Có rất nhiều bài báo và báo cáo đưa ra lời khuyên về cách chọn hệ thống ERP phù hợp cho công ty của doanh nghiệp. Khi chúng tôi phát hành phân tích “Clash of the Titans” mới nhất của chúng tôi, độc giả của chúng tôi có lẽ đang tự hỏi những lời khuyên lựa chọn ERP nào có thể áp dụng để phù hợp nhất với các “người khổng lồ” này của thị trường ERP, hoặc như cách chúng tôi gọi họ, các nhà cung cấp ERP Cấp 1.
Trong khi các nhà cung cấp ERP Cấp 1 cung cấp các hệ thống phù hợp cho nhiều quy mô công ty, các dịch vụ hàng đầu của họ thường được thiết kế cho các công ty có doanh thu hàng năm hơn 750 triệu đô la. Hầu hết các công ty có quy mô này có các quy trình phức tạp hoặc các phức tạp khác xung quanh việc hợp nhất số liệu và quản lý công ty con, chi nhánh.
Do phạm vi tiếp cận rộng khắp các ngành công nghiệp và nhận diện thương hiệu, các nhà cung cấp này có một lượng khách hàng lớn. Ví dụ về các nhà cung cấp ERP cấp 1 bao gồm SAP, Oracle, Microsoft và Infor.
Nếu doanh nghiệp đang xem xét triển khai phần mềm ERP Cấp 1, chúng tôi có một số lời khuyên lựa chọn ERP cụ thể dành cho doanh nghiệp:
5 lời khuyên cho lựa chọn ERP cấp 1
1. Xem xét liệu Nhà cung cấp có trở thành Đối tác triển khai tốt không
Chuyên gia tư vấn ERP của doanh nghiệp sẽ không phải là đối tác triển khai duy nhất. Nhà cung cấp ERP của doanh nghiệp cũng sẽ tham gia vào việc giúp doanh nghiệp lập chiến lược, thực hiện, quản lý thay đổi và hỗ trợ hệ thống sau khi đi vào hoạt động. Một số tiêu chí quan trọng để tìm kiếm ở một đối tác triển khai là tầm nhìn, sự tận tâm và chuyên môn.
Hãy xem xét một ví dụ để hiểu ý của chúng ta về tầm nhìn. Giả sử doanh nghiệp có một yêu cầu kinh doanh là in nhãn vận chuyển từ các dịch vụ hậu cần khác nhau trước khi các lô hàng rời khỏi kho của doanh nghiệp.
Một nhà cung cấp chỉ tập trung vào việc thắng thầu có thể cho doanh nghiệp biết phần mềm của họ có thể đáp ứng yêu cầu này, nhưng một nhà cung cấp có tầm nhìn sẽ hỏi các câu hỏi tiếp theo liên quan: Doanh nghiệp đã xem xét việc tích hợp với các dịch vụ vận chuyển trực tiếp vào hệ thống ERP của mình chưa? Doanh nghiệp có đang sử dụng phần mềm quản lý bến tàu để lên lịch tốt nhất cho các đối tác hậu cần của mình để biết được thời gian nhận và trả hàng không?
Những câu hỏi tiếp theo như thế này có nghĩa là nhà cung cấp ERP có tầm nhìn lớn hơn về những gì doanh nghiệp có thể đạt được với hệ thống ERP của mình. Trong ví dụ này, họ đang hình dung một hệ thống ERP tích hợp không chỉ in nhãn vận chuyển cho kho của doanh nghiệp mà còn nói chuyện trực tiếp với các dịch vụ hậu cần của doanh nghiệp để biết khi nào họ đến và đảm bảo bến cảng của doanh nghiệp có sẵn khi họ đến.
Tận tâm là một tiêu chí khó xác định hơn một chút. Doanh nghiệp muốn một đối tác triển khai sẽ dành thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp gặp phải một vấn đề, mặc dù có bao nhiêu khách hàng khác mà họ đang hỗ trợ.
