Sự phổ biến ngày càng tăng của các giải pháp điện toán đám mây trong các lĩnh vực như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý nguồn nhân lực (HRM) và kế toán doanh nghiệp… khiến cho sự quan tâm của doanh nghiệp dành cho giải pháp ERP trên nền web cũng đang dần tăng lên. Phần mềm ERP trên nền web thích nghi với xu hướng điện toán đám mây chậm hơn do có độ phức tạp cao về công nghệ, trong khi doanh nghiệp triển khai thường đòi hỏi ERP trực tuyến phải có mức độ trưởng thành toàn diện như hệ thống ERP truyền thống.
Tuy nhiên điều này bắt đầu thay đổi vì trên thị trường đã có một số nhà phát triển bắt đầu cung cấp giải pháp ERP theo mô hình phần mềm dịch vụ (SaaS ERP). Có tương đối ít phần mềm ERP online trên thị trường hiện nay, một phần cũng là do các nhà cung cấp ERP truyền thống cũng có thể cho phép khách hàng truy cập và sử dụng phần mềm trên trình duyệt Web. Do vậy, chúng tôi soạn ra cẩm nang hướng dẫn này để giúp người mua dạo qua thị trường các nhà cung cấp và giải pháp phần mềm ERP online.
Nội dung bài viết
- Giải pháp phần mềm ERP trên web là gì?
- Các kịch bản ứng dụng ERP trên web?
- Lợi ích và các vấn đề cần xem xét
I. Phần mềm ERP web là gì?
Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) tự động theo dõi nghiệp vụ của các phòng ban khác nhau trong một công ty. Từ việc theo dõi doanh thu bán hàng, quản lý nhân sự đến giám sát hoạt động của chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng… Nói cách khác, phần mềm ERP trên web giúp thu thập dữ liệu kinh doanh và chia sẻ với toàn bộ các phòng ban và bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
Khác với phần mềm ERP truyền thống được triển khai và cài đặt theo mô hình máy trạm-máy chủ tại nội bộ công ty, ERP trên web được cung cấp hoàn toàn thông qua trình duyệt web có kết nối Internet.
Trong mô hình điện toán đám mây, nhà cung cấp đảm trách lưu trữ dữ liệu và bảo trì phần mềm và người sử dụng chỉ việc trả phí thuê bao phần mềm theo tháng hoặc theo năm. Điều này giúp doanh nghiệp triển khai không phải bỏ chi phí đầu tư cho hạ tầng và nhân lực CNTT để lưu trữ, sao lưu dữ liệu và bảo trì phần mềm.
Mô hình phần mềm trên web (web-based hay cloud-based) khác với phần mềm cài đặt tại chỗ (on-premise) nhưng cho phép truy cập dữ liệu trực tuyến (web enable). Hai mô hình triển khai này hoàn toàn khác nhau về bản chất. Tuy nhiên trong cả 2 trường hợp, người dùng đều có thể truy vấn dữ liệu dữ liệu phần mềm thông qua kết nối Internet.
