Nội dung:
I. Tổng quan giải pháp quản lý mua hàng
II. Chi tiết giải pháp
- Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng
- Quản lý nhận hàng và phân phối
- Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
- Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp
- Các báo cáo giả pháp quản lý mua hàng
I. Tổng quan giải pháp quản lý mua hàng
Module quản lý mua hàng là một module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp ngành may Việt Nam. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt hàng của doanh nghiệp giải pháp đề ra giải quyết các chức năng chính sau đây:
- Quản trị đặt hàng: Bao gồm quản trị yêu cầu mua hàng, tính toán các đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng, các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng.
- Quản lý nhà cung cấp với từ điển nhà cung cấp với các thông tin nhà cung cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Sơ đồ mô hình quản trị đặt hàng
Phân hệ quản trị mua hàng trong giải pháp ERP có mối quan hệ rang buộc với các module khác như quản trị kho, quản trị sản xuất quản trị nhân sự, quản trị tài sản cố định và quản trị tài chính kế toán. Các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo như quy trình đặt hàng:
Nhu cầu mua hàng -> Lập kế hoạch đặt hàng -> Lập đơn hàng -> Nhận hàng -> Phân phối hàng -> Ghi nhận công nợ -> Chi trả công nợ.
II. Chi tiết giải pháp quản lý mua hàng
1. Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và lập đơn hàng
Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu. Hệ thống sẽ tính toán các yêu cầu sau:
- Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản xuất
- Tính nhu cầu đặt hàng từ đơn bán hàng
- Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước
- Tính toán kế hoạch đặt hàng từ dự báo doanh thu bán hàng
Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu nguyên vật liệu theo thời gian và địa điểm. Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối, đơn giá, sản phẩm, chủng loại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưu nhất. Phòng đặt hàng sẽ kiểm soát lại đơn hàng xác nhận đơn hàng.
Đơn hàng được thiết kế và quản lý theo cây phân quyền trong đặt mua và duyệt mua hàng hóa. Giải pháp tối ưu là xây dựng cây phân quyền giới hạn khối lượng mua, giá mua, giá trị mua theo từng cấp duyệt của doanh nghiệp. Căn cứ vào thông tin của đơn hàng hệ thống sẽ chuyển đến bộ phận duyệt đơn hàng tương ứng.
Khi đơn hàng được duyệt sẽ chuyển cho bộ phận đặt hàng để tiến hành đặt hàng. Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận lập đơn hàng kèm theo các nguyên nhân không được duyệt.
2. Quản lý nhận hàng và phân phối
Căn cứ vào các đơn hàng đã xác nhận với các nhà cung cấp thì hệ thống tiến hành theo quy trình giao nhận đơn hàng.
- Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng (giao hàng từng phần, giao hàng toàn phần).
- Kiểm soát nhiều loại giao hàng (hóa đơn về trước hàng về sau, hàng về trước hóa đơn về sau, hàng không có hóa đơn)
- Kiểm soát nhận hàng theo lô
- Kiểm soát số lượng, chất lượng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các vi phạm và xử lý.
- Các chi tiết khác.
3. Ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
- Theo dõi quản lý các hóa đơn từ nhà cung cấp trên các tiêu thức nhận hàng của doanh nghiệp. Tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tài chính công nợ và hệ thống cung cấp nguyên vật liệu
- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết của hóa đơn từ nhà cung cấp
- Theo dõi và phân bổ các loại chi tiết liên quan đến đơn hàng, hóa đơn
- Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng hóa đơn
- Cho phép phân tích đa chiều
- Chuyển hóa đơn tới bộ phận công nợ phải trả bằng cách tích hợp thông tin
Các mẫu hóa đơn quản lý sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn của bộ tài chính ban hành cho doanh nghiệp may và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ công tác quản trị, phân tích tài chính, công nợ. Các hóa đơn theo dõi được tự động hạch toán vào các bút toán của module kế toán tổng hợp, theo từng giai đoạn chi tiết của quá trình quản lý hóa đơn.
4. Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Xây dựng danh mục nhà cung cấp
Thông tin về nhà cung cấp là một phần rất quan trọng trong giải pháp erp của doanh nghiệp. Cần phải định nghĩa các nhà cung cấp trước khi thực hiện phần lớn các nghiệp vụ của hệ thống
- Có thể đề xuất một nhà cung cấp khi lập một yêu cầu mua hàng
- Quản lý nhiều thông tin về nhà cung cấp vào nơi nhận một yêu cầu báo giá
- Chỉ ra nhà cung cấp khi nhập một bảng báo giá
- Các đơn đặt hàng đều cần chỉ ra nhà cung cấp
- Nhận hàng hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp
- Trả lại hàng cho nhà cung cấp
- Thanh toán cho nhà cung cấp về các hàng hóa hoặc dịch vụ đã nhận được
Hệ thống danh mục nhà cung cấp được dùng chung cho toàn bộ hệ thống erp của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu chi tiết sau:
- Dùng chung cho tất cả các module của hệ thống
- Thu nhập các thông tin liên quan đến nhà cung cấp
- Một thông tin quan trọng cần quản lý về nhà cung cấp trong từ điển là các thông tin chi tiết về địa điểm của nhà cung cấp. Mặc dù phần lớn các thông tin của nhà cung cấp được dùng mặc định cho các địa điểm
- Hoạch định các tiêu thức thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung cấp
- Hoạch định các tiêu thức giao hàng của nhà cung cấp với doanh nghiệp
- Định khoản cho các đối tượng là nhà cung cấp cần theo dõi
Quản lý công nợ phải trả đối với nhà cung cấp
- Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận từ module đặt hàng
- Quản lý các hóa đơn cần xét duyệt
- Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động
- Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp nếu một đối tượng vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, tạm ứng/mua hàng, giữa các đơn vị thành viên với nhau
- Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái
- Theo dõi tỷ giá thanh toán thời điểm
Sơ đồ quản lý công nợ phải trả
5. Các báo cáo giả pháp quản lý mua hàng
- Các báo cáo liên quan đến nhà cung cấp
- Các báo cáo liên quan đến hợp đồng, đơn hàng
- Các báo cáo liên quan đến nhận hàng
- Khả năng phát triển các báo cáo mới theo yêu cầu
Các báo cáo được chi tiết và tổng hợp đến từng chức năng quản trị, được xây dựng dựa trên mẫu báo cáo chuẩn mực của bộ tài chính quy định và theo mẫu biểu của doanh nghiệp.
