược
Nhóm dự án của doanh nghiệp bạn có thể không thể nắm bắt được rằng một dự án ERP là một dự án kinh doanh hơn là một dự án công nghệ. Đây là điều dễ dàng bị làm mờ, vì một dự án ERP không đòi hỏi kiến thức về kỹ thuật.
Tuy nhiên, ERP cũng yêu cầu một sự hiểu biết về chiến lược kinh doanh và quản lý con người. Ngoài ra, doanh nghiệp bạn cần hiểu các chức năng khác nhau của doanh nghiệp và cách chúng kết nối với nhau.
Một chuyên gia tư vấn ERP với sự hiểu biết về quản lý thay đổi và quản lý quy trình kinh doanh hiểu được tầm quan trọng của sắp xếp con người, quy trình và công nghệ. Họ biết rằng lợi ích kinh doanh ERP thực sự đến từ các quy trình được tối ưu hóa và sự đồng thuận của người dùng cuối.
Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về việc con người và quy trình quan trong một dự án ERP, thì hãy xem những phát hiện này tư báo cáo của chúng tôi.
