Trung bình khi lựa chọn dự án ERP sẽ mất khoảng từ năm đến bảy tháng – hầu hết các doanh nghiệp đều muốn tất cả mọi thứ đều thuận lợi trước khi bắt đầu. Nguyên tắc chính của quản trị dự án: Khi làm một việc gì đó mới, hãy hỏi người khác cách họ đã làm điều đó trước đây. Tuy nhiên, vấn đề là với các dự án phần mềm quy mô lớn như lựa chọn ERP, không có gì đảm bảo rằng người quản lý sẽ lựa chọn đúng ERP cho doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn đang ở thời điểm thay thế ERP, khả năng lớn là hệ thống cũ của bạn đã sử dụng trong một thời gian rất. Bạn sẽ cần phải tìm một giải pháp khác để có được một sự bắt đầu mới thuận lợi hơn. Thay vì cung cấp một bức tranh thông tin nặng nề, chúng tôi đã chia nhỏ những quy trình thành các phần để có thể quản lý được. Danh sách kiểm tra lựa chọn phần mềm ERP hoàn chỉnh này bao gồm mọi thứ bạn cần biết – và chúng tôi muốn nói cho bạn mọi thứ về ERP.
Từ việc quyết định rằng bạn muốn tìm kiếm một ERP mới cho doanh nghiệp của bạn để phục vụ công tác quản lý doanh nghiệp. Chúng tôi đã đề cập đến với bạn với các danh sách kiểm tra nhanh, các mẹo để có thể thực hiện và những kiến thức chuyên môn trong ngành như:
- Xác định nhu cầu về phần mềm ERP mới
- Hiểu các tính năng bạn cần cho doanh nghiệp
- Phác thảo, gửi và đánh giá RFP (Request for Proposal)
- Thông qua buổi demo của nhà cung cấp và đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng
I. Kiểm tra các dấu hiệu cảnh báo rằng thay đổi ERP là điều cần thiết
Tại sao tôi nên chọn một ERP mới?
Điều này phần lớn phụ thuộc vào thực tế của doanh nghiệp bạn. Không có cách phổ biến nào để nói về việc khi nào ERP của doanh nghiệp bạn chính thức trở nên lỗi thời.
Điều đó nói rằng, sẽ có một số tín hiệu phổ biến mà ERP của bạn không còn phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu ERP của bạn:
- Đã được chọn trước khi công ty của bạn mở rộng nhà máy.
- Không thể giúp bạn đáp ứng nhu cầu hiện tại
- Không tích hợp tốt với phần mềm bạn cần để kinh doanh trong thế kỷ 21
Đây là thời điểm để đánh giá hệ thống hiện tại của bạn và bắt đầu thu thập các yêu cầu khác để nâng cấp hệ thống ERP.
II. Khảo sát các bên liên quan và lập danh sách yêu cầu ERP
1. Làm cách nào để xác định các yêu cầu ERP của doanh nghiệp?
Thu thập yêu cầu là một quá trình dài hơi, vì vậy điều quan trọng là khi tiếp cận nó thì phải có phương pháp.
Đừng đi sâu vào việc xác định tất cả các tính năng mới nổi trội mà bạn muốn. Thay vào đó, hãy lùi lại một bước và:
- Vạch ra các quy trình chính mà phần mềm ERP mới có thể hỗ trợ doanh nghiệp bạn
- Xác định các khu vực nơi mà hệ thống ERP hiện tại của bạn đang thiếu hụt – Ví dụ như doanh nghiệp của bạn có bị tắc nghẽn trong chuỗi cung ứng của chính mình không? Hay là hệ thống cũ không thể tích hợp với hệ thống thương mại điện tử mà công ty bạn đang có sẵn
- Hệ thống ERP cũ có thể cho bạn khả năng dự báo tăng trưởng hiện tại của công ty hay không?
Từ đây, bạn có thể bắt đầu thảo luận về các tính năng mà hệ thống ERP mới của bạn cần có.
