5 Sai Lầm Thường Gặp Khi Triển Khai ERP Và Cách Phòng Tránh

Giống như hệ thống thần kinh, phần mềm ERP cung cấp dữ liệu quan trọng từ nhiều nguồn khác nhau đến một trung tâm tập trung, nơi thông tin được phân tích. Không ai nghĩ hai lần về hệ thống thần kinh khi nó hoạt động bình thường, nhưng nếu nó bắt đầu bị hỏng, nó có sự chú ý đầy đủ của chúng ta. Tương tự, khi triển khai ERP bị trục trặc, nó thu hút sự chú ý của chúng ta, vì nó có thể tác động tiêu cực đến chuỗi cung ứng của tổ chức và các chức năng kinh doanh quan trọng khác.

Nhiều tổ chức lớn đã phải vật lộn với việc triển khai phần mềm ERP. Waste Management đã thất bại trong việc triển khai hệ thống SAP ERP và thảm họa Nike, với “sự cố phần mềm” i2. Mặc dù những thất bại ERP cao cấp này sẽ là bài học kinh nghiệm, tuy nhiên các tổ chức vẫn không tận dụng được những hiểu biết sâu sắc về sự thất bại này.

Để đảm bảo bạn nhận thức được những cạm bẫy tiềm ẩn khi triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp, chúng tôi đã nêu ra năm sai lầm cần tránh sau đây:

Sai lầm 1: Mua một hệ thống không cần thiết

Các tổ chức thường thấy không hài lòng với hệ thống tài chính, quản lý chuỗi cung ứng hoặc quản lý nhân sự hiện tại và họ quyết định rằng một giải pháp ERP hoàn toàn mới sẽ là câu trả lời cho sự không hài lòng đó. Mặc dù một hệ thống mới được bảo đảm trong nhiều trường hợp khi xảy ra sự cố, có những trường hợp trong đó việc tinh chỉnh hệ thống hiện tại mới là điều mà thực sự cần thiết.

Tất cả chúng ta đều quen thuộc với khái niệm rằng đôi khi đôi mắt của chúng ta quá to so với dạ dày của chúng ta. Điều tương tự có thể được áp dụng cho quyết định triển khai một hệ thống ERP mới. Đắm chìm trong những bản demo trực tiếp, những bài quảng cáo bán hàng và những thành công được nhìn thấy của các tổ chức khác có thể đưa bạn đến kết luận rằng một hệ thống mới là câu trả lời cho tất cả các vấn đề của bạn.

Trước khi triển khai một hệ thống mới, chúng tôi khuyên bạn nên thành lập một nhóm riêng để xác định xem một hệ thống mới có cần thiết hay không. Cũng có thể đáng để tham gia vào một công ty tư vấn độc lập, như chúng tôi, để cung cấp cho bạn một ý kiến ​​khách quan về việc liệu một hệ thống mới có phải là lựa chọn tốt nhất cho tổ chức của bạn hay không.

Sai lầm 2: Hiểu lầm sự thành công

Các công ty đã quyết định tiến về phía trước với việc triển khai ERP thường bị mê hoặc bởi các tính năng phần mềm. Điều này có thể xảy ra khi nhóm dự án không xác định đúng nhu cầu cốt lõi của tổ chức. Ngoài ra, phạm vi dự án có thể không được xác định rõ và yêu cầu tài chính có thể không rõ ràng.

Khi lập kế hoạch thực hiện, tổ chức của bạn nên có các mục tiêu được xác định rõ ràng. Ngoài ra, bạn nên xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cũng như ngân sách dự án và mốc thời gian. Điều này sẽ đảm bảo có sự đồng thuận từ xung quanh cũng như đảm bảo thành công của dự án.

Sai lầm 3: Lập kế hoạch không đầy đủ

Chỉ vì một kế hoạch dự án ERP đã được tạo ra không có nghĩa là nó sẽ có hiệu quả. Nhiều dự án triển khai ERP đã bị tạm dừng vì kế hoạch không đầy đủ. Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch không được trang bị đầy đủ để xử lý trách nhiệm đó. Kế hoạch xấu thường liên quan đến các mốc thời gian quá lạc quan cũng như thiếu quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi tổ chức.

Khi chuẩn bị triển khai ERP, tổ chức của bạn nên kết hợp lập kế hoạch chiến lược cấp cao cũng như lập kế hoạch tỉ mỉ ở cấp độ chi tiết. Tất cả các giai đoạn lập kế hoạch nên xem xét mọi bộ phận bị ảnh hưởng và mỗi nhóm nhân viên. Ngoài ra, bạn nên phát triển một kế hoạch dự phòng trước các vấn đề tiềm ẩn.

Sai lầm 4: Nguồn lực không đầy đủ

Việc chỉ định nhân viên quan trọng cho dự án ERP của bạn mà không lập kế hoạch cẩn thận có thể là một công thức cho thảm họa. Các vị trí có thể khó có thể lấp đầy đủ, có nghĩa là các nguồn lực chỉ có thể có sự tham gia bán thời gian vào dự án. Kết quả là thiếu tập trung và thiếu sự cam kết dẫn đến việc nhập dữ liệu không đầy đủ và không có khả năng hoàn thành đúng thời hạn.

Phân bổ nguồn lực hợp lý là rất quan trọng và tổ chức của bạn phải hiểu cam kết nội bộ cần thiết để đảm bảo thành công. Xây dựng một nhóm dự án mạnh sẽ làm giảm khả năng thất bại của ERP.

Sai lầm 5: Tùy chỉnh quá mức

Sự phụ thuộc ngày càng tăng vào các phần mềm ERP mở rộng và số lượng mô-đun của bên thứ ba tăng lên đã dẫn đến việc tùy biến phần mềm tăng lên. Tùy chỉnh có thể tạo ra các hệ thống cực kỳ phức tạp và mở rộng phạm vi dự án của bạn. Điều này không có nghĩa là nên tránh tất cả các tùy chỉnh, nhưng nó không thực tế khi xem một hệ thống ERP là một giải pháp đáp ứng mọi nhu cầu trong mọi tình huống.

Tổ chức của bạn phải xây dựng quản trị dự án mạnh mẽ để đảm bảo việc tùy chỉnh không vượt khỏi tầm kiểm soát. Dựa vào các nhà quản lý dự án có khả năng sẽ giúp kiểm soát phạm vi và giảm cơ hội vượt chi phí.

Tránh thất bại ERP

Đầu tư vào kế hoạch triển khai ERP và đảm bảo sự liên kết của tổ chức sẽ giúp bạn tránh được thất bại của ERP. Các chuyên gia tư vấn của chúng tôi có thể giúp bạn phát triển một kế hoạch triển khai chiếm tất cả các hoạt động quan trọng của dự án và giảm thiểu rủi ro dự án chung.