Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng trong doanh nghiệp là rất lớn, thế nhưng đôi khi doanh nghiệp phải lựa chọn những freeware (phần mềm miễn phí) bởi một số vấn đề bất cập. Thế nhưng phần mềm CRM miễn phí có thực sự tốt?
Phần mềm CRM miễn phí có phải là một khái niệm mới?
Phần mềm CRM miễn phí là phần mềm có những tính năng cơ bản như một CRM phải trả phí cần có. Với CRM miễn phí, người sử dụng không phải trả bất kỳ chi phí nào, không hạn chế thời gian sử dụng, có thể tải tự do bộ nguồn (source code) về sử dụng từ Internet, có thể sao chép và sử dụng phần mềm đó, và người sử dụng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với những thỏa thuận bản quyền cam kết giữa hai bên.
Một số vấn đề của doanh nghiệp như chi phí chưa lớn hay chưa thực sự tìm ra một phiên bản phù hợp, thì việc trải nghiệm với các CRM miễn phí sẽ là lựa chọn thông minh. Thế nhưng phần mềm CRM miễn phí có rất nhiều bất cập cho doanh nghiệp của bạn:
Khó lựa chọn ứng dụng phù hợp
Hiện nay, trên thị trường có hàng trăm phần mềm CRM mã nguồn mở khác nhau được công bố và chia sẻ cho người dùng sử dụng. Doanh nghiệp chỉ cần một vài thao tác nhỏ sẽ có thể đem những phần mềm này về doanh nghiệp của mình và sử dụng. Thế nhưng, những ứng dụng miễn phí được các nhà cung cấp triển khai theo mô hình đại trà, tức là doanh nghiệp cũng thấy tương đối ổn. Nhưng để thực sự phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp thì phải có những phần mềm chuyên biệt, doanh nghiệp cần cân nhắc để tìm ra đâu là phiên bản CRM phù hợp, nếu không sẽ xảy ra sai sót trong quá trình triển khai.
Phần mềm CRM miễn phí là phiên bản thử nghiệm chưa hoàn thiện. Hơn nữa, những CRM miễn phí trên thị trường thường là bản nháp chưa hoàn thiện nhằm thử nghiệm khả năng hoạt động. Do đó, đôi khi doanh nghiệp đang sử dụng thì phải ngừng lại do phía công ty viết phần mềm gặp vấn đề. Điều này làm cả hệ thống bị trì trệ, ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp đang phải sử dụng do việc lưu trữ các dữ liệu.
Sau thời gian miễn phí sẽ yêu cầu trả thêm tiền để được sử dụng
Đó là câu chuyện của bất kỳ phần mềm miễn phí nào. Việc tung ra các bản miễn phí như vậy nhằm thu hút hay quảng bá cho phía triển khai cũng như là bản nháp cho phần mềm sau này của họ hoàn thiện hơn. Việc tính phí luôn không được thông báo trước, nó được đề cập nếu doanh nghiệp bạn cảm thấy cần mở rộng hoặc ngay khi bạn đang sử dụng liền yêu cầu trả phí.
Nếu không sẽ không thể tiếp tục sử dụng, như vậy doanh nghiệp bạn sẽ ở trong thế bị động. Phần mềm CRM miễn phí sẽ chỉ cho bạn thoải mái sử dụng những tính năng như cập nhật, thống kê dữ liệu, lưu trữ thông tin về khách hàng,…. Mà sức mạnh của CRM đem lại là lớn hơn rất nhiều.
Doanh nghiệp phải có sẵn nhân sự am hiểu mới có thể sử dụng
Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng những phần mềm như ứng dụng CRM miễn phí. Bởi đây đều là những phần mềm thông minh, mà nếu không có sự hướng dẫn thì doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong khâu vận hành. Tất nhiên với những phần mềm này, vì là miễn phí nên sẽ chẳng có ai phải giúp đỡ cho bạn biết cách sử dụng.
Cho dù là miễn phí thế nhưng những rủi ro trong quá trình vận hành luôn tồn tại, nếu không có đội ngũ thành thạo vậy ai sẽ giải quyết cho bạn? Trường hợp sẽ càng xấu hơn nếu nó rơi vào đúng chiến dịch marketing của công ty bạn. Hiểu đơn giản sẽ là họ tặng bạn và bạn nhận lấy thì họ không còn trách nhiệm.
Nhưng với phần mềm trả phí, bạn sẽ được bên triển khai đào tạo, doanh nghiệp có sẵn đội ngũ sẵn sàng đối phó cho mọi tình huống. Như vậy chẳng phải tốt hơn rất nhiều hay sao?
Rủi ro bảo mật lớn
Chi phí bản quyền cho phần mềm CRM miễn phí là 0 đồng, cho dù được quảng cáo: miễn phí cho cá nhân nhưng không sử dụng vào thương mại. Thế nhưng luôn có hàng tá mã độc được tuồn vào cùng những câu miễn phí đầy hấp dẫn kia.
Phần mềm miễn phí được quảng cáo là không sử dụng vào thương mại. Bởi các nhà phát triển phần mềm nhỏ lẻ rất linh hoạt và năng động thế nhưng sự không đảm bảo về mặt tài chính khiến cho việc tổ chức không được ổn định và bảo vệ tốt. Tệ hơn nữa, bạn có thể bị ăn cắp hoặc xóa hết tất cả dữ liệu trong máy tính của mình. Sẽ không thể đo lường hết hậu quả khi những thông tin quan trọng như tài khoản ngân hàng, mật khẩu cá nhân, dữ liệu kinh doanh nhạy cảm của bạn bị lộ ra ngoài. Luôn có bên thứ ba sẵn lòng bỏ ra số tiền khổng lồ để mua lại những thông tin như thế, ai biết họ sẽ sử dụng chúng để làm gì và danh tiếng doanh nghiệp bạn sẽ ra sao cơ chứ?
Vì thế, đừng vì hai chữ “miễn phí” mà rước về cho mình những thiệt hại nghiêm trọng.
