Tìm kiếm giá cả của phần mềm ERP trên Internet là công việc rất khó khăn. Hầu hết các nhà cung cấp ERP hàng đầu muốn nói với các khác hàng tiềm năng của họ trước sau đó mang đến cho họ một giải pháp ERP và một báo giá phù hợp. Điều đó có ý nghĩa. Nhưng điều này cũng làm cho các doanh nghiệp nhỏ rất khó để có được ý tưởng về khả năng thanh toán. Khi bạn đi tìm kiếm nhà cung cấp ERP và mức giá nhà cung cấp chào trong phạm vị tới 750K USD, bạn có cảm giác như ERP không giành cho các doanh nghiệp nhỏ. May mắn cho bạn, hiện nay có rất nhiều lựa chọn khác để thay thế các phần mềm ERP hàng đầu.
Tính toán tổng chi phí sở hữu phần mềm ERP
Trước khi chúng ta đi sâu vào tìm hiểu một vài bậc giá, hãy xem một bức tranh lớn hơn. Bạn biết rằng, việc triển khai một phần mềm ERP tiêu tốn rất nhiều chi phí và thời gian. Rằng điều này cũng không đủ để kiểm soát việc phát sinh chi phí cho việc triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp. Và bạn suy nghĩ đó là mức giá cuối cùng bạn chi trả cho việc triển khai này. Để nhận được con số chính xác, bạn cần phải tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost of Ownership) cho việc lựa chọn ERP của bạn. Đây là mô phỏng chi phí bạn cần phải có trong ngân sách và sự đo lường tỷ suất hoàn vốn của bạn (ROI – Return on Investment)
Có năm yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí ERP của doanh nghiệp nhỏ:
#1. Loại hình triển khai (trên máy chủ hoặc điện toán đám mây)
#2. Số lượng người sử dụng phần mềm ERP
#3. Các tính năng và phân hệ sử dụng
#4. Chỉnh sửa phần mềm
#5. Chi phí đào tạo
Cùng chúng tôi tìm hiểu sâu hơn về các chi phí này.
Chi phí ERP bằng loại hình triển khai và số lượng người dùng
Giải pháp triển khai trên máy chủ (on-premises) không có ý nghĩa nhiều đối với các doanh nghiệp nhỏ. Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng mà bạn cần để chạy ERP sẽ không thể đo lường được. Các doanh nghiệp nhỏ thông thường lựa chọn giải pháp triển khai trên điện đoán đám mấy (SaaS). Số tiền ban đầu ít hơn có nghĩa là bạn sẽ thấy lợi nhuận nhanh hơn. Lựa chọn ERP trên SaaS cơ bản thường dựa trên người số người dùng phần mềm. Ví dụ, Scoro có các gói từ 22$ một người dùng trên một tháng và Odoo có giá là 12$ cho một người dùng trên một phân hệ (Module)… thêm các module sẽ tính thêm phí.
Chi phí ERP dựa trên các tính năng và phân hệ
Các doanh nghiệp nhỏ nhận được rất ít lợi lích từ các hệ thống ERP phức tạp. Doanh nghiệp của bạn không cần tất cả các tính năng của hệ thống 70K $, vì thế tại sao bạn lại thanh toán cho những tính năng bạn không sử dụng? Một vài tính phổ biển mà doanh nghiệp cần, bao gồm:
- Kế toán
- Báo cáo thông minh
- Quan hệ khách hàng
- Nguồn nhân lực
- Quản lý tồn kho
- Sản xuất
- Quản lý chuỗi cung ứng
Trước khi bạn mua một hệ thống với chuông và còi không cần thiết – hoặc bị trì hoãn bởi mức giá quá cao. Đưa các tính năng vào mục xem xét. Bạn có thực sự cần các tính năng này không? Danh sách rút gọn các hệ thống cung cấp các gói lựa chọn hoặc có các tính năng cơ bản phù hợp với nhu cầu của bạn.
Chi phí tùy biến phần mềm ERP
Tùy biến phần mềm không chắc rằng bạn sẽ cần phải chi trả thêm cho việc này. Là một doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ không thể có sự tích hợp phức tạo với các ứng dụng doanh nghiệp khác và các hệ thống độc quyền khác mà các tổ chức lớn phải chịu. Tìm kiếm các hệ thống tích hợp với các hệ thống mà bạn không muốn chia sẻ hoặc dễ dàng thay thế và cải thiện các hệ thống hiện có. Doanh nghiệp bạn nhỏ hơn và nhanh nhẹn hơn, hãy tận dụng tối đa điều này vì nó giúp bạn tiết kiệm chi phí khi các tập đoàn khổng lồ gặp phải.
Chi phí đào tạo người dùng
Đây là một lĩnh vực khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ. Đào tạo ERP có thể làm giảm năng suất của bạn nếu nó không được thực hiện đúng. Trong khi các công ty lớn có khả năng đào tạo các nhóm người dùng và duy trì các bộ phận hoạt động trơn tru, một doanh nghiệp nhỏ có thể tất cả nhân viên bị cuốn theo các buổi đào tạo. Chi phí đào tạo có thể là nhà cung cấp ERP cung cấp hoặc bạn có thể thuê một nhà tư vấn có kinh nghiệm để đào tạo cho bạn về ERP.
