Làm thế nào để bạn xác định thành công trong việc chuyển đổi kinh doanh? Điều đó có nghĩa là dự án của bạn đúng hạn và đúng ngân sách, hay nó có ý nghĩa hơn thế?
Nếu chỉ vì bạn tuân thủ ngân sách và thời gian không có nghĩa là dự án của bạn đã thành công. Nếu mọi người đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu trong dự án và tiếp tục làm như vậy, thì đây là đặc điểm của một dự án thành công. Nói cách khác, sự liên kết tổ chức vừa cho phép vừa biểu thị sự thành công.
Liên kết tổ chức là một chủ đề chúng tôi thường đề cập trong blog của chúng tôi. Hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận về một chiến lược quan trọng để đạt được sự liên kết này: truyền thông quản lý thay đổi.
Cách giao tiếp với nhân viên để đảm bảo chuyển đổi kinh doanh thành công
1. Xây dựng nhóm dự án
Khi nói đến các dự án quy mô lớn có sự tham gia của nhiều bên liên quan, việc thành lập một nhóm dự án là điều cần thiết. Một phần của nhóm dự án này nên bao gồm một nhóm quản lý thay đổi tổ chức chịu trách nhiệm xác định sự sẵn sàng thay đổi của nhân viên và xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi.
Chúng tôi khuyên bạn nên chỉ định các tác nhân thay đổi là những người có ảnh hưởng chính trong nhóm quản lý thay đổi chịu trách nhiệm thực hiện nhiều hoạt động truyền thông của kế hoạch quản lý thay đổi.
2. Truyền thông sớm
Việc nhân viên đồng ý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi họ hiểu rằng dự án là cơ hội để cải thiện công ty và công việc cá nhân của họ. Do đó, nhóm quản lý thay đổi và giám đốc điều hành của bạn nên truyền đạt bản chất của thay đổi từ trước khi nó xảy ra.
Ví dụ, sự thay đổi có ý nghĩa như thế nào và nhân viên sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Tại sao sự thay đổi là cần thiết, và những cải tiến nào sẽ đạt được?
3. Lắng nghe những lo lắng của nhân viên
Chúng tôi đã thấy rằng cả giao tiếp từ trên xuống và từ dưới lên giúp đảm bảo sự liên kết của tổ chức trước khi triển khai ERP hoặc chuyển đổi kinh doanh.
Giao tiếp từ dưới lên đặc biệt quan trọng vì người dùng cuối có thể có những hiểu biết mà các nhà lãnh đạo cấp cao không có. Người dùng cuối có cái nhìn sâu sắc này vì họ là những người thực hiện các quy trình kinh doanh.
Ngoài những hiểu biết, người dùng cuối cũng sẽ có những lo ngại. Những điều này không nên xem nhẹ, vì nhân viên phản ứng tích cực hơn với thay đổi khi họ biết mối quan tâm của họ được xem xét nghiêm túc.
Mỗi khách hàng chúng tôi làm việc cùng đã có một số nhân viên ban đầu chống lại sự thay đổi nhưng trở nên ủng hộ dự án một khi họ có cơ hội để nói lên mối quan tâm của họ. Giao tiếp này thường diễn ra từng người một, nhưng đôi khi được tạo điều kiện thông qua các cuộc họp tập thể.
Tham khảo thêm: Phần mềm ERP là gì? Làm thế nào ERP giúp cho doanh nghiệp tăng trưởng
4. Quản lý thoát vấn đề trong dự án
Một khi dự án đang được tiến hành, giao tiếp từ dưới lên không nên dừng lại. Trên thực tế, các dự án không có hệ thống phân cấp truyền thông có thể bị trật bánh bởi một vấn đề không quan trọng nếu người dùng cuối không hiểu cách truyền đạt vấn đề và cho ai.
Ví dụ: giả sử trong quá trình nâng cấp phần mềm cho hệ thống tại một công ty quản lý tài sản, một lỗi tính toán được phát hiện trong môi trường thử nghiệm. Người dùng cuối trình bày vấn đề lên Giám đốc rủi ro (CRO). Tuy nhiên, CRO không phải là người am hiểu về công nghệ, vì vậy anh ta hiểu sai về lỗi này là điều gì đó ảnh hưởng đến hoạt động trực tiếp. Sau đó, ông ngừng hoạt động giao dịch để điều tra vấn đề. Quyết định này có khả năng có thể tiêu tốn của một công ty hàng triệu đô la.
5. Chia sẻ thông tin chính trong dự án
Cũng như giao tiếp từ dưới lên cần tiếp tục sau khi dự án bắt đầu, nên giao tiếp từ trên xuống.
Thông tin liên quan để liên lạc có thể bao gồm chi tiết về các cột mốc sắp tới hoặc phát hiện từ các cột mốc trước đó. Ví dụ, những lợi ích kinh doanh nào công ty đã nhận ra từ giai đoạn đầu tiên của dự án?
Truyền thông liên tục về các mục tiêu dự án cũng rất cần thiết để duy trì sự tham gia của nhân viên. Khi các thách thức của dự án phát sinh, sự đồng ý biến động một cách tự nhiên, do đó, điều quan trọng là phải lặp lại thông điệp quan trọng để truyền đạt lý do tại sao lợi ích lại đáng giá hơn so với nỗi đau tạm thời.
Làm thế nào để nhân viên thay đổi nhận thức?
Giao tiếp hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về nhận thức của nhân viên. Nói chung, nhân viên nhận thấy sự thay đổi là một cái gì đó tiêu cực.
Nếu phương pháp quản lý thay đổi của bạn là thành công, họ phải đặt mình vào vị trí của người dùng cuối thông thường. Từ quan điểm này, thay đổi có vẻ như là một biện pháp cắt giảm chi phí nhằm loại bỏ nhân viên. Ngoài ra, trách nhiệm mới có vẻ đáng sợ và khiến bạn cảm thấy không thỏa đáng.
Xem xét những nỗi sợ hãi này, điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi toàn diện với sự tập trung mạnh mẽ vào giao tiếp của nhân viên. Chúng tôi đã phát hiện ra rằng giao tiếp kém chỉ có tác dụng làm tăng nỗi sợ hãi của nhân viên.
Các chuyên gia tư vấn ERP của Infor hiểu rằng sự đồng của nhân viên là điều cần thiết để thành công trong chuyển đổi kinh doanh. Chúng tôi có thể giúp công ty của bạn sắp xếp các nhân viên xung quanh các mục tiêu chung bằng cách xây dựng một nhóm quản lý thay đổi am hiểu giao tiếp.