II. Doanh nghiệp bạn cần loại ERP online nào?
Trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn phần mềm, điều quan trọng là phải xác định doanh nghiệp bạn cần loại phần mềm nào. Điều này sẽ giúp bạn thu hẹp các lựa chọn cũng như cung cấp một khởi điểm tốt giúp xác định ra phần mềm tốt nhất cho tổ chức của bạn. Nhìn chung có, có ba hướng lựa chọn dành cho người mua:
- Bộ giải pháp ERP tổng thể. Đó là các doanh nghiệp muốn có một giải pháp tích hợp đầy đủ các chức năng giúp quản lý toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Mục tiêu quan trọng là chỉ sử dụng một hệ thống để giảm thiểu những rủi ro liên quan đến tích hợp, mở rộng, giúp các luồng thông tin kinh doanh chảy thông suốt qua các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp. Những người mua này thường tìm đến các giải pháp Oracle JD Adwards, SAP Business ByDesign, phần mềm Infor…
- Giải pháp ERP chuyên ngành. Những người mua này ưu tiên các ứng dụng phần mềm độc lập có khả năng giải quyết các yêu cầu nghiệp vụ chuyên sâu của một phòng ban nào đó trong doanh nghiệp. Chẳng hạn như phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), phần mềm kế toán doanh nghiệp… Các giải pháp chúng tôi có thể kể ra đó là Salesforce, Infor CRM…
- Doanh nghiệp ứng dụng có quy mô nhỏ. Trước kia, có rất ít giải pháp ERP đóng gói dành cho các công ty có quy mô khiêm tốn. Tuy nhiên điều này đang thay đổi, với phần mềm ERP online, các công ty có quy mô nhỏ ngày nay cũng có thể ứng dụng các giải pháp quản trị doanh nghiệp tiên tiến mà không phải bỏ ra các khoản chi phí ban đầu lớn như trước đây nữa. Đó là các giải pháp SAP Business One…
III. Lợi ích của ERP điện toán đám mây và các vấn đề đáng quan tâm
Phần mềm ERP trên nền web có rất nhiều lợi ích so với phần mềm cài đặt tại chỗ (on-premise). Tuy nhiên bản thân công nghệ này cũng có một số bất cập khiến người mua phải cân nhắc:
- Tính dễ sử dụng. Kể từ khi phần mềm ERP trực tuyến được cung cấp qua trình duyệt Web, giao diện trở nên trực quan và thân thiện như một trang web. Hơn nữa, vì nó chạy trên trình duyệt Web nên các rủi ro liên quan đến xung đột các phần mềm cũng bị triệt tiêu, chi phí duy trì phần mềm nhờ vậy vậy mà giảm bớt đáng kể.
- Tốc độ cập nhật phiên bản mới. Nhờ việc nâng cấp phần mềm được diễn ra trên cơ sở dữ liệu tập trung (các khách hàng đều sử dụng chung một bộ mã codebase), nên mọi đổi mới sẽ được nhanh chóng cập nhật cho toàn bộ khách hàng trên cơ sở hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày. Do vậy, khả năng nhanh chóng cải thiện phần mềm ở mô hình SaaS là yếu tố đáng nghi nhận.
- Chi phí đầu tư và vận hành CNTT rẻ hơn. Do việc lưu trữ và sao lưu dữ liệu, bảo trì phần mềm, cập nhật, nâng cấp phiên bản mới đều do nhà cung cấp SaaS đảm trách, nên doanh nghiệp ứng dụng không cần phải bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu lớn vào cơ sở hạ tầng cũng như nhân lực IT để duy trì hệ thống này.
- Phụ thuộc vào đường truyền Internet. Mối lo ngại lớn nhất khi sử dụng phần mềm ERP điện toán đám mây phụ thuộc vào đường truyền Internet tốc độ cao và ổn định. Nếu kết nối mạng bị ngắt hoặc thiếu ổn định, công việc kinh doanh của bạn có nguy cơ bị đình trệ. Vì vậy, ERP chạy trên nền web không phải là một giải pháp tuyệt vời nếu băng thông Internet của công ty không ổn định hoặc thiếu tin cậy.
- Khả năng tùy biến hạn chế. Kiến trúc nhiều người dùng (multi tenant) của ERP điện toán đám mây đồng nghĩa với việc tất cả các khách hàng đều sử dụng chung một bộ mã (codebase). Điều này khiến khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu riêng của từng khách hàng là rất hạn chế. Một số phần mềm ERP online tiên tiến, nhờ được thiết kế theo kiến trúc hướng dịch vụ (SOA), nên khả năng tùy biến đang được cải thiện một cách rõ rệt. Tuy nhiên, vẫn còn một chặng đường rất dài để phần mềm ERP trên nền web có khả năng tùy chỉnh như phần mềm ERP truyền thống.
