Trước khi đọc phần 2, bạn đã xem qua phần 1 chưa? Nếu chưa hãy xem qua rồi hãy quay lại phần 2. Để đảm bảo luồng thông tin bạn đọc sẽ mạch lạc hơn. Xem phần 1 tại đây: Danh Sách Checklist Cần Làm Khi Lựa Chọn ERP (Phần 1)
I. Danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Có rất nhiều nhà cung cấp ERP trên thị trường, vì vậy việc đưa các nhà cung cấp nào vào danh sách rút gọn có thể coi là một việc làm khó khăn!
Có một số phương pháp để biết được khả năng phù hợp của nhà cung cấp:
- Phân tích đối thủ cạnh tranh bằng cách sử dụng Datanyze
- Các đề xuất từ mối quan hệ của bạn
- Các yêu cầu thông tin (RFIs)
- Yêu cầu hỗ trợ từ cộng đồng trực tuyến
Hãy cùng chúng tôi lần lượt đánh giá từng cách để biết được bạn sẽ chọn phương pháp nào để đánh gia sự khác biệt giữa các nhà cung cấp tiềm năng:
1. Phân tích đối thủ cạnh tranh bằng cách sử dụng Datanyze
Đây là việc rất đơn giản. Nếu nhiều đối thủ cạnh tranh của bạn đang sử dụng một hệ thống ERP nào đó, rất có khả năng nó sẽ phù hợp với nhu cầu của bạn.
Đó là nơi các công cụ kỹ thuật số như Datanyze xuất hiện, theo dõi sự lựa chọn công nghệ của hàng triệu công ty khác nhau. Chúng thường được các nhà cung cấp sử dụng làm công cụ tìm kiếm các cơ hội bán hàng.
Truy cập Datanyze tại link: https://www.datanyze.com/
Chúng cũng khá hữu ích để nghiên cứu những gì đối thủ cạnh tranh của bạn đang sử dụng. Datanyze có bản dùng thử miễn phí – vì vậy nếu bạn có thời gian, bạn có thể sử dụng các chức năng mà hệ thống này cung cấp để phân tích nhà cung cấp và đối thủ của mình.
- Ưu điểm: Bạn có thể tìm thấy các hệ thống chắc chắn được sử dụng trong ngành của bạn
- Nhược điểm: Nếu bạn và đối thủ cạnh tranh của bạn đều sản xuất phụ tùng xe hơi nhưng quy trình công việc của bạn khác nhau, thì hệ thống của đối thủ cạnh tranh có thể sẽ không phù hợp.
2. Các đề xuất từ mối quan hệ của bạn
Bạn có thể biết rất nhiều người trong lĩnh vực mà bạn đang hoạt động. Do đó hãy tham khảo ý kiến những người đó, rằng gần đây họ đã sử dụng những phần mềm ERP nào, lợi ích ra sao… Bạn cũng có thể hỏi thêm các nhà cung cấp hoặc công ty khách hàng những phần mềm nào họ đang sử dụng.
Các nhu cầu của bạn và những công ty bạn quen biết sẽ không giống nhau, nhưng họ sẽ có thể xác định được mức độ phù hợp của hệ thống ERP mà đang có ý định mua. Ngoài ra họ cũng đánh giá được khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp đó như thế nào trong thời gian dài – cũng như chỉ ra một số lỗi trên phần mềm của nhà cung cấp.
- Ưu điểm: Mọi người sẽ cung cấp cho bạn sự trải nghiệm của họ trên hệ thống ERP cụ thể.
- Nhược điểm: Khó có thể biết được đây có phải là ý kiến riêng biệt hay không, hay là đề xuất từ cùng một nguồn.
3. Các yêu cầu thông tin (RFIs)
Một RFI (Request for Information) là một tài liệu được gửi đến các nhà cung cấp để thu thập thêm thông tin về nhà cung cấp. Bạn gửi tài liệu cho đối tác cung cấp, yêu cầu nhận được câu trả lời trong một khoảng thời gian nhất định và so sánh các câu trả lời của các nhà cung cấp.
