Khi bạn bắt đầu lựa chọn ERP, bạn có thể tự hỏi quá trình này mất bao lâu. Nếu bạn muốn đặt kỳ vọng thực tế, bạn cần phải lập kế hoạch cho một số khía cạnh thường không được chú ý tới trong quá trình lựa chọn ERP. Điều này bao gồm xác định mục tiêu của tổ chức, chiến lược phát triển CNTT, đánh giá các phương án triển khai, xác định quy trình kinh doanh và xem xét báo cáo công việc.
5 Hoạt động thường bỏ qua khi lựa chọn ERP
Xác định các mục tiêu của tổ chức
Nhiều tổ chức quyết định tìm kiếm các hệ thống ERP mới vì hệ thống hiện tại của họ không thể mở rộng quy mô để hỗ trợ sự tăng trưởng của công ty. Tuy nhiên, lý do này không hợp lý cho một khoản đầu tư ERP. Bạn phải có khả năng biết được làm thế nào một hệ thống ERP mới phù hợp với các mục tiêu của tổ chức bạn.
Mặc dù cho phép tăng trưởng kinh doanh có vẻ như là một mục tiêu hợp lý, nhưng nó không đủ cụ thể và có thể đo lường được. Xem xét các mục tiêu như cải thiện tính minh bạch của dữ liệu hoặc cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Những mục tiêu này là hợp lý vì bạn có thể đo lường lợi tức đầu tư.
Trước khi đánh giá hệ thống ERP, bạn nên phát triển một đề xuất giải pháp kinh doanh để chứng minh đầu tư và ước tính lợi ích kinh doanh và lợi tức đầu tư. Xác định mục tiêu của bạn và phát triển một đề xuất giải pháp kinh doanh sẽ đảm bảo bạn nhận ra tiềm năng đầy đủ của phần mềm ERP. Nó cũng đảm bảo sự liên kết tổ chức.
Phát triển chiến lược CNTT
Khi bạn hiểu được tổ chức của mình, chiến lược và mục tiêu tổng thể của bạn, bạn có thể phát triển một chiến lược CNTT. Bây giờ, bạn có một ống kính để qua đó đánh giá các hệ thống và cơ sở hạ tầng doanh nghiệp hiện tại của bạn. Xác định những gì cần làm và những gì cần thay đổi nếu bạn theo đuổi các mục tiêu mới cho tổ chức.
Hiểu trạng thái hiện tại của bạn là điều cần thiết vì bạn sẽ cần xác định cách phần mềm ERP mới sẽ tích hợp với cơ sở hạ tầng CNTT hiện tại của bạn. Ví dụ: một giải pháp tốt nhất có thể yêu cầu nhiều tích hợp hơn cho các hệ thống hiện tại của bạn hơn là một giải pháp ERP duy nhất.
Tích hợp phần mềm bổ sung đáng để đầu tư nếu một chiến lược tốt nhất phù hợp với mục tiêu dài hạn của tổ chức của bạn. Trên thực tế, một hệ thống CRM độc lập có thể có chức năng mạnh mẽ hơn ứng dụng CRM trong một hệ thống ERP.
Khi chọn phần mềm ERP tốt nhất, một sai lầm mà nhiều tổ chức mắc phải là tìm kiếm phần mềm cho một khu vực chức năng cụ thể mà không xem xét các khu vực chức năng khác. Mặc dù tất cả các chức năng kinh doanh của bạn có thể không cần cải thiện tại thời điểm hiện tại, nhưng chúng có thể sẽ yêu cầu công nghệ mới trong tương lai. Khu vực chức năng mà bạn đang tập trung vào bây giờ cần có công nghệ sẽ phù hợp với công nghệ bạn triển khai trong tương lai. Nếu bạn xác định chiến lược CNTT dài hạn của mình, bạn sẽ biết phải tìm gì trong một hệ thống CRM độc lập hoặc hệ thống HCM.
Bước cuối cùng trong việc phát triển một chiến lược CNTT là xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs). Điều này sẽ giúp bạn đo lường lợi tức đầu tư của bạn trong suốt quá trình triển khai ERP. Nó cũng rất quan trọng để phát triển một kế hoạch hiện thực hóa lợi ích.
Đánh giá các phương án triển khai ERP
Mặc dù đánh giá các phương án triển khai ERP là một phần của việc phát triển một chiến lược CNTT, tuy nhiên việc này xứng đáng được đề cập riêng. Có một số xu hướng thị trường quan trọng mà bạn nên biết.
