I. Tổng quan:
Một phần mềm kế toán khi đến được tay người dùng phải đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định. Các tiêu chuẩn này có thể khác nhau, đứng dưới những góc độ khá nhau. Ví dụ vấn đề giá cả của phần mềm rất quan trọng đối với người quản lý, nhưng không phải là một tiêu thức quan trọng đối với người sử dụng phần mềm. Tuy nhiên, việc hiểu biết về các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho công việc của mỗi bên liên quan.
II. Các tiêu chuẩn tổng quan của phần mềm kế toán
1. Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng
- Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp. Các yêu cầu này được phân theo các nhóm sau:
- Phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký. Bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý kho, phương pháp tính giá xuất kho, phương pháp hạch toán TSCĐ, khấu hao, ….
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán. Các tiêu thức quản lý, phương pháp tập hợp, phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm
- Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên máy đơn trong khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc hạch toán sổ sách.
- Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhật báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên, hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc.
- Phần mềm phải hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng. Những hỗ trợ được giải quyết thông qua các thông báo lỗi, sửa lỗi, tài liệu sử dụng…
2. Phần mềm phải có tính kiểm soát cao
Khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận, phá hủy dữ liệu… rất cao. Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm cần phải có tính kiểm soát cao. Tính kiểm soát của một phần mềm kế toán đươc đanh giá thông qua các giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, giải pháp kiểm soát nhập và xử lý dữ liệu nhằm đảo bảo dữ kiệu được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm soát việc cung cấp thông tin.
3. Tính linh hoạt của phần mềm
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể chịu sự chi phối của rất nhiều nhân tố: việc thay đổi chính sách, chế độ kế toán,… Do đó, phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thể đổi về chế độ kế toán, phần mềm phải giúp cho người dùng thêm, sửa các tài khoản.
3. Phần mềm có tính ổn định cao
Tính ổn định của phần mềm thể hiện qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới. Đồng thời, phần mềm kế toán phải tích hợp với các phần mềm khác.
4. Chi phí của phần mềm
Giá cả cũng là một trong những tiêu chuẩn quan trọng. Tuy nhiên, khi đánh giá về chi phí phần mềm cần quan tâm đến giá của phần mềm bao gồm những nội dung gì: giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm.