Trong khi các nhà cung cấp ERP cấp 1 có hàng ngàn khách hàng, họ vẫn cung cấp hỗ trợ lâu dài, đáng tin cậy. Doanh nghiệp có thể đánh giá sự cống hiến của nhà cung cấp bằng cách suy nghĩ lại về quy trình yêu cầu đề xuất (RFP).
Việc xem xét đơn giản nhất trong quan hệ đối tác với một nhà cung cấp ERP là chuyên môn. Mặc dù các nhà cung cấp ERP Cấp 1 có nhiều khả năng trong các ngành công nghiệp, nhưng thật tốt khi hỏi họ có chuyên môn cụ thể nào liên quan đến hoạt động mà doanh nghiệp bạn đang hoạt động không.
Một ví dụ về điều này là khi một nhà cung cấp hợp tác với ISV (nhà cung cấp phần mềm độc lập) tích hợp liền mạch vào hệ thống ERP của họ để cung cấp các quy trình cụ thể trong ngành.
Cuối cùng, quan hệ đối tác dựa trên niềm tin và giao tiếp, vì vậy điều quan trọng là phải phản ánh về quy trình RFP của doanh nghiệp với mỗi nhà cung cấp. Họ có minh bạch trong giá cả của họ? Họ có giao tiếp rõ ràng và theo dõi kịp thời? Nếu doanh nghiệp bạn gặp khó khăn với sự tin tưởng và giao tiếp trước khi doanh nghiệp tham gia vào hành trình số hóa, hãy tưởng tượng các thử thách sau khi doanh nghiệp bạn đã thanh toán chi phí thực hiện.
2. Đánh giá việc triển khai của nhà cung cấp và sự hỗ trợ sau go-live
Trong khi một số công ty thích tập hợp một nhóm gồm tất cả các nguồn lực nội bộ, hầu hết các công ty đều dựa vào một nhóm nguồm lực bên ngoài nhất định do chuyên môn của nhóm nguồn lực này.
Tư vấn ERP độc lập có thể cung cấp đội ngũ chuyên gia và nhà cung cấp của doanh nghiệp cũng vậy. Chuyên môn kết hợp này có thể dẫn đến dự án thành công. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi cả nhà tư vấn và nhà cung cấp phải có cách tiếp cận thực tế và đã được chứng minh.
Khi đánh giá phương pháp triển khai của nhà cung cấp – doanh nghiệp bạn thường bị ảnh hưởng bởi phương pháp triển khai của nhà tư vấn – điều quan trọng là cần phải đảm bảo phương pháp sẽ hoạt động theo mục tiêu tổ chức và văn hóa công ty.
Sự hỗ trợ sau go-live là một xem xét quan trọng khác. Mặc dù việc hỗ trợ sau go-live nghe có vẻ như hơi sớm trước khi doanh nghiệp chọn hệ thống ERP, tuy nhiên các dịch vụ hỗ trợ này có thể ảnh hưởng hoặc phá vỡ việc lựa chọn ERP của doanh nghiệp.
Một nhà cung cấp ERP nên cung cấp một số tùy chọn khi nói đến các kế hoạch hỗ trợ. Với các nhà cung cấp ERP cấp 1, mức hỗ trợ đầu tiên hầu như luôn được bao gồm trong giấy phép phần mềm.
3. Xem xét mức độ Tùy biến và Tích hợp
Các nhà cung cấp ERP với một loạt các khả năng có xu hướng hóa các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn công nghiệp được xây dựng trong phần mềm của họ. Đây là cách họ có thể kiếm được rất nhiều khách hàng và xây dựng thương hiệu của họ.
Tuy nhiên, nếu trong quá trình lựa chọn ERP, doanh nghiệp có một quy trình kinh doanh hoặc yêu cầu không được đáp ứng với phần mềm của nhà cung cấp ERP, điều quan trọng là phải hỏi về lộ trình tùy chỉnh của họ.
