I. Tổng quan
Để đánh giá một phần mềm kế toán, cách thức tốt nhất là thử nghiệm phần mềm. Trong trường hợp người tổ chức công tác kế toán không có điều kiện hay không đủ khả năng để đánh giá phần mềm, có thể sử dụng các dịch vụ tư vấn bên ngoài. Việc thử nghiệm phần mềm cần xác địch mục tiêu và phạm vi thử nghiệm để tổ chức quy trình và dữ liệu thử nghiệm phù hợp.
Khi đánh giá phần mềm kế toán, cần tập trung đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của người dùng và tính kiểm soát của phần mềm kế toán. Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm bao gồm đánh giá khả năng hỗ trợ kiểm soát chung và đánh giá kiểm soát ứng dụng của phần mềm.
Khi đánh giá phần mềm kế toán, người đánh giá sẽ tiến hành các thử nghiệm phần mềm. Trước khi thử nghiệm phần mềm, cần xem xét các quy định mang tính pháp quy về kế toán tài chính, các chính sách chế độ kế toán đang áp ụng tại doanh nghiệp, đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
Người đánh giá cần chuẩn bị các dữ liệu thử, các yêu cầu kiểm tra và các kết quả cần đạt được. Sau đó, tiến hành nhập liệu thử, các yêu cầu kiểm tra và các kết quả cần đạt được. Sau đó, tiến hành nhập liệu thử với phần mềm, tiến hành xử lý và in các kết quả. Đối chiếu với các tài liệu đã chuẩn bị và đánh phần mềm. Quá trình thử nghiệm và kết quả thử nghiệm cần sắp xếp theo các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm, và cần có kết luận chung về chất lượng phần mềm.
Trình tự các bước đánh giá phần mềm.
- Chuẩn bị: Dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh cho một hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm, các kết quả thiết kế chi tiết
- Khai báo, nhập liệu, in các báo cáo, đối chiếu để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu
- Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
- Đánh giá các tiêu chí khác
- Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà cung cấp phần mềm
II. Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán
1. Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm
Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát… được xác định trong quá trình phân tích và thiết kế thông tin kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của các cơn quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán.
Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm kế toán cần được phân loại thành hai nhóm, các yêu cầu bắt buộc (ví dụ các báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụ các yêu cầu về kiểm soát). Các yêu cầu này cũng có thể xếp hạng ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa chọn phần mềm kế toán sau đây.
2. Thu thập các phần mềm kế toán
Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm kế toán tương ứng. Để đảm bảo lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh có quy mô tương xưng.
3. Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm
Căn cứ vào các yêu cầu đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát và đánh giá từng phần mềm đã thu thập. Kết quả đánh giá chi thành 3 nhóm. Nhóm 1 bao gồm các phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp, nhóm 2 là các phần mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng các yêu cầu được đưa ra và nhóm 3 tập hợp các phần mềm đáp ứng phần lớn của yêu cầu của doanh nghiệp.
Các phần mềm nhóm 1 sẽ bị loại khỏi quá trình lựa chọn, các phần mềm nhóm 2 sẽ được gửi các bản yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần mềm và các phần mềm nhóm 3 sẽ được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế của phần mềm. Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với các yêu cầu của doanh nghiệp thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp.
Trong trường hợp không có phần mềm nào đạt nhóm 2 hoặc các phần mềm đạt nhóm 3 không có khả năng thay đổi thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án tự thiết kết phần mềm riêng cho doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị.
4. Đánh giá, lựa chọn phần mềm
Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần mềm kế toán do các nhà cung cấp được lựa chọn gửi đến. Việc đánh giá này sẽ dựa trên 2 cơ sở:
- Các phần mềm này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp hay chưa
- Có bao nhiêu các yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đã được phần mềm đáp ứng.
Quá trình sàng lọc này sẽ chọn ra số ít các phần mềm và tiến hành cho các nhà cung cấp giới thiệu các sản phẩm của mình.
Có hai phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp
- Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần mềm trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa chọn một phần mềm.
- Phương pháp định lượng:
- Xác định các tiêu chí lựa chọn và tầm quan trọng của từng tiêu thức
- Đánh giá và cho điểm từng tiêu chí trong từng phần mềm. Việc cho điểm có thể sử dụng thang đo Likert để cho điểm mức phù hợp của từng phần mềm trong từng tiêu chí.
- Tính điểm tổng cộng của từng phần mềm trên cơ sở điểm của từng tiêu thức có nhân với hệ số tầm trong quan trọng của tiêu thức đó.
- Phần mềm nào có tổng số điểm cao hơn sẽ được lựa chọn.
