Bất kỳ doanh nghiệp nào phải quản lý một số lượng lớn các hàng hóa vật chất (sản phẩm có thể lưu kho), cho dù là để phục vụ cho mục đích lắp ráp chúng ra thành phẩm, tạm nhập tái xuất, hoặc để phân phối bán buôn, kinh doanh bán lẻ… thì việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố rất quan trọng để kinh doanh thành công.
Với hàng trăm phần mềm quản lý hàng tồn kho trên thị trường, việc lựa chọn ra một giải pháp phù hợp luôn là một thách thức với nhiều cá nhân và tổ chức. Bài viết này được soạn ra để mô tả các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý tồn kho, nhận diện các loại phần mềm hàng tồn kho khác nhau. Qua đó giúp người tìm hiểu lướt qua một thị trường phần mềm khá phức tạp và bị phân thành nhiều mảnh này.
Phần mềm quản lý kho là gì?
Duy trì số lượng tồn kho hợp lý trong ngành kinh doanh bán lẻ các sản phẩm hữu hình là điều tối quan trọng. Đặt mua hàng hóa quá nhiều dẫn đến hàng hóa bị dư thừa, làm tăng chi phí quản lý hàng tồn, trong khi đặt hàng quá ít (hoặc sai) có thể dẫn đến thất thu, đánh mất khách hàng hay thời gian sản xuất quý báu.
Phần mềm quản lý kho được thiết kế để tối ưu hóa quá trình đặt mua hàng hóa, lưu trữ và theo dõi hàng tồn kho, và vì vậy các rủi ro nêu trên sẽ không xảy ra. Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của bạn, phần mềm sẽ cho phép bạn xác định ngay lập tức số dư hàng tồn trong kho, theo dõi các mặt hàng dự trữ, sắp xếp các mặt hàng theo chủng loại hay khác loại. Tự động ghi lại theo dõi các giao dịch xuất nhập kho, quản lý thành phẩm/bán thành phẩm, quản lý nguyên liệu, quản lý thất thoát và nhiều tính năng khác…
Những doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp thường hoạt động ở các ngành nghề như bán lẻ, phân phối, sản xuất và xây dựng…
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý kho Infor WMS
Các tính năng phần mềm quản lý kho hàng
Phân loại sản phẩm
Nhiều doanh nghiệp phải theo dõi, kiểm kê hàng tồn kho cho hàng chục hoặc hàng trăm sản phẩm rất giống nhau về chủng loại nhưng khác biệt về quy cách, và họ cần một giải pháp quản lý các biến thể hàng hóa này một cách dễ dàng.
Ví dụ, một đơn vị sản xuất muốn có công cụ phân biệt và quản lý hàng trăm loại ốc vít khác nhau; một cửa hàng thời trang muốn kiểm soát hàng tồn của một loại quần jean nhưng có nhiều kích cỡ (size số) và màu sắc khác nhau; hay một siêu thị điện máy muốn quản lý hàng tồn kho cho nhiều model điều hòa với các mã số serie khác nhau… Đây là một tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Bill of Materials
Còn được gọi là định mức nguyên liệu hoặc công thức chế biến (ngành công nghiệp chế biến), hay công thức lắp ráp (sản xuất lắp ráp các sản phẩm rời rạc)… BoM là danh sách các bán thành phẩm (nguyên vật liệu, linh kiện, thành phần…) cần thiết để cấu thành nên thành phẩm.
Định dạng của BOM thường được trình bày phân cấp theo hình cây, ở trên cùng là thành phẩm và ở cấp dưới bao gồm các nguyên vật liệu hay thành phần cấu thành nên sản phẩm đó (sản phẩm trong sản phẩm). Mỗi thành phần cấu thành thường có thông tin tham chiếu như mã số thành phần (MPN), đặc tính cơ học, các mô tả (sơ đồ, chi tiết kỹ thuật…)…
Tự động điều chỉnh hàng tồn
Mặc dù các yêu cầu đặc thù có thể khác nhau theo từng ngành nghề, phần mềm quản lý hàng tồn kho luôn có tính năng cơ bản là tự động điều chỉnh hàng tồn kho (tăng hoặc giảm) sau mỗi giao dịch bán-mua, xuất-nhập hay chuyển kho liên cửa hàng diễn ra.
Quét nhận diện sản phẩm
Đây là một công nghệ phổ biến để theo dõi hàng tồn kho hiệu quả và thuận tiện, các thiết bị nhận diện điện tử là đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp muốn quản lý một số lượng lớn các sản phẩm được di chuyển, xuất nhập hàng ngày.
Phần mềm kiểm kê hàng tồn kho cho phép tích hợp với máy quét mã vạch hoặc công nghệ nhận diện bằng tần số vô tuyến/sóng radio (RFID) để quét nhận diện sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả trong các giao dịch xuất-nhập-chuyển kho…
Tự động tái đặt hàng
Các hệ thống quản lý hàng tồn kho tiên tiến như SAP, Oracle, và Infor cho phép thiết lập tính năng tự động đặt hàng lại khi một sản phẩm nào đó đang có số lượng tồn ở dưới định mức tồn kho đã được thiết lập trước đó.
Theo dõi hạn mức hàng tồn
Tính năng này còn được gọi là thông tin hàng tồn năng động/thông minh. Thực vậy, biết trước một sản phẩm nào đó phải cần một thời hạn hàng tuần mới nhập kho được có thể là một cứu cánh với nhiều doanh nghiệp. Infor, Netsuite, SAP, và các hệ thống khác cho phép quản lý loại thông tin này và cảnh báo cho nhà quản lý kho khi hạn mức này vượt quá hay ở dưới tỷ lệ hợp lý.
Các chức năng quản lý hàng tồn kho rất đa dạng được các nhà phát triển cung cấp bằng cách tích hợp theo bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), là phân hệ của phần mềm bán hàng POS, phần mềm kế toán doanh nghiệp hoặc tùy biến theo yêu cầu đặc thù cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau.
Cho dù mục đích ứng dụng có đa dạng ra sao nhưng mục đích cơ bản của phần mềm quản lý hàng tồn kho là phải cho phép các doanh nghiệp duy trì an ninh hàng tồn kho một cách chủ động.
Xem thêm: 8 Lời Khuyên Cho Việc Chọn Và Triển Khai Một Hệ Thống ERP
