ERP hay hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là phần mềm cho phép các doanh nghiệp nhỏ thay thế các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu khác nhau của phòng ban bằng các chương trình để làm việc cùng nhau và sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Phần mềm ERP có sẵn cho các chức năng kinh doanh chính như xử lý đơn đặt hàng, kiểm soát sản xuất và tài chính. Bằng việc sử dụng một nền tảng công nghệ chung và cơ sở dữ liệu toàn công ty, các doanh nghiệp nhỏ có thể tích hợp các hoạt động của các phòng ban và đạt được nhiều lợi ích về chi phí, hoạt động và năng suất. Triển khai một hệ thống ERP yêu cầu kế hoạch cẩn thận để đạt được lợi ích đề ra và giảm thiểu tối đa rủi ro dẫn đến dự án bị thất bại.
Chia sẻ thông tin
Một lợi ích chính của phần mềm ERP là nó cung cấp cho các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp bạn với cùng bức tranh thông tin quan trọng kinh doanh. Trong rất nhiều các công ty nhỏ, các phòng ban có hệ thống thông tin riêng của họ, tạo ra các thông tin mà khác phòng ban khác không thể truy cập và chia sẻ.
Khi một đơn đặt hàng tiến hành thông qua công ty, ví dụ, các bộ phận như xử lý đơn đặt hàng, kiểm soát sản xuất và công văn phải nhập lại dữ liệu và tím kiếm thông tin về mức tồn kho, thời gian thực hiện và các yêu cầu khách hàng. Với một hệ thống ERP, tất cả dữ liệu liên quan là có sẵn cho các phòng ban đó, loại bỏ những việc phải nhập lại dữ liệu, giảm thiểu rủi ro lỗi, cải tiến năng suất và tăng thời gian hoàn thành đầy đủ đơn hàng.
Ra quyết định
Tính sẵn có của dữ liệu nhất quán được cải thiện để tăng thời gian và chất lượng của quyết định. Nhóm quản lý của bạn có thể xác định bất kỳ sự tắc nghẽn sản xuất tiềm năng nào, nó có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng hoặc ảnh hưởng đến mức năng suất. Kiểm soát tài chính đạt được ngay lập tức, hình ảnh đơn đặt hàng cập nhật, sản xuất dở dang và mức tồn kho để cải thiện kế hoạch tài chính.
Nhân viên lập kế hoạch sản xuất có thể quản lý mức tồn kho an toàn hiệu quả một cách phù hợp với các đơn đặt hàng và các kế hoạch giao hàng. Nhân viên nguồn nhân lực có thể xác định nhu cầu tuyển dụng hoặc triển khai lại phù hợp với sự thay đổi nhu cầu kinh doanh. Quản lý cấp cao có bức tranh tổng thể về hoạt động vì thế họ có thể đưa ra quyết định hiệu quả trong đầu tư và phân bổ nguồn lực và phản hồi nhanh chóng để thay đổi cơ hội kinh doanh.
Sự chuyển đổi
Triển khai một hệ thống ERP có thể giúp bạn chuyển đổi các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp bạn và đối với với các thay đổi của tăng trưởng. Bằng việc giảm thiểu trùng lắp trong quản trị, tinh giản quy trình như quy trình đặt hàng và kế hoạch sản xuất, giải pháp ERP tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và đối phó với khối lượng ngày càng tăng của doanh nghiệp. Bằng việc trang bị cho nhân viên các công cụ kinh doanh mạnh mẽ, hệ thống ERP cho phép nhóm của bạn đóng góp lớn hơn vào hiệu quả và khả năng sinh lời.
Các rủi ro
Hệ thống ERP mang đến cho các doanh nghiệp nhỏ nhiều lợi ích quan trọng. Tuy nhiên, triển khai một hệ thống ERP mang ý nghĩa rủi ro. Triển khai toàn diện một công ty đại diện cho một khoản đầu tư lớn trong thời gian, nỗ lực và vốn.
Chi phí của việc hoàn thành hệ thống ERP có thể vượt ra ngoài ý nghĩa của việc tăng trưởng kinh doanh. Mặc dù bạn có thể triển khai các phân hệ riêng lẻ cho các phòng ban khác nhau như là quỹ có sẵn, bạn sẽ không gặt hái được toàn bộ lợi ích của một hệ thống toàn công ty trong một thời gian. Triển khai ERP cũng có thể dẫn đến việc gián đoạn khi nhân viên trải qua quá trình học tập để điều chỉnh phù hợp với hệ thống mới
Khả năng lãnh đạo
Để đạt được sự cân bằng giữa những rủi ro và lợi ích của một hệ thống ERP, bạn cần phải xác định các ưu tiên, theo dõi thay đổi từ đầu và phân bổ nguồn lực cho đào tạo và quản lý dự án. Tìm kiếm lời khuyên từ một nhà tư vấn có kinh nghiệm về ERP trong các doanh nghiệp nhỏ để bạn chọn đúng hệ thống cho công ty của mình và quản lý sự thay đổi hiệu quả.
