Khi bắt đầu hành trình ERP, có lẽ bạn sẽ thảo luận với một số nhà cung cấp và công ty tư vấn ERP về chi phí liên quan đến các hệ thống ERP khác nhau. Sau đó, trong quá trình triển khai ERP, các nhà quản lý dự án sẽ giám sát các lợi ích và chi phí kinh doanh.
Khi bạn đang hoạt động trên một hệ thống ERP mới, việc đo lường và giám sát sẽ không chỉ kết thúc sau go-live. Đây là thời gian để có được một phép đo trực tiếp về việc thực hiện lợi ích và lợi tức đầu tư của ERP.
Mặc dù ROI nghe có vẻ chủ quan, nhưng bạn thực sự có thể sử dụng một công thức và hướng dẫn chung.
ERP ROI là gì và nó được đo lường như thế nào?
Định nghĩa cổ điển của ROI là tỷ lệ phần trăm hoặc tỷ lệ giá trị của khoản đầu tư so với chi phí của nó. Đây là một công thức đơn giản để tính ROI theo tỷ lệ phần trăm cho bất kỳ khoản đầu tư nào:
ROI = [(Giá trị đầu tư – Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư] * 100%
Vì giá trị của một dự án ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, trước tiên chúng ta hãy thảo luận về cách tính chi phí của một dự án ERP.
Cách tính chi phí ERP
Trong quá trình lựa chọn ERP, các nhà cung cấp ERP khác nhau sẽ trích dẫn tổng chi phí sở hữu dựa trên các yếu tố như chi phí bản quyền và triển khai. Số tiền này được ước tính trước khi thực hiện, vì vậy một khi bạn đã đi vào hoạt động, chúng có thể có thay đổi.
Một trong số các cuộc thảo luận gần đây có thể không bao gồm các yếu tố như chi phí phần cứng và chi phí quản lý thay đổi. Sau khi go-live, chúng tôi khuyên bạn nên nhìn lại các khoản chi tiêu thực tế từ việc mua hàng thông qua triển khai và go-live. Dưới đây là bốn yếu tố chi phí để xem xét:
1. Bản quyền
Số lượng bản quyền cần thiết có lẽ là một khu vực chi phí sẽ không thay đổi nhiều so với báo giá ban đầu. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, bạn có thể gặp các tình huống mà bạn cần một loại bản quyền khác với suy nghĩ ban đầu.
Ví dụ: giả sử bạn đang triển khai giải pháp ERP bán lẻ cho các cửa hàng gạch và vữa tại trụ sở chính của bạn. Ban đầu, bạn có thể ước tính bản quyền hạn chế hơn cho các cửa hàng, vì người ta nghĩ rằng người dùng sẽ truy cập hệ thống ERP thông qua một điểm bán hàng cho các hành động đơn giản như thực hiện bán hàng và thu tiền.
Khi quy trình kinh doanh trở nên rõ ràng hơn, bạn phát hiện ra rằng các cửa hàng thực sự cần bản quyền đầy đủ hơn để truy cập các mô-đun như quản lý hàng tồn kho để giúp khách hàng xác định tồn kho của sản phẩm. Thay đổi quyền truy cập này có thể sẽ làm tăng chi phí bản quyền của bạn.
2. Phần cứng
Nếu phần mềm ERP của bạn được triển khai tại chỗ, phần lớn chi phí phần cứng của bạn sẽ đến từ việc mua các máy chủ và thiết bị mạng mới. Mặt khác, nếu hệ thống ERP của bạn được lưu trữ trên đám mây, chi phí phần cứng của bạn sẽ ở mức tối thiểu. Với hệ thống ERP trên nền tảng đám mây, hầu hết các chi phí phần cứng được liên kết với các thiết bị ngoại vi như thiết bị đầu cuối POS mới, thiết bị thanh toán, máy quét kho, cân hoặc máy in.
3. Triển khai kỹ thuật
Cho dù bạn triển khai nội bộ hoặc thuê ngoài một số công việc cho một công ty tư vấn, chi phí của bạn sẽ bao gồm hàng giờ cho các hoạt động như thu thập yêu cầu, cấu hình, tùy chỉnh, triển khai và thử nghiệm. Hãy cảnh giác với các chi phí ít rõ ràng hơn, như tiền công tác cho các chuyên gia tư vấn hoặc trả lương ngoài giờ cho nhân viên toàn thời gian của bạn.
4. Quản lý thay đổi
Tiền dành cho việc chuẩn bị nhân viên sử dụng hệ thống ERP mới và quy trình kinh doanh mới cũng là một yếu tố trong tổng chi phí ERP. Việc thuê các giảng viên bên ngoài hoặc các chuyên gia quản lý thay đổi sẽ thuộc loại này. Bất kỳ hội nghị khởi động (kick-off), các lớp đào tạo hoặc tài liệu quảng cáo – cho dù chi phí nhỏ như thế nào – nên được bao gồm trong tổng chi phí.
Cách tính lợi ích kinh doanh từ việc triển khai ERP
Bây giờ tới phần chủ đề quan trọng hơn phương trình ROI: giá trị dự án ERP của bạn. Có nhiều cách để đo lường giá trị của một dự án ERP. Nó thay đổi từ kinh doanh đến kinh doanh. Tuy nhiên, có một vài yếu tố phổ biến trong hầu hết các ngành công nghiệp:
I. Giảm chi phí hoạt động
Một số liệu dễ dàng tìm thấy trong khi đo lường ROI của bạn là chi phí hoạt động hàng tháng. Chi phí hoạt động có thể bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, từ chi phí văn phòng và tiện ích cho máy chủ vật lý tại doanh nghiệp, đến mức giá hàng giờ và lợi ích cho nhân viên của doanh nghiệp bạn.
