Dự án ERP có thể kéo dài. Tùy thuộc vào phạm vi của dự án, việc thực hiện có thể kéo dài từ sáu tháng đến ba năm. Sau khi triển khai, phần mềm ERP sẽ hỗ trợ một tổ chức trong ít nhất năm đến mười năm. Như bạn có thể tưởng tượng, việc chọn một giải pháp ERP để mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn là một việc quan trọng cần phải cân nhắc trước khi lựa chọn một hệ thống ERP mới.
Khả năng mở rộng phần mềm đề cập đến khả năng của một hệ thống có theo kịp quỹ đạo phát triển của doanh nghiệp hay không. Điều này có nghĩa là một giải pháp ERP sẽ có thể chiếm lĩnh thị trường mới và xử lý sự gia tăng theo cấp số nhân về khối lượng giao dịch, khối lượng công việc và số lượng dữ liệu.
Khi tìm kiếm một giải pháp ERP có thể mở rộng, chúng tôi khuyên bạn nên hỏi các nhà cung cấp ERP về các yếu tố, chẳng hạn như chức năng toàn cầu, tùy chọn cơ sở hạ tầng và khả năng tích hợp. Quan trọng nhất, hãy hỏi họ làm thế nào họ có thể giải quyết các xu hướng công nghệ mới nhất, và cách họ có thể đáp ứng với nhu cầu kinh doanh trong tương lai của bạn.
Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã đưa ra bốn câu hỏi cần xem xét trong quá trình lựa chọn ERP:
Hệ thống ERP có chức năng toàn cầu không?
Có một cách mà nhiều doanh nghiệp muốn mở rộng là thông qua toàn cầu hóa. Nếu công ty của bạn hiện đang ở thị trường Việt Nam nhưng có kế hoạch mở rộng sang phần còn lại ở phía bắc và cuối cùng sang Châu Âu và Châu Mỹ, bạn có muốn xem xét một hệ thống ERP cung cấp giải pháp toàn cầu vượt trội. Dưới đây là một số cân nhắc:
Chính sách thuế và các quy định
Có một số quốc gia mà nhiều hệ thống ERP gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy tắc thuế và quy định của chính phủ.
Ví dụ, Việt Nam là một trong những hệ thống thuế phức tạp nhất trên thế giới và thông thường các chuyên gia tư vấn ERP sẽ cần phải chuyên môn hóa – hoặc tối thiểu có kinh nghiệm với việc triển khai tại Việt Nam để đảm bảo thành công. Biết được thách thức này, một số nhà cung cấp ERP đã đưa ra các gói “bản địa hóa” dành riêng cho từng quốc gia để giúp các công ty kinh doanh ở các quốc gia khác dễ dàng tuân thủ chính sách.
Một ví dụ khác là luật nội địa hóa dữ liệu ở Nga. Luật pháp yêu cầu dữ liệu liên quan đến khách hàng Nga phải lưu trữ trên các máy chủ trong nước. Điều này đặt ra một thách thức cho các công ty bắt đầu triển khai ERP mới hoặc mở rộng hệ thống ERP hiện có.
Các quốc gia khác, như Trung Quốc, đang áp dụng luật nội địa hóa dữ liệu tương tự, buộc nhiều nhà cung cấp ERP phải xây dựng nội địa hóa cho khách hàng của họ.
Ngôn ngữ
Nếu doanh nghiệp của bạn muốn cạnh tranh trên thị trường toàn cầu, ERP phải biết và giao dịch bằng vô số ngôn ngữ khác nhau.
Ví dụ: các tài liệu hướng tới nhà cung cấp, như yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc đơn đặt hàng, phải bằng ngôn ngữ địa phương. Tùy chỉnh các báo cáo cho các ngôn ngữ khác nhau có thể tốn kém và mất thời gian.
Điều tương tự có thể được nhắc trong các tài liệu hướng tới khách hàng, như đơn đặt hàng và hóa đơn. Nếu doanh nghiệp của bạn duy trì sự hiện diện thương mại điện tử, điều này sẽ thêm một lớp phức tạp khác liên quan đến ngôn ngữ và bản dịch.