Gần đây, các nhà cung cấp ERP đã gia tăng việc đầu tư ERP vào đám mây và SaaS ERP. Kết quả là rất nhiều tổ chức đã từng dùng hệ thống ERP tại doanh nghiệp đang xem xét chuyển sang mô hình ERP trên đám mây.
Mỗi phương án triển khai ERP khác nhau đều có rủi ro và lợi ích của chúng. Quyết định của bạn nên phụ thuộc vào tổ chức của bạn. Mặc dù các giải pháp đám mây và SaaS có thể dễ dàng triển khai hơn, nhưng chúng có thể hạn chế tính linh hoạt của bạn. Các nhà cung cấp ERP có thể tuyên bố họ sẽ chỉ hỗ trợ các giải pháp đám mây trong tương lai gần, nhưng chúng tôi đã thấy đây hoàn toàn là một chiến thuật bán hàng. Cloud ERP mang lại lợi nhuận cao hơn cho các nhà cung cấp, vì vậy họ cung cấp mức phần trăm cao hơn cho các đại diện bán hàng bán thành công công nghệ đám mây.
Nhiều tổ chức chọn triển khai đám mây cho một số phòng ban nhưng không phải tất cả các chức năng kinh doanh của họ. Điều này được gọi là triển khai hybrid. Trong các tình huống này, các tổ chức sẽ giữ các chức năng hỗ trợ tại doanh nghiệp và triển khai các giải pháp đám mây cho các chức năng như bán hàng và tiếp thị.
Xác định quy trình kinh doanh của doanh nghiệp
Làm thế nào bạn có thể biết doanh nghiệp công nghệ nào bạn cần mà không cần biết quy trình kinh doanh nào cần hỗ trợ? Bạn không thể. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để xác định quy trình kinh doanh của bạn trước khi chọn phần mềm ERP.
Bắt đầu bằng cách ánh xạ các quy trình hiện tại của bạn và tìm kiếm các điểm đau. Tham gia vào tất cả các bộ phận và đảm bảo các nhà quản lý cũng tham gia vào các hoạt động của nhóm họ. Cách tiếp cận hợp tác này giúp cải tiến quy trình phù hợp với mục tiêu tổ chức của bạn. Trạng thái trong tương lai của bạn sẽ là sự kết hợp của các quy trình được tối ưu hóa và tiêu chuẩn hóa từ đó bạn có thể xác định các yêu cầu kinh doanh.
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là một hoạt động phức tạp có thể tăng khung thời gian lựa chọn của bạn. Tuy nhiên, bạn sẽ bù vào thời gian này trong quá trình thực hiện vì bạn không phải dành thời gian để xác định các quy trình của mình sau khi lựa chọn.
Xem xét các báo cáo công việc
Một khi bạn có những báo cáo về công việc từ các nhà cung cấp hàng đầu của mình, bạn có thể nghĩ điều tồi tệ nhất đang ở phía sau bạn. Thật không may, một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của việc lựa chọn vẫn là: Bạn phải so sánh các ước tính chi phí mà mỗi lần đưa ra các giả định khác nhau về phương pháp triển khai của bạn và mức độ tùy chỉnh mong muốn.
Khi xem xét các báo cáo về công việc, bạn nên đảm bảo rằng các ước tính bao gồm các yếu tố cần thiết, chẳng hạn như phí hỗ trợ và bảo trì. Bạn không muốn hệ thống của bạn bị hỏng chỉ vì bạn đã không cập nhật.
Như bạn có thể tưởng tượng, quá trình này là khó hiểu và tốn thời gian. Nhiều tổ chức thuê một nhà tư vấn ERP độc lập để phân tích báo cáo công việc và đàm phán với các nhà cung cấp.
Lựa chọn ERP mất bao lâu?
Năm hoạt động này không bao gồm toàn bộ quá trình lựa chọn ERP. Lựa chọn ERP cũng yêu cầu bạn tiến hành đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức, phát triển chiến lược quản lý dữ liệu và tham dự các bản giới thiệu nhà cung cấp ERP, trong số những thứ khác.
Tất cả các hoạt động này có thể thêm vào một quá trình lựa chọn mất tối thiểu mười bốn tuần. Các tổ chức lớn hơn với nhiều địa điểm thường cần ít nhất mười sáu tuần để chọn hệ thống phù hợp. Bây giờ bạn đã có những kỳ vọng thực tế, bạn có thể tìm đúng chuyên gia để hỗ trợ bạn. Hãy tìm một nhà tư vấn ERP tập trung vào tất cả các yếu tố thành công cần thiết của việc lựa chọn ERP.