Điều này không giống như một RFP (Request for Proposal). Những thông tin này ít chi tiết hơn RFP và mục đích chính là để thu thập thêm thông tin về nhà cung cấp và sản phẩm của họ, thay vì yêu cầu nhà cung cấp giải quyết các yêu cầu cụ thể.
- Ưu điểm: Vì đây là một tài liệu thống nhất, nên các câu trả lời có thể được so sánh dựa trên một bộ tiêu chí đánh giá được xác định trước
- Nhược điểm: Việc làm này rất mất thời gian. Ngoài ra, bạn còn phải chuẩn bị để nhận thông tin quảng cáo thay vì xem xét hoàn toàn khách quan, liệu hệ thống của họ có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không
4. Yêu cầu hỗ trợ từ cộng đồng trực tuyến
Việc lắng nghe đề nghị của một số người trên internet có vẻ như là một việc làm kỳ quặc, thật ra có rất nhiều thứ bạn sẽ đạt được từ việc tham khảo thông tin từ cộng đồng trực tuyến.
Bạn hãy bắt đầu với LinkedIn – đăng lên các nhóm thảo luận có liên quan đến hệ thống bạn quan tâm. Quora cũng là một công cụ hữu ích để bạn đặt ra các câu hỏi phần mềm nào thích hợp nhất cho công ty bạn.
- Ưu điểm: Bạn có thể khảo sát được rất nhiều người dùng trực tuyến so với việc khảo sát trực tiếp.
- Nhược điểm: Mọi người bình luận trên các bài đăng trên internet có xu hướng trả lời bằng những trải nghiệm cực đoan. Phản hồi bạn nhận được có thể sẽ bị lệch thành ‘rất tốt’ hoặc ‘rất tệ’ thay vì sự so sánh công bằng giữa các giải pháp.
II. Gửi RFP và đánh giá câu trả lời
1. Khi nào tôi nên gửi một RFP?
Khi bạn đã:
- Đã tạo danh sách các yêu cầu chính của phần mềm mới
- Đã củng cố sortlist các nhà cung cấp mà bạn cho rằng có thể gặp họ để làm việc
… đã đến lúc bắt đầu thực hiện RFP (yêu cầu đề xuất).
Trong tài liệu này, bạn sẽ phác thảo danh sách các yêu cầu của mình và cho phép nhà cung cấp giải thích cách hệ thống của họ có thể đáp ứng các yêu cầu đó. Tất nhiên, RFP của bạn càng được cấu trúc và chi tiết hơn, thì các câu trả lời sẽ hữu ích hơn.
2. Tôi nên cấu trúc RFP của mình như thế nào?
Có một số điều cần đưa vào RFP. Một mẫu cơ bản để làm việc như sau:
| Phần | Bao gồm những gì |
| Tóm tắt mục đích của dự án | Thông tin cơ bản về công ty của bạn, tại sao bạn muốn có một hệ thống ERP mới, các phòng ban nào sẽ sử dụng nó và thông tin chung về các quy trình cần xử lý |
| Mốc thời gian dự án | Khi nào bạn có kế hoạch lựa chọn một hệ thống ERP, và thời gian thực hiện mục tiêu được chia thành các giai đoạn chính nào |
| Các yêu cầu | Bao gồm cho mỗi yêu cầu: lý do bạn muốn, mức độ ưu tiên của bạn, lĩnh vực nào của doanh nghiệp có yêu cầu, những gì phần mềm nên tích hợp, và bạn có muốn nó vượt ra ngoài phạm vị cho phép không (tức là phát triển một giải pháp may đo có được chấp nhận không?) |
| Năng lực nhà cung cấp | Những gì bạn muốn từ nhà cung cấp. Bao gồm: yêu cầu đề xuất của khách hàng, những dịch vụ nào bạn muốn họ cung cấp, mức độ hỗ trợ bạn muốn, loại văn hóa công ty bạn mong đợi |
| Tiêu chuẩn đánh giá đề xuất | Hãy để nhà cung cấp của bạn biết cách bạn sẽ đánh giá các đề xuất phản hồi của họ. Điều này bao gồm cả ngày deadline cho việc trả lại phản hồi cho RFP của bạn |
3. Cách đánh giá phản hồi RFP như thế nào
Điều quan trọng là phải có một bộ tiêu chí thống nhất để đánh giá các phản hồi RFP của bạn.