2. Ai nên tham gia vào các việc thu thập yêu cầu ERP?
Ít nhất khoảng 20% đội ngũ nhân sự của bạn có khả năng tham gia, bao gồm cả người dùng ERP. Tỷ lệ phần trăm đó tăng dần đối với các công ty có quy mô nhỏ:
Để hiểu nhu cầu của toàn bộ tổ chức của bạn, bạn nên tiến hành phân tích các bên liên quan rộng rãi. Điều này sẽ đảm bảo phần mềm ERP mới sẽ đáp ứng toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp bạn và cung cấp cơ sở vững chắc cho sự tương tác của người dùng đến từng dây chuyền sản xuất.
| Các bên liên quan | Lĩnh vực quan tâm |
| Quản lý cấp cao | Phân tích, Business Intelligence |
| Quản lý bộ phận | Phân tích, Business Intelligence, các chức năng liên quan đến phòng ban, nhân sự |
| Phòng kế toán | Quản lý sổ cái, các tài khoản, tài sản và tiền mặt |
| Công nhân phân xưởng | Quản lý tài liệu, tồn kho, thiết kế |
| Nhân viên kho vận | Tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, tích hợp thiết bị di động |
Một bảng ví dụ cơ bản về các yêu cầu của các bên liên quan trong một tổ chức cỡ trung
3. Tôi có nên chọn phần mềm ERP điện toán đám mây hay ERP tại chỗ?
Cả điện toán đám mây và hệ thống ERP tại chỗ đều có lợi thế riêng – nhưng sẽ phù hợp với các công ty khác nhau. Bảng dưới đây phác thảo một số sự khác biệt chính giữa hai hệ thống:
| Giá | Máy chủ | Bảo mật | Phần cứng | |
| Điệm toán đám mấy (Cloud) | Thông thường sẽ trả phí hàng tháng trên từng người sử dụng | Nhà cung cấp lưu trữ phần mềm trên máy chủ của họ – bạn truy cập thông qua web service | Được theo dõi bởi các chuyên gia của bên thứ ba | Không cần phần cứng – miễn là bạn có kết nối internet |
| Máy chủ tại chỗ (on-premise) | Giảm một khoản phí giấy phép cho quyền sở hữu vĩnh viễn mà không cần thanh toán thêm | Bạn lưu trữ phần mềm trên máy chủ của riêng bạn | Trách nhiệm của bạn. Bạn sở hữu phần mềm – bảo mật tùy thuộc vào khả năng của bạn | Phần cứng của bạn cần được trang bị đầy đủ để chạy phần mềm. Nếu không, bạn cần phải thay thế |
Tham khảo thêm: So sánh phần mềm Cloud ERP và On-Premise
Phần mềm đám mây dường như là xu hướng của ngành công nghiệp phần mềm – và đã có một sự thay đổi quan tâm đối với mô hình SaaS từ những người chọn ERP.
Trong khi nhiều nhà quản lý dự án ERP đang tích cực tìm kiếm các phần mềm ERP trên đám mây nhiều hơn so với phần mềm cài đặt tại doanh nghiệp (26% so với 16%), thì phần lớn (57%) các doanh nghiệp vẫn chưa quyết định về mô hình triển khai ERP.
Ngoài ra còn có sự phân chia rõ rệt giữa các ngành:
Độ ưu tiên của hệ thống đám mây là phản ánh thực trạng của doanh nghiệp theo thời gian thực, tích hợp với hệ thống của khách hàng và nhà cung cấp. Trong khi đó, sự chậm trễ của các công ty sản xuất trong quá trình tìm kiếm phần mềm đám mây, có thể chỉ ra rằng họ đang băn khoan về việc bảo mật dữ liệu cũng như sự tuân thủ theo từng ngành công nghiệp của hệ thống Cloud ERP này.
4. Tôi có cần một hệ thống ERP chuyên ngành không?
Câu trả lời ngắn gọn: nếu bạn cần chức năng cụ thể theo ngành, thì câu trả lời là có. Ngược lại thì không.
Công ty của bạn có thể là doanh nghiệp sản xuất làm theo đơn hàng. Nhưng nếu tất cả những gì bạn muốn từ ERP của bạn là nâng cấp lên hệ thống ERP mới và tích hợp với các hệ thống bạn đã có sẵn, thì bạn sẽ phải trả thêm phí cho các chức năng mới.
Mặt khác, nếu bạn có những yêu cầu phù hợp mà ERP hiện tại của bạn vẫn chưa giải quyết được, thì giải pháp ERP chuyên ngành là một con đường tốt để đi theo.
