Triển khai ERP mang lại rất nhiều lợi ích nhưng cũng đưa đến cho doanh nghiệp rất nhiều thách thức. Những thách thức đó có thễ dẫn đến việc dự án ERP của bạn bị mất nhiều thời gian và vượt ngân sách ban đầu. Và kết quả là doanh nghiệp bạn sử dụng một giải pháp ERP không hiểu quả. Trong bài viết này, chúng tôi đã thu thập một số thách thức chung của việc triển khai ERP. Biết trước được những thách thức ERP đó, có thể giúp bạn có được sự thành công cũng như kinh nghiệm phòng trách sự thất bại.
Phần mềm ERP làm việc như thế nào?
Trước tiên, phần mềm ERP làm việc như thế nào? Hiểu được sự phức tạp này, chúng tôi sẽ đặt ra từng giai đoạn vì sao việc triển khai ERP lại có nhiều khó khăn đến vậy.
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã có từ những năm 1990. Nó đã phát triển từ các yêu cầu lập kế hoạch nguyên liệu để tự động hóa tất cả các chức năng ở bộ phận văn phòng.
Phần mềm ERP làm việc bằng việc tích hợp các hệ thống rời rạc lại với nhau thành một nguồn thông tin và tài nguyên tổng thể. Hệ thống ERP cho phép quản lý để xác định xu hướng, tối ưu hệ thống, hợp lý hóa việc ra quyết định dựa trên số liệu có thể đo được. Điều này có thể cải thiện điểm mấu chốt của bất kỳ tổ chức nào cần các quyết định tức thì.
Các ERP phổ biến mà bạn có thể quen thuộc là SAP, Oracle, Infor và Epicor.
Một hệ thống ERP có các quy trình kinh doanh phức tạp và riêng biệt của bạn và để sắp xếp chúng lại với nhau thì đây là nhiệm vụ không dễ dàng.
Triển khai phần mềm ERP liên quan đến rất nhiều nguồn lực về mặt dữ liệu, thời gian của nhân viên và tiền bạc của bạn. Với rất nhiều bộ phận chuyển động, bạn có thể thấy cách triển khai ERP nhanh chóng sẽ thất bại.
Tuy nhiên, việc nhận thức được những thách thức khi triển khai ERP dưới đây có thể giúp bạn chuẩn bị (và tránh được) chúng trong quá trình thực hiện.
Một số thách thức của việc triển khai ERP
Tích hợp ERP
Thách thức đầu tiên với việc triển khai phần mềm ERP là biết được những quy trình hoặc hệ thống nào cần được tích hợp và những quy trình hoặc hệ thống nào không nên được tích hợp.
Thật khó để biết được nơi nào tích hợp hệ thống trong tổ chức để có thể đạt được lợi thế cạnh tranh và nơi nào nó sẽ cản trở công việc của tổ chức đó.
Bạn có cần tích hợp ERP với phần mềm eCommerce hay phần mềm POS của bạn. Hoặc là phần mềm kế toán và phần mềm CRM?
Điều này trở nên phức tạp hơn trong một tổ chức lớn, nơi các đơn vị kinh doanh khác nhau xem nhau như là đối thủ cạnh tranh. Người ra quyết định thường không biết đầy đủ những gì hệ thống ERP có khả năng khi họ lên kế hoạch cho hệ thống.
Có bao giờ bạn đang tự hỏi mình những câu hỏi như thế này: Việc tích hợp CRM của bạn cần thiết để điều hành doanh nghiệp của bạn, hay nó sẽ rất tuyệt vời để tích hợp?
Thiết lập mục tiêu triển khai phần mềm ERP
Một thách thức khác là việc thiết lập các mục tiêu và sự phản đối có thể đo lường được cho việc triển khai ERP của bạn. Không có các mục tiêu, việc triển khai của bạn đảm bảo không đúng hướng. Nó có thể dẫn dắt đến nhiều thách thức và sự thất vọng.
Các mục tiêu đó cần phải được định nghĩa trước khi bắt đầu dự án. Bạn cũng cần phải đặt một quy trình tại chỗ để thêm hoặc thay đổi các mục tiêu này. Chỉ định nhóm thực hiện của bạn là ai ngay từ đầu. Hiểu được các mục tiêu và nhu cầu của từng thành viên trong nhóm vào cuối quá trình triển khai ERP.
Luôn luôn làm việc với mục tiêu của bạn trong tầm nhìn, nhưng hiểu rằng nhu cầu có thể thay đổi trong suốt quá trình thực hiện. Nhiều dự án, không chỉ là triển khai ERP, đã thất bại vì mục tiêu không được thiết lập.
Tùy chỉnh phần mềm
Một trong những vấn đề thường bị hiểu lầm nhất với hầu hết các hệ thống ERP là niềm tin rằng chúng thường yêu cầu tùy biến thoải mái. Thường thì những gì một công ty đang mua không phải là một giải pháp đóng gói, mà là một nền tảng để xây dựng một giải pháp.
Khi bạn không xem xét hai yếu tố này, người ra quyết định không được trang bị kiến thức để đặt câu hỏi đúng. Giống như, quy trình công việc cụ thể của bạn sẽ trông như thế nào?
Thách thức ERP này có thể dẫn đến các dự án bị trì hoãn và chi phí gia tăng. Hiểu được khuôn khổ ERP của bạn và cách áp dụng cho doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn khám phá ra cách tốt nhất để xây dựng giải pháp ERP của mình. Tránh sự chậm trễ vì khả năng nhầm lẫn và vượt quá ngân sách.
Thách thức linh hoạt của phần mềm ERP
Một thách thức khác của việc triển khai ERP là giải quyết sự linh hoạt của phần mềm ERP bạn đã chọn. Một hệ thống ERP không linh hoạt có thể buộc một người áp dụng phải thay đổi quy trình kinh doanh của mình để phù hợp với mô hình hệ thống ERP.
Điều này đòi hỏi việc tái cấu trúc lại các bước cần thiết để hoàn thành mục tiêu kinh doanh và đào tạo lại nhân viên cũng như đối tác kinh doanh, và đôi khi ngay cả khách hàng. Như chúng ta đã biết, mọi người vốn không thích thay đổi, và điều này sẽ tạo ra sự kháng cự và sự chậm trễ cho bất kỳ tổ chức nào (ít nhất là trong ngắn hạn).
Hãy nhận biết chính xác ERP của bạn sẽ ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh của bạn như thế nào. Biết những loại thay đổi này bạn cần phải thực hiện và chuẩn bị cho chúng.