Ngày nay, các nhà cung cấp ERP giám sát chặt chẽ các tùy biến và tích hợp mà khách hàng của họ xây dựng vì khách hàng SaaS của họ nhận được cập nhật thường xuyên, tự động yêu cầu khả năng tương thích. Cho nên với các doanh nghiệp sử dụng Saas việc tùy chỉnh là rất khó xảy ra.
Đây là lý do tại sao doanh nghiệp nên hỏi mỗi nhà cung cấp chính sách tùy chỉnh và tích hợp của họ là gì và điều này có ảnh hưởng gì với doanh nghiệp khi nâng cấp không?
4. Nhìn vào các Ưu đãi khác của Nhà cung cấp
Một lợi thế duy nhất mà các nhà cung cấp ERP cấp 1 có được so với các nhà cung cấp nhỏ hơn là người chơi cấp 1 có xu hướng có các ứng dụng khác trong danh mục đầu tư bổ sung cho hệ thống ERP chính của họ.
Chẳng hạn, SAP, Oracle và Infor đều cung cấp dịch vụ Cloud được phát triển nội bộ để lưu trữ phiên bản Cloud của các giải pháp ERP. Điều này làm cho việc triển khai và quản lý của doanh nghiệp được sắp xếp hợp lý khi doanh nghiệp chỉ có một nhà cung cấp để giải quyết.
Các ví dụ khác bao gồm bộ sản phẩm Microsoft Office có thể gửi email đến và từ hệ thống ERP của doanh nghiệp và giải pháp trí tuệ nhân tạo của Infor có thể giúp phân tích lượng dữ liệu khổng lồ đến từ phần mềm ERP của doanh nghiệp.
Khi chọn hệ thống ERP từ nhà cung cấp cấp 1, hãy xem xét những ứng dụng kinh doanh khác doanh nghiệp có thể thay thế trong tương lai. Các nhà cung cấp ERP mà doanh nghiệp đang xem xét có cung cấp các ứng dụng kinh doanh đó không? Ứng dụng đó sẽ có lợi gì khi thay thế các hệ thống cũ? Chiến lược kỹ thuật số của công ty là gì và nhà cung cấp này có thể là đối tác của chúng tôi trong một thời gian dài không? Những loại câu hỏi này có thể giúp doanh nghiệp thu hẹp danh sách các nhà cung cấp ERP tiềm năng.
5. Xem xét các case study và reference
Vì các nhà cung cấp ERP cấp 1 có hàng ngàn khách hàng trực tiếp, cho nên họ có nhiều case study và reference để doanh nghiệp xem xét. Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp một tài liệu tham khảo cho một trong những khách hàng của họ có quy mô và ngành công nghiệp tương tự. Tốt hơn nữa, hãy hỏi nếu có bất kỳ case study nào về đối thủ cạnh tranh trực tiếp của doanh nghiệp bạn.
Tận dụng các tài liệu tham khảo và case study này, doanh nghiệp có thể xác định loại đối tác triển khai của nhà cung cấp, quy trình thực hiện và hỗ trợ của họ là gì và các ứng dụng khác trong danh mục đầu tư của họ có thể tăng giá trị cho việc triển khai ERP của doanh nghiệp.
Việc triển khai hệ thống ERP cấp 1 là một thách thức
Vì các giải pháp phần mềm Cấp 1 có thời gian triển khai dài và thường yêu cầu thay đổi quy trình kinh doanh, nên thật thông minh khi chọn nhà cung cấp ERP sẽ mang lại cho công ty doanh nghiệp sự chú ý cần thiết.
Điều quan trọng nữa là tìm một nhà tư vấn ERP có thể giúp công ty của doanh nghiệp lựa chọn và triển khai hệ thống ERP Cấp 1 của doanh nghiệp. Các chuyên gia tư vấn ERP độc lập, như chúng tôi, có thể làm việc với nhà cung cấp của doanh nghiệp để phát triển một kế hoạch dự án bao gồm các yếu tố thành công như tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi tổ chức.