Bộ phận kế toán của bạn có thể có con số này trong tay và đang theo dõi nó thường xuyên, nhưng nếu bạn muốn hiểu chi tiết về cách phần mềm ERP có thể giảm chi phí vận hành, thì đáng để đi sâu vào chi tiết cụ thể.
Sau khi bạn đã xác định chi phí của từng loại trong ba loại sau, hãy cộng chúng lại với nhau để có được chi phí hoạt động mới nhất của bạn. So sánh con số này với chi phí vận hành trên hệ thống cũ của bạn và bạn đã có số liệu đầu tiên cho giá trị của dự án ERP.
1. Nhân công
Các công việc và quy trình được sử dụng trước đây sử dụng nhân sự lành nghề để hoàn thành có thể được tự động hóa hoặc hợp lý hóa với hệ thống ERP mới.
2. Logistics
Một trong những lợi ích kinh doanh phổ biến nhất của ERP là có tất cả các mô-đun, từ bán hàng đến sản xuất, tích hợp và lấy từ một bộ dữ liệu duy nhất. Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến logistics.
Ví dụ, hãy tưởng tượng hệ thống cũ của bạn không có chức năng quản lý bến tàu. Trình điều khiển giao hàng đã xuất hiện tại kho của bạn vào các thời điểm khác nhau trong suốt cả ngày, đôi khi thậm chí phải chờ mở một bến tàu.
Nếu hệ thống ERP mới của bạn có các tính năng quản lý bến tàu, bạn có thể lên lịch nhận ngày và giờ với các đối tác của mình và lên kế hoạch tốt hơn cho việc chọn và vận chuyển nhân công trong suốt cả tuần. Điều này có thể dẫn đến ít xe bán tải hơn sẽ dẫn đến chi phí vận chuyển thấp hơn.
3. Chi phí tiện ích
Nếu bạn chuyển từ hệ thống ERP tại chỗ sang giải pháp ERP dựa trên đám mây, chi phí tiện ích của bạn có thể sẽ giảm. Nếu không cần không gian vật lý dư thừa cho máy chủ và thiết bị mạng), hóa đơn tiện ích của bạn sẽ giảm. Nó có vẻ như một giọt nhỏ trong một cái xô lớn, nhưng mỗi giọt đều có giá trị!
II. Chu kỳ bán hàng ngắn hơn
Sau khi triển khai, bạn có thể nhận thấy thời lượng của chu kỳ bán hàng giảm. Một số giải pháp phần mềm ERP đi kèm với khả năng quản lý quan hệ khách hàng nâng cao. Các khả năng này được tích hợp chặt chẽ với các mô-đun tiếp thị, bán hàng và logistics trong hệ thống ERP, giúp quá trình báo giá và bán hàng hiệu quả hơn.
III. Hợp lý hóa chuỗi cung ứng và chi phí hàng hóa thấp hơn
Một phép đo giá trị khác cần xem xét là giảm chi phí hàng hóa do hợp lý hóa chuỗi cung ứng.
Ví dụ: giả sử các đại lý mua hàng thân thiết của bạn biết nhà cung cấp nào giảm giá số lượng cho một số loại sản phẩm nhất định. Thông tin này có thể không có trong hệ thống cũ của bạn vì nhóm mua hàng của bạn xem xét thông tin cũ và rất khó để nhập vào hệ thống.
Tuy nhiên, với hệ thống ERP mới bạn có thể dễ dàng quản lý các thỏa thuận mua bán của doanh nghiệp.
Làm toán
Bây giờ, bạn đã tính tổng chi phí và giá trị dự án ERP của mình, đã đến lúc đo lường ROI của bạn. Quay trở lại phương trình ROI của chúng tôi, đưa vào kết quả của bạn dưới đây:
ROI = [(Giá trị đầu tư – Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư] * 100%
ROI của bạn có ít hơn mong đợi không? Đó có thể là cách bạn đo tổng giá trị ERP của mình hoặc có thể có những cách tiềm năng để tăng lợi ích kinh doanh nhất định, như tiết kiệm chi phí vận hành. Có thể có một yếu tố cụ thể cho ngành công nghiệp của bạn không được đề cập ở đây. Ngoài ra, hãy nhớ rằng ROI tăng theo thời gian, một số công ty thấy lợi nhuận lớn nhất trong vòng năm đến mười năm.
Chúng tôi giúp các công ty đo lường ROI sau khi go-live bằng cách chuẩn bị trước khi thực hiện. Chúng tôi giúp họ xác định các KPI và tạo ra một kế hoạch thực hiện lợi ích. Điều này làm cho việc tính toán ROI dễ dàng hơn nhiều đối với khách hàng của chúng tôi và thậm chí có thể mang đến ROI cao hơn vì nó cho phép họ thiết kế kế hoạch dự án của mình để đạt được các mục tiêu cụ thể.
Cho dù bạn đang ở giai đoạn đầu của dự án hoặc sẵn sàng để đi vào hoạt động, các chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi có thể giúp công ty của bạn đo lường (hoặc chuẩn bị để đo lường) ROI. Yêu cầu tư vấn miễn phí để tìm hiểu thêm về cách đo lường lợi ích của ERP.
