Một trong những tiêu chí được sử dụng để đo lường việc thực hiện thành công dự án ERP là ngân sách kế hoạch so với thực tế.
Chuẩn bị một ngân sách cho việc triển khai một dự án ERP không khác biệt hơn so với việc chuẩn bị một ngân sách cho bất kỳ dự án nào khác. Sự khác biệt là trong nội dung của dự án và đảm bảo rằng tất cả chi phí thực hiện dự án ERP tiềm năng đã được thông qua và được đưa vào trong ngân sách.
Danh sách các nội dung liên quan đến ngân sách cho một dự án ERP
Như mọi người đã biết, chi phí bản quyền phần mềm và chi phí triển khai nên có trong ngân sách của dự án ERP, thế nhưng tất cả các chi phí liên quan là những gì và chi phí khác cần được xem xét là gì? Một cách để đảm bảo mọi thứ được bao bọc là chia nhỏ các chi phí thành ba loại chính là: Kỹ thuật và Người dùng.
1. Chi phí kỹ thuật ERP
Chi phí kỹ thuật bao gồm phần mềm, phần cứng và chi phí liên quan đến triển khai dự án, và những chi phí này thường được xem xét khi chuẩn bị một ngân sách ERP. Danh sách này bao gồm:
- Phần cứng
- Phần mềm ứng dụng
- Cơ sở dữ liệu
- Hệ điều hành
- Giao diện tương tác
- Hiệu chỉnh phần mềm
- Hệ thống xác thực (trong các ngành công nghiệp được quy định)
- Hệ thống mạng và giao tiếp kỹ thuật
- Bảo trì và hỗ trợ
- Lưu trữ
2. Chi phí người dùng ERP
Không phải tất cả người dùng đều liên quan đến chi phí dự án phần mềm ERP và do đó chi phí này thường không xem xét trước khi chuẩn bị ngân sách. Thế như việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực nội bộ cho việc triển khai ERP là rất quan trọng. Tất cả mọi người liên quan đến chi phí này cần được xem xét như:
- Chi phí Giáo dục & Đào tạo
- Quản lý dự án
- Chi phí thuê hỗ trợ tư vấn bên ngoài
Một khi các yếu tố chi phí ERP được hiểu rõ ràng, bước tiếp theo là để đến với ước tính cho mỗi trong số này. Tính toán chi phí liên quan đến yêu cầu tài nguyên nội bộ, nhưng những kiến thức cần thiết cho việc ước tính chi phí cho phần mềm ERP, phần cứng và thực hiện không phải là luôn luôn có sẵn trong một tổ chức.
Khoảng cách kiến thức này có thể được lấp đầy bởi các biên soạn và gửi một yêu cầu thông tin (RFI) cho các nhà cung cấp ERP tiềm năng. Yêu cầu thông tin này nên bao gồm thông tin về phạm vi dự án ERP, số người dùng mong đợi và một số yêu cầu chức năng cao cấp khác. Các nhà cung cấp nên nhận được những thông tin này để cung cấp dự toán chi phí đầu tư cho doanh nghiệ.
Kế hoạch dự phòng
Triển khai một dự án ERP, giống như bất kỳ dự án khác khi đưa đến sự thay đổi sẽ có những rủi ro trong quá trình triển khai. Những rủi ro này cần được xác định phạm vị tác động của mỗi đánh giá trong phạm vị dự án. Một hành động là xây dựng rủi ro dự phòng vào ngân sách mà có thể được phát hành nếu xảy ra rủi ro. Các dự phòng phải được gắn liền với rủi ro được xác định cụ thể, và sau đó có thể được quản lý và giám như dự án cụ thể.