Nhiều nhà cung cấp ERP ngày nay cung cấp các bản dịch ngôn ngữ ngoài luồng để hỗ trợ khách hàng toàn cầu. Do đó, khi đánh giá xem một phần mềm ERP có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, hãy đảm bảo bạn đã hỏi về các gói ngôn ngữ để ngăn chặn điều không mong muốn khi bạn mở rộng quy mô công ty trong tương lai.
Cơ sở hạ tầng của hệ thống ERP có dễ dàng mở rộng không?
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn muốn cơ sở hạ tầng hệ thống ERP của bạn có thể phát triển cùng với bạn. Điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào cơ sở hạ tầng CNTT của bạn:
Khả năng mở rộng của Cloud
Thật dễ dàng để thay đổi thông số kỹ thuật của cơ sở hạ tầng trên đám mây của bạn bằng cách nói chuyện với nhà cung cấp dịch vụ đám mây (CSP). Một số CSP, như Microsoft hoặc Amazon Web Services, cung cấp các gói thuê bao khác nhau dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn. Họ cũng có thể thấy khối lượng giao dịch của bạn và điều chỉnh các máy chủ ảo của bạn phù hợp để cung cấp cho bạn hiệu suất cao nhất.
Khả năng mở rộng quy mô ngày càng trở nên dễ dàng hơn với các hệ thống SaaS ERP. CSP đánh giá tình huống duy nhất của bạn để xác định bạn cần bao nhiêu máy chủ cơ sở dữ liệu với thông số kỹ thuật. Đây chỉ là một trong nhiều lợi thế của hệ thống SaaS ERP.
Tham khảo thêm: 4 Lý Do Để Thay Thế Hệ Thống ERP Của Doanh Nghiệp
Khả năng mở rộng của On-Premise
Nếu tổ chức của bạn phải duy trì công nghệ trên On-Premise, vẫn có một số giải pháp ERP có sẵn để mở rộng. Hãy xem xét các hệ thống ERP điều chỉnh hiệu suất dựa trên số lượng máy chủ dành riêng cho nó. Điều này cho phép doanh nghiệp của bạn mua thêm máy chủ để chứa các giao dịch lớn hơn.
Việc mở rộng cơ sở hạ tầng on-premise có thể thực hiện được nhưng sẽ tốn kém hơn so với các giải pháp trên Cloud.
Tầm nhìn trong tương lai của nhà cung cấp ERP như thế nào?
Khả năng thực hiện các tác vụ trên thiết bị di động đang trở thành xu thế và nếu công ty của bạn chưa cho phép điều này, có khả năng cao bạn sẽ cần trong tương lai. Các hệ thống ERP cung cấp các giải pháp di động, tích hợp với IoT và máy học được xem là có tầm nhìn trong thước đo của Gartner.
Ngay cả khi một giải pháp ERP không được tích hợp các khả năng này, một nhà cung cấp ERP ít nhất nên có những ý tưởng này trên lộ trình của họ. Nếu một nhà cung cấp ERP không thể nói lên tầm nhìn tương lai của họ liên quan đến các xu hướng công nghệ này, thì đó là một lá cờ đỏ rằng phần mềm của họ có thể không thể mở rộng cho doanh nghiệp của bạn.
Nhiều công ty chúng tôi hợp tác có triển vọng tương lai, vì vậy họ cũng đang tìm kiếm một nhà cung cấp ERP. Chúng tôi khuyên bạn nên tiến hành tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi lựa chọn ERP, để bạn biết trạng thái tương lai của doanh nghiệp của bạn trông như thế nào và có thể tìm một nhà cung cấp ERP nào đáp ứng nhu cầu của bạn.
Hệ thống ERP có khả năng thích ứng không?
Trong quá trình lựa chọn ERP, khả năng thích ứng là yếu tố quan trọng cần ghi nhớ. Mặc dù tổ chức của bạn có thể không tận dụng tất cả các tính năng được cung cấp bởi phần mềm ngay lập tức do hạn chế về ngân sách, có thể đến một thời điểm trong tương lai mà bạn sẽ làm.