Yêu cầu nhóm dự án của bạn đọc qua các RFP và dựa vào các tiêu chí phía trên chọn ra năm trong số nhiều nhà cung cấp. Cuối cùng có một cuộc họp để thảo luận về năm hệ thống có điểm số cao nhất, từ đó chọn ra ba nhà cung cấp tốt nhất, sau đó mời ba nhà cung cấp đến demo.
Hãy nhớ rằng: ba nhà cung cấp bạn mời đến demo sẽ không nhất thiết phải là ba hệ thống có điểm số cao nhất.
Khi bạn đã quyết định về ba hệ thống cuối cùng của mình, đã đến lúc mời họ giới thiệu sản phẩm của họ.
III. Mời các nhà cung cấp demo và đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng
Các việc làm trước đó của bạn đã loại bỏ các nhà cung cấp không phù hợp. Chỉ có những giải pháp thực sự phù hợp mới được mời đến để demo.
Các bản demo phần mềm nên được cấu trúc như thế nào?
Trước tiên, hãy nhớ điều này: bạn chịu trách nhiệm về phần mềm. Họ đang bán cho bạn dịch vụ. Đảm bảo cách trình diễn của bạn được cấu trúc phản ánh điều này.
Để tránh ngồi nghe các chiêu quảng cáo bán hàng, việc đó sẽ không cung cấp cho bạn thông tin chi tiết, bạn cần phải chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn, và bạn nên tạo một kịch bản demo để gửi cho các nhà cung cấp. Điều này sẽ cho phép bạn kiểm soát hướng của bản demo.
Nói về các đội demo, đây là danh sách kiểm tra nhanh về những người bạn nên mời để xem bản demo:
- Bạn (người quản lý dự án để lựa chọn ERP)
- Trưởng phòng
- Đại diện từ tất cả các nhóm người dùng chính
- Ban tài trợ dự án
Bạn nên mời đại diện từ tất cả các nhóm người dùng chính cũng như các nhà quản lý từng phòng ban. Vì họ sẽ là người trực tiếp sử dụng ERP, cho nên việc họ xem và đánh giá hệ thống ERP là điều rất quan trọng.
Cách đánh giá bản Demo phần mềm ERP
Một ưu điểm khác của việc cung cấp cho nhà cung cấp ERP các kịch bản demo là nó sẽ hỗ trợ bạn có được một định dạng thống nhất để đánh giá nhà cung cấp.
Đó là một quá trình tương tự với quy trình đánh giá RFP được nêu ở trên – yêu cầu nhóm của bạn ghi điểm mỗi nhà cung cấp trong số năm nhà cung cấp để xem khả năng đáp ứng yêu cầu của họ như thế nào.
Một lần nữa, hệ thống có điểm số cao nhất có thể không phải là hệ thống mà bạn chọn – chắc chắn bạn sẽ muốn ưu tiên một số yêu cầu so với các yêu cầu khác, ví dụ. Bạn có thể muốn chọn một hệ thống ERP đạt điểm số cao nhất cho các yêu cầu quan trọng của bạn nhưng có tổng điểm thấp hơn.
Khi bạn đã tìm thấy ERP lý tưởng, bạn cần phải gọi cho nhóm pháp lý của mình và tham gia các cuộc đàm phán hợp đồng … nhưng đó là một chủ đề khác cho một bài viết khác. Bây giờ, hãy tạm nghỉ và chúc mừng bản thân bạn đã vượt qua phần đầu tiên của dự án thay thế ERP của bạn.
