Trước khi bạn đến giai đoạn thực hiện, bạn đã có sẵn các mục tiêu, ngân sách và các mốc quan trọng. Nếu không có những điều này, gần như không thể chọn đúng hệ thống ERP. Một khi bạn đã chọn hệ thống và nhà cung cấp ưa thích của bạn? Sau đó, các thách thức tiếp theo là việc thực hiện triển khai ERP.
Lập kế hoạch các bước triển khai ERP
Trước tiên, bạn cần lập kế hoạch cho các bước triển khai ERP của mình và ủy thác những bước này trong nhóm triển khai ERP của bạn.
Trước khi bắt đầu triển khai, bạn cần chuẩn bị cho các giai đoạn chính của dự án:
- Lịch trình triển khai ERP
- Quá trình dịch chuyển và tích hợp dữ liệu
- Đào tạo người dùng ERP
- Kế hoạch thử nghiệm và vận hành
Ở mọi giai đoạn, bạn sẽ cần phải giữ các bên liên quan chính của bạn. Điều đó bao gồm người dùng ERP trong tương lai của bạn. Làm cho kế hoạch của bạn rõ ràng và có thể nhìn thấy trước khi thực hiện. Những thay đổi lớn có thể được đáp ứng với sự kháng cự từ một số bên.
Nếu bạn đã có các kỹ năng quản lý thay đổi tại doanh nghiệp, bạn nên đưa chúng vào sử dụng trong quá trình chuyển đổi này. Nếu bạn không có, bạn nên tìm kiếm một nhà tư vấn bên ngoài có kinh nghiệm về chuyển đổi nếu ngân sách của bạn cho phép.
Dịch chuyển và tích hợp dữ liệu ERP
Dịch chuyển dữ liệu và tích hợp hệ thống có thể rất phức tạp. Các hệ thống tự động khác nhau về khả năng của chúng để cung cấp quá trình chuyển đổi suôn sẻ và trong khi các nhà cung cấp có thể giúp đỡ, bạn cần đảm bảo dữ liệu của mình sạch sẽ và sẵn sàng hoạt động trước khi bạn thực hiện chuyển đổi.
Trong thời đại mà các vi phạm và các cơ quan quản lý rất quan tâm đến quyền riêng tư dữ liệu, bảo mật, tuân thủ và các vấn đề thẩm định là điều tối quan trọng. Việc lên kế hoạch và thực hiện kém có thể khiến dự án của bạn bị thất bại. Chìa khóa là lập kế hoạch đúng và thực hiện chúng một cách cẩn thận.
Hãy sẵn sàng giúp các nhà phân tích của bạn với việc:
- Xác minh và làm sạch dữ liệu
- Ánh xạ dữ liệu kế thừa vào các trường cơ sở dữ liệu mới
- Truyền dữ liệu
- Kiểm tra dữ liệu kế thừa
- Kiểm tra dữ liệu đầu vào
Nếu bạn đang tích hợp ERP của mình với các công cụ hiện có, hãy đảm bảo bạn đã chọn đúng nhà cung cấp với các công cụ và người phù hợp để giúp bạn triển khai API và công việc tùy chỉnh khi cần. Nếu ERP mới của bạn cần giao tiếp với hệ thống CRM hoặc SCM cũ của bạn, hãy lập kế hoạch tích hợp trước khi triển khai để giảm thiểu rủi ro và tác động tiêu cực đến quy trình công việc quan trọng trong kinh doanh.
Đào tạo người dùng ERP
Nếu mọi người không biết cách sử dụng ERP, hoặc họ sợ ERP, ERP sẽ thất bại. Đào tạo kém dẫn đến tỷ lệ chấp nhận sử dụng ERP kém. Người dùng cần tham gia từ khi bắt đầu triển khai ERP. ERP bắt đầu với việc giáo dục về lợi ích cho doanh nghiệp và cuộc sống làm việc của chính họ và từ đó phát triển thành một kế hoạch đào tạo ERP vững chắc. Truyền đạt sự thay đổi sớm là bước đầu tiên. Tiếp theo, bạn cần xác định một chương trình đào tạo hoạt động cho từng bộ phận, nhiệm vụ và từng cá nhân.
Nhiều nhà cung cấp cung cấp trợ giúp về đào tạo người dùng cuối nhưng vì không có doanh nghiệp nào giống nhau, nên bạn sẽ cần phải làm việc với họ và bổ sung tài liệu của họ bằng đặc thù của riêng bạn. Hãy xem xét các công cụ sau đây để lập kế hoạch đào tạo của bạn:
Một hệ thống quản lý kiến thức cập nhật
- Video hướng dẫn
- Hội thảo phân biệt theo loại người dùng
- Người dùng và ERP
- Bộ phận trợ giúp ERP chuyên dụng
Kế hoạch thử nghiệm và vận hành
Trước khi bạn chuẩn bị bật công tắc để sử dụng ERP, bạn cần có kế hoạch vận hành thử. Giai đoạn thử nghiệm sẽ giúp bạn loại bỏ phần lớn các vấn đề nhưng nếu bất kỳ vấn đề nào quan trọng đối với năng suất, bạn phải sẵn sàng trì hoãn để giải quyết triệt để, trước khi hướng đến mục tiêu kế tiếp. Đối với các vấn đề nhỏ, bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận nhanh để giải quyết vấn đề.
Việc kiểm tra nên được dành riêng cho một số ít người dùng. Hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra dưới tải lượng người dùng lớn và lên kế hoạch cho hoạt động kiểm tra ngoài giờ để giảm thiểu rủi ro. Một khi bạn và nhóm của bạn hài lòng, đó là thời gian để cho phép thuật xảy ra. Nếu bạn đã xử lý tốt các bước chính này, doanh nghiệp của bạn sẽ bắt đầu hoạt động hiệu quả và hiệu quả hơn.
Tất nhiên, nó không kết thúc ở đây. Đánh giá sự thành công dự án của bạn, báo cáo, đào tạo và hỗ trợ liên tục cũng quan trọng như ngày bắt đầu để đảm bảo triển khai ERP thành công.
