Nhiều tổ chức đang nhận ra lợi ích của phần mềm ERP. Không chỉ các công ty Fortune 500 triển khai và nâng cấp hệ thống ERP, mà các doanh nghiệp nhỏ đang tận dụng các giải pháp ERP thích hợp cho ngành công nghiệp của họ. Nếu tổ chức của bạn đang tìm cách nhận ra lợi ích kinh doanh gia tăng từ phần mềm ERP, kinh nghiệm của chúng tôi đã cho thấy việc phát triển một trường hợp kinh doanh chi tiết và toàn diện là rất quan trọng.
Bằng cách phát triển đề xuất giải pháp kinh doanh cho phần mềm ERP mới, bạn có thể làm sáng tỏ các vấn đề vận hành, xác định cách giải quyết chúng và ước tính lợi ích kinh doanh thu được. Điều này nói thì dễ hơn làm, vì các tổ chức có xu hướng ý tưởng khác nhau liên quan đến những điểm cấu thành nên một đề xuất kinh doanh hiệu quả. Với ý nghĩ đó, chúng tôi muốn chia sẻ bảy mẹo để phát triển một đề xuất giải pháp kinh doanh ERP hiệu quả:
Hiểu tầm quan trọng của đề xuất giải pháp kinh doanh
Không phát triển một trường hợp kinh doanh cho đến khi bạn hiểu tầm quan trọng của nó. Bạn sẽ phát triển một đề xuất giải pháp kinh doanh kỹ lưỡng hơn khi bạn biết những gì đang bị đe dọa. Vì vậy, những gì đang bị đe dọa tại doanh nghiệp bạn? Chính là lợi ích kinh doanh. Một đề xuất giải pháp kinh doanh đảm bảo tổ chức của bạn nhận ra lợi ích kinh doanh có thể đo lường được từ phần mềm ERP. Nó đảm bảo dự án đạt được mục tiêu kinh doanh, không chỉ mục tiêu CNTT.
Xác định nỗi đau
Một đề xuất giải pháp kinh doanh tốt bắt đầu bằng cách xác định các vấn đề và xác định giải pháp nào là cần thiết để giải quyết chúng. Không phải ai cũng đồng ý rằng các vấn đề tồn tại hoặc họ yêu cầu một giải pháp ERP. Một đề xuất giải pháp kinh doanh có thể giúp bạn đạt được sự liên kết tổ chức liên quan đến sự cần thiết của một hệ thống ERP.
Thừa nhận những thách thức và rủi ro
Rõ ràng, có những thách thức trong mỗi lần triển khai ERP. Một đề xuất giải pháp kinh doanh cho phép một tổ chức có cái nhìn trung thực về những trở ngại phải vượt qua, cho dù đó là thiếu nguồn lực, thiếu chuyên môn và / hoặc thiếu nhân viên và bộ phận điều hành.
Chúng tôi đã thấy nhiều trường hợp cao cấp nơi mà việc triển khai ERP thất bại vì những người chịu trách nhiệm phát triển đề xuất giải pháp kinh doanh và triển khai hệ thống không đưa ra được những rủi ro tiềm ẩn.
Xác định mục tiêu của tổ chức
Rất có thể, lý do của bạn để triển khai phần mềm ERP không phải là để thay thế một hệ thống cũ. Thông thường, chúng tôi thấy các tổ chức có nhiều mục tiêu họ muốn đạt được thông qua thực hiện:
Cải thiện dịch vụ khách hàng
Mọi đề xuất giải pháp kinh doanh nên xem xét đến lợi ích của dịch vụ khách hàng trong phần mềm ERP mới. Tổ chức của bạn có muốn cho phép khách hàng đặt hàng trực tuyến nhanh hơn 30% sau khi giải pháp ERP được triển khai không? Nếu vậy, bao gồm điều này trong đề xuất giải pháp kinh doanh của bạn.
Cải tiến quy trình kinh doanh
Nếu các nỗi đau hoạt động của bạn có liên quan đến các quy trình kinh doanh bị hỏng hoặc không hiệu quả, thì hãy phác thảo các quy trình này trong đề xuất giải pháp kinh doanh của bạn. Cải tiến quy trình tiềm năng nên cụ thể và đo lường được.
Cải thiện tinh thần nhân viên
Một hệ thống ERP có thể cải thiện tinh thần của nhân viên bằng cách làm cho nhân viên làm việc dễ dàng hơn. Tinh thần của nhân viên là có thể đo lường được vì nó có thể được đánh giá bằng cách phân phối các cuộc khảo sát, tiến hành các nhóm tập trung và / hoặc theo dõi tỷ lệ doanh số.
Tăng lợi nhuận
Nếu các quy trình được sắp xếp hợp lý, sự hài lòng của khách hàng tăng lên và tinh thần nhân viên được cải thiện, điều này rất có thể sẽ dẫn đến kết quả tài chính tích cực. Chúng tôi đã phát hiện ra rằng việc xác định tiết kiệm chi phí tiềm năng trong đề xuất giải pháp kinh doanh sẽ làm tăng khả năng đạt được của ban điều hành. Trường hợp kinh doanh cũng nên phác thảo tổng chi phí sở hữu phần mềm ERP mới, bao gồm cả chi phí triển khai. Khi bạn tập trung vào cả chi phí và lợi ích, bạn có thể cho thấy cái sau vượt trội hơn cái trước. Xét cho cùng, ROI là ngôn ngữ của các giám đốc điều hành.
Xem xét lựa chọn thay thế để triển khai ERP
Thay vì triển khai phần mềm ERP mới, một số tổ chức nâng cấp phần mềm hiện có của họ, cải thiện quy trình kinh doanh của họ mà không cần công nghệ mới hoặc đơn giản là quyết định không làm gì trong thời gian này. Điều quan trọng là xem xét chi phí của từng lựa chọn này so với chi phí triển khai ERP. Ví dụ, có thể thấy rõ rằng chi phí không làm gì và không hiệu quả còn lớn hơn chi phí của một dự án ERP.
Xây dựng kế hoạch dự án ERP
Đề xuất giải pháp kinh doanh của bạn nên bao gồm phần phác thảo chi tiết các thành phần của kế hoạch dự án ERP của bạn. Trong khi đề xuất giải pháp kinh doanh giúp dự án đạt được kết quả tốt đẹp lúc khởi đầu, kế hoạch dự án đảm bảo động lực dự án duy trì và bám sát thời gian thực hiện và ngân sách dự kiến. Kế toán cho tất cả các hoạt động dự án thiết yếu, bao gồm quản lý thay đổi và tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đặt kỳ vọng thực tế về thời gian thực hiện và ngân sách.
Đo lường kết quả
Khi bạn đã xây dựng một đề xuất giải pháp kinh doanh và bắt đầu dự án của mình, đó là thời gian để bắt đầu đo lường kết quả. Điều quan trọng là phải đo lường kết quả trong suốt dự án để bạn có thể theo dõi tiến trình của mình, thúc đẩy trách nhiệm và theo dõi ngân sách của mình.