Phần mềm ERP có các bộ tính năng trong nhiều ngành công nghiệp có thể hữu ích trong tương lai, vì thế bạn có thể sử dụng một số thành phần để đáp ứng các yêu cầu mới của mình – trái ngược với việc mua phần mềm của bên thứ ba cho một nhu cầu cụ thể.
Nếu bạn có kế hoạch mở rộng mô hình kinh doanh của công ty và cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ mới khác nhau, đây là một số cân nhắc trước khi lựa chọn ERP:
Mở rộng mô hình kinh doanh
Có lẽ mô hình kinh doanh hiện tại của bạn chỉ dành cho sản xuất và bán một sản phẩm nhất định, nhưng trong tương lai, bạn cũng muốn mở rộng để cung cấp thêm dịch vụ lắp đặt. Hệ thống ERP hiện tại của bạn có thể không có mô-đun dịch vụ hoặc bộ tính năng cho phép bạn tận dụng lợi thế này mà không làm gián đoạn quy trình sản xuất hiện tại của bạn. Bạn có thể mua một gói phần mềm khác để xử lý việc bán và cung cấp dịch vụ cài đặt, nhưng cuối cùng các hệ thống khác nhau của bạn sẽ cần trao đổi dữ liệu. Điều này đòi hỏi một giao diện tùy chỉnh và một nhóm CNTT bên trong hoặc bên ngoài để dành riêng cho quản lý cơ sở dữ liệu.
Khả năng thêm các tính năng hoặc mô-đun mới mà không ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh hiện tại là một chỉ số chính về việc liệu một giải pháp ERP có thích ứng được với việc thay đổi quy mô của doanh nghiệp bạn hay không.
Dễ dàng tích hợp
Một tính năng khác cần lưu ý khi lựa chọn hệ thống ERP là dễ dàng tích hợp. May mắn thay, các nhà cung cấp ERP ngày nay thường hợp tác với các bên thứ ba để xây dựng các đầu nối, cung cấp các giải pháp toàn diện cho khách hàng, đặc biệt là đối với một số ngành công nghiệp.
Ví dụ, một số hệ thống ERP phục vụ cho ngành bán lẻ có các đầu nối thanh toán thẻ tín dụng được xây dựng trước cho phép doanh nghiệp chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng. Ngay bây giờ, nếu doanh nghiệp của bạn chưa chấp nhận việc thanh toán bằng thẻ tín dụng, nhưng bạn có kế hoạch trong tương lai, thì hãy hỏi các nhà cung cấp tiềm năng về các đầu nối là một lựa chọn sáng suốt.
Mở rộng lực lượng lao động
Nếu công ty của bạn có kế hoạch thực hiện bất kỳ hoạt động mua lại hoặc thúc đẩy một chiến dịch tuyển dụng lớn, bạn sẽ cần xác định xem hệ thống ERP có thể xử lý sự gia tăng lớn của người dùng hay không.
Mỗi nhà cung cấp ERP tiếp thị phần mềm của họ dựa trên quy mô của doanh nghiệp được hỗ trợ. Khi xem xét các lựa chọn ERP của bạn, hãy dự đoán về tương lai của bạn. Bạn sẽ không muốn trả chi phí cho hàng trăm bản quyền bổ sung nếu bạn không bao giờ sử dụng chúng.
Điều gì có thể thay đổi trong mười năm? Rất nhiều!
Một hệ thống ERP sẽ kéo dài tổ chức của bạn ít nhất mười năm. Trong thời gian này, công ty của bạn có thể sẽ trải qua một số thay đổi lớn. Điều quan trọng là xác định xem một hệ thống ERP có thể hỗ trợ những thay đổi này hay không, trước khi bạn chọn và triển khai nó.
Chuyên gia tư vấn ERP của Infor có thể giúp công ty của bạn đánh giá khả năng mở rộng của các giải pháp ERP khác nhau dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi làm việc với các công ty đang phát triển, đổi mới.
